導入事例

島村楽器株式会社

(左) 管理部情報システム課 山川 竜 氏 (右) 石井 努 氏
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保守にまつわる労力が 100 分の 1 に ランニングコストの削減と同時に、全店舗でのスケジュール共有により業務効率化も実現

お客さまの声

郊外型ショッピングセンターを中心に 38 都道府県 160 店舗を展開する、楽器売上国内ナンバーワンの総合楽器店・島村楽器株式会社。楽器販売のほか、音楽教室運営事業、オリジナルブランド商品開発など、楽器にまつわる事業を多彩に展開する。昨年は弦楽器とクラシックギターの取扱に特化した、店舗・教室・工房一体型の専門店「シマムラストリングス秋葉原」をオープンしたほか、初の海外進出(北京)も実現。精力的に事業を拡大し続けている。

メールのサルベージが情報システム化の“通常業務”に

2010 年頃の島村楽器株式会社は、当時同社で働いていたスタッフ約 1800 名分のメール(店舗アカウントは共有だったため、約 400 アカウント)を社内サーバーで運用。メールクライアントにはオープンソースの Thunderbird を利用していた。同社情報システム担当の山川氏は当時をふり返り、「このシステムを組み上げた当初( 2000 年)は問題なかったが、メール利用頻度の向上や、添付されるデータの増大などによって、この頃にはトラブルが頻発するように。破損したメールボックスをサルベージするという作業が情報システム課の通常業務になっていました」と言う。

そこで新しいメールシステムへの置き換えを検討したのだが、当時主流になり始めていた Web メールシステムは、従来の POP メールシステムよりもコスト面での負担が大きく採用に踏み切ることができなかった。 「オンプレミスでこれを実現しようとすると、従来システムの数倍の費用がかかることが分かりました。トラブルを根本的に解決したい気持ちはありましたが、さすがにこれは厳しい」

コストと高機能のバランスが決め手に

これほど高機能なものをここまでの価格で提供しているサービスはほかに見当たりませんでした。従来システムと比べても、ほぼ同額かそれ以下だというのだから驚かされました。

そんな中、俎上に上がったのが Google のクラウド型オフィススイート G Suite 。山川氏が衝撃を受けたのは何よりその価格だったと言う。「当時、クラウド型も含め、いろいろな可能性を検討していましたが、G Suite はそれらの中で断トツのコストパフォーマンス。メールボックスのサイズや機能など、これほど高機能なものをここまでの価格で提供しているサービスはほかに見当たりませんでした。従来システムと比べても、ほぼ同額かそれ以下だというのだから驚かされました。その後、より具体的に導入を検討するために参加したセミナーで Google の営業担当者から採用しない理由を問われ、一つも思い浮かばなかったことで導入を決心しました」もちろん、オンプレミスからクラウド型に移行することには社内から懸念の声も上がっていた。また、これまでと使い勝手が変わってしまうことに対する現場の不安も少なからず伝わってきた。

「セキュリティ上の懸念については、これを丁寧に対応、説明していくことでこれを解消していきました。操作感の変化については、スタッフ各人に個人向け Gmail サービスの利用を推奨。あらかじめ Web メールに慣れ親しんでおいてもらうことで、業務メールシステム移行に伴うストレスを軽減できるよう配慮しています」 なお、移行の際、現場からの声でもっとも多かったのが、Gmail の見た目(UI)に対する違和感。Thunderbird など、当時のメーラーは 3 カラム方式が主流だったため、 Gmail の 2 カラム表示が見づらい、分かりづらいと言う意見もあった。 「とは言え、これは単に慣れの問題。優れた安定性や、アクセス性の高さなど、メリットの部分を享受するにつれ、そういった声は自然となくなりました」

メール保守の労力が 100 から 1 に。ラニングコストも激減した

無駄な作業が減り、改善や新規導入など、“前に進む”ための業務に集中できるようになった ... これに伴い IT 部門スタッフの残業時間も激減。

まず、目に見えて大きな効果として、それまで情報システム課の“通常業務”だったメールの保守・メンテナンス作業が激減。「それまでの労力を 100 だとしたら、それが一気に 1 になりました。無駄な作業が減り、改善や新規導入など、“前に進む”ための業務に集中できるようになったのが何よりありがたいですね」。これに伴い IT 部門スタッフの残業時間も激減。月あたり 15 時間程度、残業の多いスタッフでも 20 時間程度に抑えられるようになった。

また、G Suite のメール以外の機能も、島村楽器の業務効率向上に貢献しているとのこと。例えば Google サイトを使った社内ポータル構築はその一例。プロジェクト単位で手軽にポータルを作れるなど、社内情報共有がよりスムーズになった。 「今年 2 月からは新たに Google カレンダーを使ったスケジュールの共有も始めました。弊社はその性質上、エリアを担当するマネージャーや店長、技術スタッフが複数店舗を移動するので、それを一目で分かるようにしました。そして何より、これらを1 つのアカウントでまとめて管理できるようになったことが、G Suite 導入、最大のメリットでした」

また、当初想定していなかった意外な効果として、社内 PC のコスト減も挙げられると言う。業務システムの多くをクラウドに移行したことで、必要となるスペックが低下。現在、島村楽器では約 1000 台の PC が稼働中なのだが、そのほとんどが安価なリサイクル品を利用している。これによって削減されたコストは何と数千万円単位。 「これから数多くのメリットを受け、現在弊社では、“Google 寄せ”という言葉が生まれるほどに。今後もさらにいろいりなことを試してみたいです。次は、距離の離れた店舗同士のコミュニケーションが取れる Google ハングアウトの活用を検討中です」