導入事例

株式会社よしもとアドミニストレーション

作業効率の向上に大きく貢献ワールドワイドに使えるサービスだから BCP 対策としても優秀です。

情報システム本部 本部長 加藤 到さん / 情報システム本部 土屋 篤さん

低容量のメールボックス、メールが受信できずトラブルの原因に

「弊社では 2007 年頃から社屋内にあるサーバールームで Microsoft Exchange Server を運用していたのですが、1 人約 300 MBまでしかメールボックスの容量がないことが最大の課題でした」そう話すのは、吉本興業グループの情報システムを管理するよしもとアドミニストレーション情報システム本部の本部長・加藤 到氏。同グループでは約 300 人の社員を対象に情報共有のメールを一斉送信で何通も出す習慣があり、早い人だと1週間程度でメールボックスはいっぱいに。重要なメールが受信できないなどのトラブルが発生していた。

また、メンテナンスの部分でも大きな負担があった。同社では Microsoft Exchange Server に加えて、スパムメール対策用のフィルタと外部への連絡用のサーバーも運用しており、それぞれを月代わりでメンテナンスする必要があったのだ。1 回につき約 1 時間。それだけで大きな負担であり、加えてサーバーが起動しなくなったらという精神的な不安もあったという。

そこで加藤氏は、2010 年頃からサービス変更の検討に乗り出す。「 2012 年に Microsoft Exchange Server のリース期間が満了するので、そのタイミングで新たなサービスに変更するのがベストだと考えていました。そのなかで第一候補に上がったのが G Suite でした」

日本で大災害が発生しても利用できるという安心感

BCP (事業継続計画) 対策の一環として、自主サーバーをやめてクラウドサービスに切り替えるのが得策だろう ...しかもワールドワイドに使えるものであれば、仮に日本全土で障害が発生しても大丈夫だと考えたのです。

同社が G Suite を導入をする最大の決め手になったのは、2011 年 3 月 11 日に発生した東日本大震災だった。「このときの出来事は、我々の安全対策に関する概念を覆すものでした。大きな災害が発生してトラブルに障害が起こっても、誰もサーバールームに駆けつけることができない。そのことに気づいたのです。であれば、BCP(Business Continuity Plan =事業継続計画)対策の一環として、自主サーバーをやめてクラウドサービスに切り替えるのが得策だろう、と。しかもワールドワイドに使えるものであれば、仮に日本全土で障害が発生しても大丈夫だと考えたのです」

こうして 2012 年から試験的に G Suite の運用がスタートした。最初の半年は Microsoft Exchange Server との併用だった。その理由について情報システム本部の土屋篤氏は次のように話す。「社員のなかには Microsoft Exchange Server の方が使いやすいという人もいましたから、そういう人たちへの試用期間という意味も含めて。その間に東京、大阪、広島、福岡などの主要拠点で勉強会を開いて理解度を深めていきました。ただ、G Suite への移行がうまくできたのは役員の力が大きかったと感じています。エンターテインメント企業ということもあり、新しいもの好きな役員が多く、スマホで簡単にメールの確認や送受信ができる点を気に入ってくれたんです」

ハングアウトの活用で、およそ 6000 万円のコストダウンに成功!

スマホやタブレットの登場によってパソコンから離れていてもコミュニケーションが取れる環境になっていますから、G Suite を利用して仕事をより効率的にできるようにしていければと考えています。

現在、同社グループでは社員用に 1000 アカウント、劇場などの問い合わせ用に 300 アカウント、合計 1300 アカウントを登録している。「メールに関する問題はほとんどなくなりましたね。それだけでなく、レスポンスが非常によくなったと感じています。スマホやタブレットでも確認できるようになったおかげもあり、以前は 50% 程度だったものが 80% 程度は戻ってくるようになったのではないでしょうか。また Gmail にメールフィルタが備わっているので、自社で運用する機器も減りました。現在は 4 カ月に 1 度、30 分程度の作業で済んでいます」と加藤氏は導入の成果について話す。

また、2015 年 4 月からはカレンダーを利用して主要タレントのスケジュールを吸い上げ、誰がどれだけイベントに出演しているかなどのデータを取得している。なんと7月は約 4000 件のデータが集まったという。今後は集計したデータを活かして、新たな取り組みにも活かす予定だ。

そして、会議ではハングアウトが大活躍している。「大阪のスタッフが東京に出張することを考えると、月に 1 回利用してくれればもとが取れる計算だったので導入したのですが、利用した回数を出張にかかる交通費や宿泊費、移動中の拘束時間と考えると、およそ 6000 万円のコストダウンになっているのではないでしょうか」と土屋氏はその成果について強調する。

こうした G Suite の魅力について、加藤氏は“さまざまなサービスがオールインワンになっていること”と評価する。「とくに最近は、スマホやタブレットの登場によってパソコンから離れていてもコミュニケーションが取れる環境になっていますから、G Suite を利用して仕事をより効率的にできるようにしていければと考えています。とはいえ、わざわざサービスの便利さ強調するのではなく、いつの間にか使えるようになっているくらいの自然な方法で利用できるようにしていきたいですね」