導入事例

ソフトバンクテレコム株式会社

「常に最新のテクノロジーで更新された機能を社員に提供できます。こんなに喜ばしいことはありません!」

情報システム本部 コミュニケーションサービス統括部サービスデリバリ部 CI サービス課課長 津乗 伸治さん 情報システム本部 コミュニケーションサービス統括部サービスデリバリ部 部長 諸岡 みどりさん

グループ 3 社で計 26,000 アカウントを利用

...今回の G Suite の導入は従前より自社運用しているメールシステムの諸問題を解消することにもつながるのではという思いを持っていました。

音声伝送サービスやデータ伝送サービスを手がけるソフトバンクテレコムは、2011 年 2 月より G Suite を導入開始し、同年7月にはソフトバンクグループ通信 3 社(ソフトバンクテレコム、携帯電話事業を担うソフトバンクモバイルおよびブロードバンド事業を担うソフトバンクBB)の全社員 計 26,000 アカウントの利用を開始した。導入経緯について、ソフトバンクテレコムの情報システム本部コミュニケーションサービス統括部サービスデリバリ部部長の諸岡 みどりさんは、次のように言う。

「 2010 年 12 月、ソフトバンクテレコムは Google と販売代理店契約を交わし、翌年 2 月より G Suite の提供を開始することを決めました。これに伴い、社員自らがユーザーとなり機能や使い勝手を確認し、これで得たノウハウを活かして拡販することになりました。

ソフトバンクグループ通信 3 社のシステム運用を一手に引き受けている情報システム部門は、今回の G Suite の導入は従前より自社運用しているメールシステムの諸問題を解消することにもつながるのではという思いを持っていました。」

東日本大震災で BCP 上のリスク対策が必要に

諸岡さんの言う、従前からのメールシステム上の諸問題とは何か。同社では、メールシステムやグループウェアとして Microsoft® Exchange を自社で構築し運用していた。一人当たりのメールボックス容量は 1 GB まで増やしていたが、それでも不足状態であったという。

「メールボックスを増量しても約半年でメールボックスは一杯になってしまうため、必要なメールはローカルディスクに保管するなど、定期的なメールの整理は避けられませんでした。この煩わしい作業にかかる 26,000 人分の作業時間を減らしたいという課題が常々ありました。また、特に大容量の添付ファイル付メールのやりとりが頻繁に行われると、メール容量を益々圧迫し、効率の悪い状況でした」と情報システム本部コミュニケーションサービス統括部サービスデリバリ部 CI サービス課課長の津乗 伸治さんは説明する。

さらに諸岡さんらには 24 時間 365 日のシステム運用とともに、サーバーの老朽化に伴うハードウェアのトラブル対応の負荷もかかってきていた。そのような中、東日本大震災が発生し、メールシステムも BCP(事業継続計画)の見直しに迫られた。同時期に計画されていた G Suite の全社導入は、十分なリスク対策であると判断されこの問題は解決された。

全社員のメール整理作業が不要に

26,000 人という規模を考えれば、定期的なメール整理が不要になったことは、業務効率アップに非常に大きな効果をもたらしたと言えると思います。

G Suite は、まずはこれを販売する営業セクションに導入された。その特徴やメリットをお客様へ伝えられるようにとの考えからだ。

「営業が日々機能を使いこなしていく中で、G Suite のメリットをすぐに感じてもらえたようです」と津乗さん。もちろん自身も1ユーザーとしてすぐにメリットを感じたという。

まず Gmail。1 人あたりの容量は 25 倍に増えた。また、検索スピードが速く、過去のメールが素早く見つかるので、送信者に再送してもらうことがなくなった。

「 26,000 人という規模を考えれば、定期的なメール整理が不要になったことは、業務効率アップに非常に大きな効果をもたらしたと言えると思います」(津乗さん)

Google ドキュメント は、全国の事業所からの営業報告の集約や営業日報の作成などにも利用されている。

「ドキュメント共有により、複数のユーザーがドキュメントを直接更新できるので、データ集約の時間は大幅に短縮されました。これまではバラバラに送付されてくる添付ファイルの内容を転記するという作業に時間と手間が掛かっていました」と諸岡さんは言う。社内のセキュリティ基準でファイルにはパスワードを設定し、設定したパスワードは別のメールで送るといった二重の手間も掛かっていた。津乗さんは「ファイルのアクセス権限管理も簡単に行え、ファイルに修正履歴が残せるなど、利便性を実感している」と評価する。

雑務を効率化し本来の仕事に時間を使えるように

G Suite を利用しチームワーキングを効率化したことで、メールのやりとりに消費していた個々人の時間は、本来業務に使えるようになりました。

Google カレンダー については、諸岡さんは次のように評価する。

「様々な提出物の締め切りなど、従来はマネージャーがメンバーに対してメールで周知していましたが、今では、共有カレンダーに書き込むだけで、チーム内の予定が一元管理できるようになりました。さらに自動的にリマインドメールを送る設定もできるので大変便利です」

「 G Suite を利用しチームワーキングを効率化したことで、メールのやりとりに消費していた個々人の時間は、本来業務に使えるようになりました。情報システム部門が率先して G Suite を活用してみることが大事、自らがユーザとーなり体験したノウハウや活用法は、社内にどんどん広めていきたいですね」

諸岡さんらは現在、社員向けに G Suite の活用ガイドブックをまとめている。30 ページほどの冊子にして配布予定だ。また、お客様向けに G Suite の利用方法を紹介した動画マニュアルも作成中で、同動画はソフトバンクテレコムのサービスサイトで一般公開される予定であるという。

システム運用・管理負荷も大幅に軽減

クラウド型の G Suite ならば、常に Google の最新のテクノロジーで更新された G Suite の各種機能を社員に提供することができます。

Google サイト は、「簡単に立ち上げられる」と好評で、社内各所で情報共有のための社内サイトづくりが始まっているという。

「 Google ドキュメント や Google カレンダー だけでなく、Google サイトなど、従来社内になかった機能も活用して無駄なメールのやりとりを減らし業務効率化を図りたいですね」と津乗さん。

G Suite の導入により、情報システム部門の運用・管理負荷は大幅に軽減できた。「大量にアカウント追加した際も、キャパシティ設計などは不要、設定も非常に簡単で短期間で処理ができた」と言う。ちなみに、以前、Lotus Notes® から Microsoft® Exchange にリプレイスした際は移行に約半年を要したが、今回 Microsoft® Exchange から G Suite へ移行した際は、5 分の 1 という短時間で済んだという。

最後に諸岡さんは情報システム部門として、G Suite へ移行したメリットを次のように語った。 「自社運用の場合、費用やライセンスの面で、同じバージョンを約5年間は使い続ける必要がありました。ということは、5 年目においては 5 年前のテクノロジー仕様のツールの利用を社員に強いていたことになります。これに対しクラウド型の G Suite ならば、常に Google の最新のテクノロジーで更新された G Suite の各種機能を社員に提供することができます。提供する側の我々にとって、こんなに喜ばしいことはありません」

※ G Suite (旧 Google Apps for Work )