導入事例

全国農薬協同組合

メール環境の改善とコスト削減、そして組合のさらなる発展。その全てを実現するために G Suite を導入。

理事長 松木 三男さん、理事 大森 茂さん、参事 堀江 康雄さん

G Suite により、約 65 % のメールコスト削減に成功

全国農薬協同組合(以下、全農薬)では、G Suite を、6 名ほどが常駐する事務局に導入。スタートはミニマムだが、将来的には事務局と全国に散らばる 177 の組合員をつなぐ、情報ポータルのプラットフォームとして、G Suite を活用していきたいと考えている。

“メールの環境とコストを改善したい” という全農薬の希望により Google のパートナー会社、株式会社電算システムから紹介を受けたのが G Suite だった。「使用していたメール環境、他社のホスティングサービスと比べたときに、コスト面における G Suite の優位は明らかでした。 G Suite にかかる費用は、既存メールのホスティング費用の半分以下、約 65 %の費用削減になりました」(参事 堀江 康雄さん)というから驚きだ。

容量、セキュリティなど、全てにおいての条件を満たす

新しいメールシステムの導入に当たって “メーラーの操作性を変えたくない” という条件も挙げていたが、Gmail であればそれも可能。

全農薬が抱いていた既存のメール環境への不満は、コスト面に限ったものではなかった。「迷惑メールが非常に多かったですね。その対策として、個人個人で迷惑メールを自動削除するように設定していました。また、容量制限の問題で、重い画像などをやりとりしようとするとはじかれてしまう、という問題も。ですので、わざわざプリントアウトしてやりとりしていました。一週間の出張から帰ってくると、メールボックスの容量オーバーによって受信ができない、なんてこともありました」(堀江さん)。これらの不満も全て解消できるメールシステム、それが G Suite の Gmail だった。

Gmail の一人当たりの容量は 25 GB、これは特に頻繁にメールを利用する IT 関連の仕事でも、滅多なことがない限りオーバーすることがない、十二分な容量だった。またセキュリティにおいても万全で、24 時間 365 日を通じて最新のバージョンでメールをフィルタリングしている。故に個人個人の設定に関わらず、ウィルスメールは常にチェックされる。

また、全農薬は、新しいメールシステムの導入に当たって “メーラーの操作性を変えたくない” という条件も挙げていたが、Gmail であればそれも可能。既存メールのインターフェイスを継続し、使い勝手を変えないまま移行できることから、実際にメーラーを使う事務局員たちが、移行による操作性の変化に戸惑う心配はない。

Google サイト の利用で新たな情報発信ステージへ

農薬販売に携わる組合員と技術情報を共有することで、お互いのレベルアップを図っていきたいと思っています。

G Suite の導入に当たり、まずは、Gmail を中心に利用していく方針である全農薬だが、次のステップとして Google サイト の活用を考えている。

Google サイト で情報サイトを立ち上げ、組合員に開示することで情報共有の場を作ろうと目論んでいるのだという。「農薬販売に携わる組合員と技術情報を共有することで、お互いのレベルアップを図っていきたいと思っています」(理事 大森 茂さん)。「技術情報もそうですが、行政情報も共有したい情報の一つです。法律や規制の改正などの情報をわざわざ行政のサイトから見つけ出して確認するのは非常に手間がかかることなので、案外伝わっていない。そういった行政情報を、専門家である事務局の技術顧問がセレクトしてアップすれば、それは組合員にとってとても有益な情報になります」(理事長 松木 三男さん)。

組合員への情報発信サイトはホームページだけの現在は、組合員に対しては全農薬通報といった機関紙で、また理事に対しては同報メールで情報配信を行なっているという。Google サイト を使えば、組合員は、今までメールや印刷物で受け取っていた情報を、サイトにアクセスするだけで、いつでも好きな時に確認できるようになる。事務局側としては印刷費、郵送費を削減できるので一石二鳥。また、イベント・会議などの情報を共有することも容易で、例えば理事長からのメッセージを動画で見ることも可能になる。全国各地に組合員が散らばっている全農薬の組織形態にとって、Google サイト を使っての情報発信は非常に有用性が高いといえる。

しかし一方で、伝統があり、培ってきたノウハウが大きい組合だからこそ “何でもデータ化してアップしてよいのだろうか?”、“情報の漏洩は大丈夫か?” などと心配する声もあるという。「まずは一度、全農薬で発行している印刷物をデータ化して Google サイト を使って発信してみようと思っています。組合員に普及するためにも、まずは一度試してみることが大切。その結果や反応を見て、やり方を考え、進化していけばよい。多くの会社を束ねる立場である私たちが G Suite を導入する、ということに大きな意義を感じています。良いものはどんどん取り入れて、おすすめし、全農薬にフィットした G Suite の活用方法を確立していけばよい、と思っています」(松木さん)。

G Suite によって広がるコミュニケーションの輪

また、全農薬では、現在は事務局内にとどまっている G Suite の輪を理事を筆頭に組合員にも、そしてメーカーにも広げていきたいと考えている。

「今回は先駆けとして事務局で G Suite をスタートしましたが、今後は、組合員それぞれにも G Suite を推奨していきたいと思っています。事務局と組合員とのコミュニケーションの強化を図るためにどんどん活用していきたいですね」(大森さん)。「農業関連の中でも、特に農薬部門は IT 化が遅れています。G Suite は小コストで実現できるので、小さな商店でも負担なく採用できる。それは “輪を広げていく”と考えたときに重要なことです。だからこそ G Suite には非常に期待しているのです」(松木さん)。

組合自体の価値を向上させる効果も

利便性の高いコミュニケーションツールを持つことで、全農薬の仲間が増えていく、ということにも期待しています。

今回の G Suite の導入はコスト削減、コミュニケーションの強化を目的とするにとどまらず、全農薬の未来を見据えてのことでもあった。

「まずは何はともあれ、組合員である177 社のために! と G Suite を導入したわけですが、利便性の高いコミュニケーションツールを持つことで、全農薬の仲間が増えていく、ということにも期待しています」(松木さん)。優れた情報発信・情報共有の能力を有する G Suite は、全農薬自体の魅力をさらに高める存在でもある。

今回利用を開始する Gmail 、近い将来活用する Google サイト 以外にも G Suite にはさまざまな機能がある。「ひとつひとつの機能を検証して、組合員に利便性を与えられる機能があればどんどん採用していきたい」(松木さん)。

全農薬の事務局は東京、松木理事長の本拠地は熊本で、さらに組合員は全国各地に点在している、という状況は、コミュニケーションという視点で考えたときに決して恵まれた環境であるとはいえない。しかし、今回 G Suite を導入したことにより、今後は事務局と組合員、そして組合員同士のコミュニケーションは格段に活性化される。より有益な情報をより利便性の高い形で伝えることができる G Suite というツールを手に入れた全農薬は、 G Suite と共に明るい未来に向かって歩みだした。

※ G Suite (旧 Google Apps for Work )