導入事例

株式会社徳岡

導入のポイントは、メールの使いやさ。店舗スタッフから海外出張中の営業マンまで効率的に活用できるサービスのおかげでグループの垣根を超えて社内に活気が

ソリューション事業チーム 植田 正彦さん

グループ会社、営業部署単位で情報がまったく分離されている状況でした。

事業内容が拡大している時期でもあったので、一企業グループとしての在り方を鑑みるにつけ、意志疎通や会社方針の浸透には、円滑なコミュニケーションが必要不可欠だと考えていた時だったんです。

導入以前は、グループ会社単位、部門・部署ごとに、それぞれサーバーを管理していました。外部とのやりとりができるメールサーバーが 3 台、社内向けのメールサーバーが 1 台といった具合に、自社で管理していたこともあり、グループ会社全体として情報を共有することが難しい、いわば、情報が分離されている状態。加えて、サーバーが老朽化していたことも問題点でしたね。

そこで、グループウェアを有する G Suite への移行を検討したのですが、これはタイミングとしても良かった。というのも、ちょうど、グループ会社が完全子会社化するなど、事業内容が拡大している時期でもあったので、一企業グループとしての在り方を鑑みるにつけ、意志疎通や会社方針の浸透には、円滑なコミュニケーションが必要不可欠だと考えていた時だったんです。

そういった部分をどうにか解決したいという強い思いがあった時に、G Suite を知ったことは大きかったと思います。

メールを浸透させた後に、カレンダーやサイトなどを使いこなしたい……

“メール文化” が浸透している自社の状況を考えると、万が一、問題が発生しても送受信の記録をアーカイブとしてクラウド上に残しておくことで、その情報共有も早く、メーカーから商社、卸、小売業者まで、さまざまな顧客に対してスムーズに対処することも可能になります。

2011 年 10 月から G Suite を導入しています。

導入の決め手は、機能面が他者に比べて優れていたこと。コスト面でいえば、これまでの自社サーバーの管理コストと大差はありませんでしたが、管理者の側からすると、クラウド上でメールを一元管理できるのはとても魅力的でした。

また、実際にメールを使う社員にとっても、他社サービスに比べて、検索機能に優れた G Suite のメールを使えば、仕事がこれまで以上に効率的になるという目算もありました。営業マン、事務職、店舗スタッフなど、立場によって業務内容は異なりますが、“メール文化” が浸透している自社の状況を考えると、万が一、問題が発生しても送受信の記録をアーカイブとしてクラウド上に残しておくことで、その情報共有も早く、メーカーから商社、卸、小売業者まで、さまざまな顧客に対してスムーズに対処することも可能になります。

また、実際にメールを使う社員にとっても、他社サービスに比べて、検索機能に優れた G Suite のメールを使えば、仕事がこれまで以上に効率的になるという目算もありました。営業マン、事務職、店舗スタッフなど、立場によって業務内容は異なりますが、“メール文化” が浸透している自社の状況を考えると、万が一、問題が発生しても送受信の記録をアーカイブとしてクラウド上に残しておくことで、その情報共有も早く、メーカーから商社、卸、小売業者まで、さまざまな顧客に対してスムーズに対処することも可能になります。

加えて、社内でグループウェアを使っていなかったこともあり、導入することで、カレンダーやサイト、ドキュメントほか、多岐にわたるサービスを徐々に浸透させていきたいという期待感もありました。

IT スキルを今よりも向上させてグループウェアとして使いこなしたい!

例えばフランスのシャトーにワインを買い付けにいった際にも、オンライン環境にいれば、スムーズに自社の事務方とやりとりすることもできるようになりました。

はじめに全社をあげて一斉に使ったのは、メールサービスです。現在、もっともそのメリットを享受しているのは、営業マンです。外回り中でも、スマートフォンを使えばメールをチェックできますし、例えばフランスのシャトーにワインを買い付けにいった際にも、オンライン環境にいれば、スムーズに自社の事務方とやりとりすることもできるようになりました。営業職に限らず、事務方、店舗スタッフについても、自席のパソコンでなくても、メールをチェックできるのは仕事の効率化に繋がっていると思います。

そしてカレンダー機能。導入以前は、会議室を使う際にエクセルを用いて日時の入力をし、入力者がログオフするまで待機が必要でしたが、今は社員同士がスケジュールや空き時間を共有できるようになったので、会議やミーティングのセッティングにストレスがなくなりました。

サイトの活用度の高さも特筆すべきものがあります。社内向けのポータルサイトとして、社内報や店舗のイベント情報、連絡先一覧などをアップすることで、グループ会社同士、部署間の風通しがより一層よくなりました。今後考えている G Suite の活用法は、共同作業をスムーズに行なえるドキュメントの利用ですね。チャットやコメントの機能を統合でき、複数のユーザーが同じドキュメントを同時に編集できることに魅力を感じています。“検索が早い”という利点も活かし、さまざまな角度からドキュメントを利用していきたいと思います。

※ G Suite (旧 Google Apps for Work )

導入パートナー(G Suite 正規販売パートナー)

日本事務器株式会社

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