導入事例

株式会社東急ハンズ

G Suite の圧倒的なコストパフォーマンス。3,000 名分の社内システムを完全移行し、進化するオフィスへ。

IT 物流企画部 部長 長谷川 秀樹さん IT 物流企画部 IT 課 中川 直秀さん

使いにくい社内ツールを改善したい

社内コミュニケーションを強化するために、社内ツールを統一するという課題に直面したことが、G Suite 検討のきっかけでした。

株式会社東急ハンズでは、社内情報の管理を、自社で構築した情報共有ポータルシステムを利用し、メールやスケジュール管理はそれぞれ異なる ASP やグループウェアを利用してきた。しかし、情報共有にはさまざまな問題が日常的に発生し、それらを解決するために選択したのが G Suite だった。

「社員の多くが ASP のメールサービスを利用していましたが、その一方でスケジュール管理を行うグループウェアにもメール機能があり、各自の好みで選択して利用していたため、メールひとつとってもツールがバラバラでした。社内コミュニケーションを強化するために、社内ツールを統一するという課題に直面したことが、G Suite 検討のきっかけでした」(株式会社東急ハンズ IT 物流企画部 部長 長谷川 秀樹さん)。

社内ポータルとスケジュール管理やメールが一元管理できていないことに起因する問題はほかにも多くあるという。「社内メールの送信先アドレスを設定するときも、社員のアドレス管理は社内ポータルの方で行っているので、わざわざ社内ポータルのメーリングリストからアドレスをコピーして、それをメールに貼り付ける、という非効率な運用が日常化していました」(長谷川さん)。

「以前のシステムでは会議室の予約と参加者のスケジュール確保を別々のツールで行わなければならず、参加者の予定を確認している間に、空いていた会議室が埋まってしまった、なんていうこともありました。しかし、G Suite なら、社員のスケジュールと会議室の空室状況を一覧で見ることができるので、そんな苦労もなくなりました」(IT 物流企画部 IT 課 中川 直秀さん)。

システムの制限を意識させず、業務を停滞させない

管理の一元化がなされていないための“使いにくさ”に加え、現在のツールには実質的な問題もあるという。その一つがメールの容量。「東急ハンズは小売業なので、商品開発や購買に関わる人間がたくさんいます。そういった人たちは商品画像など、容量の大きいデータを取引先とやりとりすることが多いのですが、以前のシステムでは受信箱の容量が 10MB しかありませんでした。そのため“もっとメールの容量を増やして欲しい”という声があちこちから聞こえていました」(長谷川さん)。また、社員数の増加により、メールに限らず、自社構築した社内ポータルにおいてもキャパシティが飽和状況にあり、出勤時間帯などサーバーへのアクセス集中によるシステムダウンも頻発していました。「コストをかけ、サーバーを増強すれば解決できるのですが、自社サーバーを必要としない G Suite ならその必要もありません」(長谷川さん)。

その他にも「社外からメールやスケジュールを確認したい」という声もあり、これら社員の声に応えるツールとして採用したのが G Suite だった。

本部と店舗間のコミュニケーションを強化したい

G Suite の導入で、店舗内はもちろん、店舗スタッフと本部とのコミュニケーションの徹底を図ることができる。大変意義のあることです。

現在 3,000 人の社員を抱える東急ハンズでは、約 1,100 台のパソコンを保有している。「店舗のスタッフは、主にフロアで働いていますので、1 人一台の専用パソコンを持っているわけではなく、フロア単位で共用のパソコンを使用しています」(長谷川さん)。そういった状況の中で本部と店舗、店舗内でのコミュニケーション強化をどのように行なうか、その課題解決のキーとなるのが G Suite だった。

G Suite の導入により、この課題解決に向けて 2 つの選択肢を持つことが可能となった。その 1 つが G Suite と PDA デバイスの連動によるコミュニケーションの強化。商品の発注や在庫確認のために使用している PDA から G Suite へアクセスし、メールやスケジュールなどをチェックする方法。もう 1 つは、iPhone などの携帯電話を店舗スタッフに配布し、それを使って G Suite を利用する方法。どちらの方法にするか、現在検討段階にあるという。

