導入事例

横浜ゴム株式会社

写真左から:IT 企画部 企画管理グループ 主査 時田 健嗣氏、女性活躍推進タスク 山本 綾子氏
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容量無制限で高度な検索機能を備えた Gmail、Google ドライブ、そして、柔軟な共同編集機能など。“働き方改革” 必要な機能が G Suite にはすべて揃っている。

これからの時代のスピード感についていけないのではないか。そんな危機感から、2017 年にG Suite の徹底活用を決意した横浜ゴム。G Suite の先進的な機能を活用することで、業務の効率はどれほど向上したのか。その成果を、同社システム担当者と、現場スタッフに聞いてきました。

働き方改革実現に向け、G Suite への全面移行を決意

「容量制限がなく、検索もスピーディな Gmail と Google ドライブ もすごい勢いで利用が拡大していますね。」

横浜ゴム株式会社は、2014 年に G Suite を導入。主に Gmail を中心に利用し、その他機能は、他の様々なシステムを併用する形で利用していたが、昨今の働き方改革を推進する流れの中で、より本格的に G Suite を活用していくことになった。

「それまで長らく使ってきたグループウェアが、徐々に時代にそぐわなくなってきたのが G Suite 導入を決意した理由です。当時、既存グループウェアではメールの容量制限が厳しく、受信メールを 1 か月程度しか保存できないという問題がありました。結果、各人が必要に応じて重要度の高いメールを別途バックアップしていたのですが、そのやり方だと、過去メールの検索時に 2 か所を検索せねばならず、効率的ではありません。そして何より、その検索が遅く、正確性に欠け、業務効率を著しく低下させていたのです。」(時田氏)

さらに 2017 年に全面的な G Suite の活用を開始。メールだけでなく、共有ストレージなど、多くの機能を G Suite に置き換えていくことにした。

「容量制限がなく、検索もスピーディな Gmail と Google ドライブもすごい勢いで利用が拡大していますね。後は、やはりドキュメント周りですね。特にスプレッドシートは、これまで Excel ファイルをメールでキャッチボールしながら集計を進めてきたような部署から好評です。共同編集機能を活用し始めている部署ではかなり重宝されているようです。G Suite の各機能がシームレスに連携していることも、利用感を高めているように感じました。」(時田氏)

社内調査に Google フォームを活用し、回答率アップと業務効率改善に成功

「先日、全社員を対象とした、介護に関するアンケートを実施したのですが、そこで Google フォームを利用しました。職場環境の違いから、約 1,500 人はメールでフォームへの直接入力を依頼、残りは手書きでの回答というかたちになったのですが、前者は開始日の夕方には約 4 割が入力を完了、最終的には 9 割を超える高い回答率となりました。しかも、それが自動的に集計されるというのは本当にありがたかったですね。」

G Suite の導入によってどのように生産性が向上したのか? その一例として 、社内・女性活躍推進タスクでの Googleフォーム活用事例を、山本氏に語っていただいた。

「先日、全社員を対象とした、介護に関するアンケートを実施したのですが、そこで Google フォームを利用しました。職場環境の違いから、約 1,500 人はメールでフォームへの直接入力を依頼、残りは手書きでの回答というかたちになったのですが、前者は開始日の夕方には約 4 割が入力を完了、最終的には 9 割を超える

高い回答率となりました。しかも、それが自動的に集計されるというのは本当にありがたかったですね。回答する側にしても、これまでの外部サービスを利用した電子アンケートのように、別途 IDやパスワード入力が必要なかったのが調査参加への敷居を下げたようです。残りの手書き分については、我々が手作業で入力したのですが、こちらについても入力さえしてしまえば、集計は自動的に行われます。結果として、我々としては約 13 人日分の業務効率改善ができたと評価しています。」

丁寧なサポート、ガイドラインによって利用を拡大していきたい

このようにすでに大きな成果を上げつつある G Suite 導入だが 、移行初期には、少なからず混乱もあったと 、時田氏は 2014 年の移行開始当時をふり返る。

「導入前には各事業所・工場で説明会を行い、マニュアル、ヘルプデスクも用意したのですが、最初の 1 か月くらいはやはり大変でしたね。予想はしていましたが、現場の一部からは新しいツールへの抵抗もありました。」

その対策は 、とにかく地道な説明しかないという時田氏。今年に入ってからは、より高度な使いこなしを求める社員のリクエストに応えるかたちで、Google ドライブなど、個別の機能にフォーカスを当てた研修会も実施、好評を博しているとのことだ。もちろん、より幅広い層に向けた啓発活動も今後、さらにやっていくと言う。

「現在準備中のガイドラインでは、G Suite のさまざまな機能を活用していくためのコツ、シチュエーションも伝えていきたいなと考えています。というのも、例えば、ハングアウトの便利さは誰もが理解しているのですが、それを上司や先輩に送るのが失礼にあたらないか、という意見も一部にありまして......。こちらの側から、そんなことはないのだということを啓発していく必要があるな、と。ガイドラインでは、そのほかにもセキュリティへの漠然とした不安など、よくある質問を、グラフィカルに分かりやすく説明していく予定です。G Suite は導入にパワーがかからないため、こうしたかたちで、G Suite のさまざまな機能を使いこなしていくことにパワーを使っていきたいと考えています。」(時田氏)

また、今春からは、Dialogflow を利用した社内チャットボットの運用も開始。現在はメールなど、一部機能のサポートに留まっているそうだが、今後、対応機能をさらに拡大し、システム部門、ヘルプデスクの負荷を下げていきたいと語ってくれた。

ハングアウトを活用した在宅勤務など、さらなる働き方改革を推進

これからも、G Suite を活用して、働き方改革を積極的に推進していきたいという横浜ゴム。在宅勤務時の有効活用や、中長期的な展望としてモバイル活用などを具体的に検討中とのことだ。

「在宅勤務制度を今年から導入しましたが、実際に在宅勤務中において、ハングアウトは非常に有効だと感じました。在席・離席の表示もされるため、実際のオフィスにいるかのような対応ができるのも良いところだと感じました。また、先ほどは部下から上司には送りにくいと考える社員もいるとお話しましたが、上司が海外にいるという部署では、毎週のミーティングや連絡など、遠隔地とのやり取りにも積極的にハングアウトが活用されています。」(時田氏)