導入事例

横浜ベイシェラトン ホテル&タワーズ

“導入の決め手は、メールの使い勝手の良さ。受信メールが消失することもなく端末を選ばずにチェックできるようになり、ホテルの現場スタッフにも大好評です!”

経理部 IT 須藤 隆さん

休暇から戻るとメールが......。容量に起因するトラブルが多発していました。

G Suite の導入前は、専門の業者に依頼して、独自に自社サーバーを構築していました。全社的に不便を感じていたのは、メールです。Outlook から POP 受信すると、ローカルにメールが溜まっていく仕組みでしたが、2 GB、3 GB とデータが増えていくにつれて、受信したメールの消失が頻繁に起こるような状況でした。

たとえば、社員のひとりが夏期休暇を取ったとします。すると、休暇中に容量( 1 アカウント 10 MB)が一杯になってしまい、休暇明けにメールをチェックすると、「送られてきたはずのデータが保存されていない......」といったトラブルに見舞われることがあったわけです。

さらに、自社サーバーだったため、何か問題が生じたり、新たな機能を付け加えたり度に、業者に依頼するといった手間もありました。

今から 3 年ほど前、こういった状況をどうにか解決したいという思いから、G Suite の導入を検討しはじめました。

「容量を気にせず使えて、とても安心!」そんな声を社員の多くから聞きたい。

当初は戸惑う社員も少なくありませんでしたが、時間が経つにつれて、社員たちからは「検索力がスゴい」「容量を気にせずに使えるようになったので良かった」といった声を聞くようになりました。

実際に導入したのは、2009 年 11 月からです。導入の決め手は、25 GB の容量があったことに尽きます。これまで使用していたメール容量の 2500 倍というスペック。それを考えれば、データをクラウド上で管理するという新しいシステムへの抵抗感はとくにありませんでしたね。当時既に Google ブランドは確立されていましたし、コスト面でもメールに加えて、カレンダー機能、サイトなどを新たに使えることを考えればリーズナブルという印象でした。

移行するにあたって唯一決断したのは、G Suite 導入以前のメールについては、「 Outlook で確認してください」と割り切ったことですね。当初は戸惑う社員も少なくありませんでしたが、時間が経つにつれて、社員たちからは「検索力がスゴい」「容量を気にせずに使えるようになったので良かった」といった声を聞くようになりました。

ホテル内で働く全社員がスムーズに情報共有できるようになりました!

自社のポータルサイトを作成したことで、全社カレンダー (社内全体に関わるイベント) や売上げレポート、社内報などを、全社員がいつでもどこでも、オンライン上で共有できるようになりました。

最初全社的に導入したのは、メールサービスです。営業職、コンシェルジュ、レストラン従業員など、違った職種のスタッフがそれぞれの立場で使いはじめました。たとえば、ホテルフロントの受付スタッフ。一人ひとりがパソコンを持っている業態ではないので、以前はメールを設定している端末まで行かないと、その内容を確認することができませんでした。G Suite を導入したことで、現場スタッフがホテル内で使用するパソコンを選ばずともメールチェックできたり、ポータルサイトにアクセスできたりするようになりました。お客様との対面接客を主とするスタッフについても、業務内容にマッチした効率的な使い方をできるようになったわけです。

カレンダー機能についてもすぐに活用できましたね。導入以前は、会議室の予約をしたければ、参加者に直接メールしたり、紙の台帳に記入したりというアナログな方法で行なっていましたが、オンライン上で社員同士の空き時間や会議室の空き状況を確認できるようになったことで、飛躍的にスケジューリング力もアップしたいと思います。

そして最後は、サイトです。自社のポータルサイトを作成したことで、全社カレンダー(社内全体に関わるイベント)や売上げレポート、社内報などを、全社員がいつでもどこでも、オンライン上で共有できるようになりました。細かい例を挙げると、8 軒あるレストランバーの今月のオススメメニューや営業時間変更のお知らせなども、スムーズに共有できるようになりました。導入から約 3 年経ちましたが、今後は、当ホテル & タワーズをご利用されるお客様の笑顔に繋がるような、サービス向上や社員教育に繋がるナレッジベース的な使い方ができればと考えています。

※ G Suite (旧 Google Apps for Work )

導入パートナー(G Suite 正規販売パートナー)

株式会社電算システム

2006 年より Google サービスに注力。 G Suite の導入・運用サポートのための豊富な知識、安定した支援と技術力に定評あり。