グループウェア入門

グループウェアを使うと、どんなことができるの?本当に導入した方がいいの?そんな疑問をお持ちの方に、メリットや選ぶときの注意点など、グループウェアの基礎知識をご紹介します。

グループウェアってどんなもの?

よく見かける「グループウェア」という言葉。一体どんなものなのでしょうか。グループウェアは、文字通りグループで使うソフトウェアのこと。一般的に、メールやスケジュール、共有アドレス帳、社内掲示板、ファイル共有など、大部分の仕事で共通して使うツールが含まれます。

グループウェアは、会社や部署など、グループやチーム全体で利用することで、その真価を発揮します。例えば、メンバー全員が同じスケジュールツールを使って予定管理をすれば、お互いのスケジュールを一目で把握可能です。同僚の居場所を探し回ったり、会議の日程調整のために何本も電話をかける必要はなくなります。また、会社や部署内で顧客の連絡先を共有しておけば、急用ができてから名刺を探し回る必要もありません。

無駄を省き、仕事を効率化し、チームの生産性を高めることができる。それがグループウェアのメリットです。

クラウドグループウェアが便利

グループウェアを上手に使えば生産性を大幅にアップすることができます。例え 2, 3 人のスタートアップ企業だとしても、大きな効果を期待できます。

そこで気になるのがコストの問題。以前は、グループウェアといえば社内にサーバーを用意し、各自のパソコンに専用ソフトをインストールして使うのが一般的。導入には多大な初期投資が必要で、中小規模の企業には負担が大きいものでした。

現在では、社内にサーバーを置く代わりに、クラウドを利用するグループウェアが多数登場しています。クラウドグループウェアはサーバーなどのハードウェアが不要であるため初期投資ゼロではじめることができ、会社の規模に応じて柔軟に拡張可能です。高度な専門知識が必要なサーバー管理やバックアップといった作業も必要ないので、システム部門や専任の IT 技術者を持たない中小規模の企業にも最適なのです。

導入は簡単なの?

クラウドグループウェアは、アカウントを作成するだけで利用開始できるものがほとんど。ハードウェアの購入やソフトウェアのインストールなどは不要なので、手軽に導入することができます。無料試用期間を設けているサービスも多くあるので、まずは無料で使ってみるのがよいでしょう。実際に試してみて、無理なく導入できそうなサービスを選べば、スムーズに導入できます。

どんなときに便利なの?

クラウドグループウェアはどんな場面で役立つのでしょうか。例を見てみましょう。

外出先でメールや予定をチェック

営業職など外出が多い社員は、なかなかメールをチェックする時間がありません。クラウドグループウェアを使えば、移動の合間にスマートフォンでメールや予定を見ることができます。常に最新情報を確認できるので、突然の予定変更にもすぐに対応できます。

プレゼン資料を瞬時に呼び出し

営業先で、お客様に別の製品の詳細を聞かれた。直行直帰の日に、急遽お客様のアポイントメントが入った。そんなときでも、クラウドグループウェアなら、カタログやプレゼン資料をすぐに呼び出せます。タブレットやスマートフォンからでも OK。もう重たいカタログや大量の資料を持ち歩く必要はありません。

どこにいてもビデオ会議

毎週、定例会議のためだけに本社に行くのは、移動時間やコストを考えると無駄が多い。そんなときはグループウェアのビデオ会議機能が便利です。ビデオ会議なら、まるで目の前にメンバーがいるかのように話ができるので、毎週全員で同じ場所に集まる必要がなくなります。

資料は 1 か所にまとめて共有

仕事に使う資料はすべてグループェアで共有しておけば、毎日の売り上げデータも、数年前のプロジェクト資料も、必要なデータ必要なときに瞬時に呼び出せます。いちいち社内で担当者を探し回る必要はありません。

このようにクラウドグループウェアを使えば、ムダを省き、柔軟で効率的な仕事の進め方ができるようになります。

導入のコストは?

クラウドグループウェアは、専用サーバーの購入などの初期投資は不要です。アカウントさえ作成すれば利用できるので、導入コストは最小限です。料金体系はサービスにより異なりますが、人数分の月額料金を払うだけで使えるのが一般的です。利用する人数分だけ払えばいいのでムダがなく、月額料金なら社員の増減にも柔軟に対応できます。

グループウェアの落とし穴

一見いいことづくめのクラウドグループウェアですが、サービス選びには注意も必要です。特に気をつけたいのはデータの安全性。インターネット上のサーバーにデータを保存するため、そのサーバーにどれだけ厳重な安全対策が施されているか、確認が必要です。例えばサイバー攻撃の監視体制、データのバックアップ体制、大規模災害への対策などはチェックしておきたいポイントです。

パソコンやモバイルなど、端末とサーバー間の通信経路や、端末自体のセキュリティも重要です。通信の暗号化、万が一端末を紛失したときでもデータを守れる管理機能など、重要情報を守るための仕組みを備えているかどうかもポイントです。

グループウェアは毎日使うツールだけに、使いやすさも大切です。社員が使いこなせなくては、せっかくの機能も無駄になってしまいます。無料試用期間があるサービスは、ぜひ活用しましょう。

どうやって選べばいいの?

グループウェアは多機能であるだけに、複数サービスを比較してもなかなか違いが分かりにくいものです。そこで、ここではクラウドグループウェアを選ぶときのポイントをご紹介します。

基本機能

グループウェアには数多くの機能がありますが、中でもこれがあると便利、という機能もあります。例えば、メール、共有スケジュール、共有アドレス帳、施設や備品の予約、ファイル共有(ストレージ)、メーリングリスト、メッセージ(チャット)、社内掲示板などは、ぜひほしい機能です。さらに音声・ビデオ会議機能やコラボレーション機能があると、便利でしょう。

モバイル対応

パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットといったモバイル端末への対応は必須と言っていいでしょう。主要な機能がどの端末からでも利用できるか、確かめましょう。

セキュリティ

クラウドを利用する際に注意したいのが、セキュリティです。サーバーの安全性、通信の安全性、そして端末側の安全性の 3 つの観点から、サービスのセキュリティをチェックしましょう。

安定性

いくら良いグループウェアでも、肝心なときに使えなくては困りもの。クラウドを利用するサービスは、サーバーの安定性も大きなチェックポイントになります。サービスの稼働率がどのくらいか、SLA(稼働率保証)制度があるかなどを確認しましょう。何か起こったときのために、データのバックアップ体制がきちんとしているかも重要です。

最適なグループウェア選びを

グループウェアは、いったん導入すれば社員全員が使う会社のインフラとして、ビジネスの重要な部分を担う存在です。それだけに、各製品やサービスのメリット・デメリットを分かった上で、慎重に選びましょう。長期にわたって使うものですから、現時点での機能だけでなく、将来にわたって常に最新機能を提供し続けられる開発力・技術力も見極める必要があります。

グループウェアは、使いこなすことができればビジネスを劇的に効率化する強力な武器になります。ぜひ多くのサービスを比較して、実際に試してみて、自社に最適なグループウェアを選んでください。

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