「携帯デバイスを用いて社内情報を共有できるようになるというのは、現場のスタッフにとってとても意味のあることです。例えば、渋谷店では約 400 人のスタッフがいますが、この人数を、朝礼をやるからといって一同に集めるわけにもいかない。つまり現状では渋谷店のスタッフ全員に同時に同じ情報を伝達することができなかったわけです。しかし G Suite の導入で、店舗内はもちろん、店舗スタッフと本部とのコミュニケーションの徹底を図ることができる。大変意義のあることです」(長谷川さん)。

クラウドであることのメリット

社内にサーバーがないと不安だという方もいらっしゃるかもしれません。しかし、自社のメールサーバーと Google のメールサーバー、どちらが安全なのか、ということを冷静に考えると自ずと答えは出ると思います。

「これまでメールデータは個々のパソコンにダウンロードしていたため、パソコンが壊れてしまうと保存されていたメールを見ることができませんでした。パソコンがクラッシュする度、データ救出のために時間と人手を割いてきました。しかし、G Suite のデータはすべてクラウドに保存されています。パソコンが壊れた人には“新しい端末をどうぞ”で済んでしまう。メンテナンスがラクになり大助かりです」(中川さん)。「社内にサーバーがないと不安だという方もいらっしゃるかもしれません。しかし、自社のメールサーバーと Google のメールサーバー、どちらが安全なのか、ということを冷静に考えると自ずと答えは出ると思います」(長谷川さん)。

最少の投資で最先端のオフィス環境が実現

社内に“よいものは取り入れていこう”“どんどん進化していこう”という社風と社内意識も G Suite 導入の大きな後押しになりました。

東急ハンズはなぜ、数あるグループウェアの中から、G Suite を選択したのか?「グループウェアの選定にあたっては当然他社の商品も検討しましたが、G Suite に決めた一番の理由はコストですね」(長谷川さん)。新たに導入するグループウェアの導入に際し、既存のメールサービス、スケジュール管理、社内ポータルを足したコストより安く導入したいと様々な製品やサービスを比較検討したのだが、予算に見合うものはなかったという。G Suite は、メール単体のコストよりも安価であったため導入の大きな決め手だった。「しかも、メールの容量が 25GB と、これまでのサービスより格段に大きい。なおかつ、メール、スケジュール管理、ポータル機能のほかにも、バラエティに富んださまざまな機能がある。迷わずに導入を決めましたね」(長谷川さん)。

また、導入にあたっては社内の“改革精神”もその後押しとなった。

「東急ハンズには、新しいものを積極的に取り入れる、という社風があります。社内に“よいものは取り入れていこう”“どんどん進化していこう”という社風と社内意識も G Suite 導入の大きな後押しになりました」(長谷川さん)。

また、G Suite の導入にあたっては、その将来性への期待も込められている。「もっと費用をかければ、より高度なインフラを実現するグループウェアの導入も可能ですが、G Suite は機能追加のスピードが速いので、これからもずっと進化を続け、近い将来、現状の“リッチなグループウェア”を抜くでしょう。また、他の会社では真似できないユニークで使いやすい機能が付加されていくだろうという期待もあります」(長谷川さん)。

動画を利用してディスプレイ情報などを共有したい

東急ハンズでは、導入当初は、G Suite の メール、カレンダー、スタートページ などのアプリケーションを利用していく予定だが、今後は、G Suite のさまざまなアプリケーションを活用し、さらなるビジネスコミュニケーションの向上を図るという。「今まで社内ポータルサイトは社内情報に限定していましたが、今後は、小売業に関するニュースガジェットなどを開発して組み込んでいきたいと計画しています。また、社内 YouTube ともいえる Google Video for Business を使って、動画で新商品情報や店内ディスプレイの様子などを、全国の店舗で共有することも考えています」(長谷川さん)。

進取の精神に溢れる東急ハンズが、G Suite というツールを手にし、今後どのような新たなビジネススタイルという「作品」を創り出していくのか、その期待は尽きない。

※ G Suite (旧 Google Apps for Work )