導入事例

劇団四季四季株式会社

それまで使っていたメールシステムと同等の費用で容量が従来の 2500 倍以上と圧倒的に増強

広宣部 宣伝/インターネット担当課次長 植田 義人さん

メールボックスがすぐにパンクしてしまう状態

『オペラ座の怪人』『ライオンキング』『キャッツ』『コーラスライン』など、ロングランでおなじみの海外ミュージカル作品や、『はだかの王様』『ミュージカル南十字星』などのオリジナルミュージカル作品を上演する、日本を代表する最大規模の劇団「劇団四季」。東京・名古屋・京都・大阪に計 9 カ所の専用劇場を擁し、数多くの熱心なファンを持つことで知られる。同劇団を運営する四季株式会社は、2010 年 1 月、 G Suite を導入した。当初は 694 アカウントからのスタートであった。その経緯について、導入業務を担当した広宣部宣伝/インターネット担当課次長の植田 義人さんは次のように言う。

「以前使っていたホスティング型のメールサービスの容量が、一人あたり 10 MB と非常に少なく、メールボックスがすぐにパンクしてしまう状態でした。何とかしなければならないと思いながらも、なかなか手がつけられずにいたのです」

メールボックスがパンクしてしまえば、メールの送受信ができずに業務に支障が出る。仕方なく、各ユーザーは重要なメールはローカル端末に落として保存・閲覧し、メールボックスをひんぱんに削除しなければならない状態が続いていた。

「ミュージカルの本場であるニューヨークのブロードウェイなどに視察に行くスタッフも多くいますが、出張中はメールボックスの削除作業ができず、パンクしてしまうこともよくありました。そうなると重要なメールが受信できなくなるので本当に困っていたわけです」

日頃から Gmail の便利さを実感

(Gmail) ブラウザベースで利用していたので、どこの端末でも全く同じ環境、設定で使えることが便利でした。また、容量が非常に大きく、そのことを気にせず使えるのもいいと思っていました。

個人的に Gmail ユーザーであった植田さんは、日頃からその便利さを実感していたという。

「ブラウザベースで利用していたので、どこの端末でも全く同じ環境、設定で使えることが便利でした。また、容量が非常に大きく、そのことを気にせず使えるのもいいと思っていました」  そして、 Gmail を会社としても使えるようになれば全員が便利になると考え、2009 年 10 月頃に以前から知っていた G Suite の導入を会社に提案。

「費用がそれまで使っていたメールシステムと同等であるのに、容量が 1 アカウントあたり25 GB と、従来の 2500 倍以上という圧倒的なサイズに増やすことができます。また、メール以外にもいろいろな機能が利用できる。何の問題もなく導入の了解が得られました」

導入が決定してから、以前のメールシステムとのリプレイスにちょっとした問題が発生した。対象人数が約 700 名と多かったので、以前のメールシステムと並行して使える期間を設定し、その間は両方のメールに配信することになった。

その際、以前のメールサービスが、同じ社内にメール送信する際はその都度インターネットに出ずに送信者→サービスプロバイダ→受信者という経路であったため、Gmail のボックスには届かないことが判明。そこで、当初の並行稼動を早々に切り上げ、G Suite を前倒して導入することとなった。

メールボックスのことを気にせずに済むように

「全文検索が使えてメールが探しやすくて便利」といった評価の声も届いている。さらに、従来は一部の社員に届いていたスパムメールがほぼ完全にシャットアウトされるようになったことも大きい。

「 G Suite 導入後は、当然のようにメールボックスのことを気にせず、削除作業などに手間とられずに済むようになったのは大きいですね」と植田さんはその効用を言う。

また、同社で舞台装置の製作や設置などを手がける技術スタッフは、日々、ほうぼうの劇場を転々として作業している。

「そういう場合に、手持ちのモバイル端末のほか、各劇場やホテルにあるパソコン端末などでもアクセスできることが非常に便利であると好評です。最近はスマートフォンを持つ社員も増え、 Gmail との親和性も高く『移動中でもメールが使えていい』などという声が届くようになりましたね。業務が大変効率化していると思います」

同社では、 Gmail をブラウザベースではなく各個人が使いやすいクライアントでも使えるようにしているので、リプレイス後の「使い方がわからない」といった混乱は見られないという。

ブラウザベースで使っている社員からは、「全文検索が使えてメールが探しやすくて便利」といった評価の声も届いている。さらに、従来は一部の社員に届いていたスパムメールがほぼ完全にシャットアウトされるようになったことも大きい。

なお、同社では以前からグループウェアを導入しており、会議室予約などに用いられている。

「全員がそのグループウェアを使い慣れているので、しばらくは並行して使えるようにしていきますが、いずれは G Suite に一本化させたいと思っています」

1 GB までアップできる Google ドキュメントも活用へ

導入後はもっぱら Gmail だけを利用しているが、それ以外の機能について植田さんは次のように目論んでいる。

舞台装置の製作や設置で大量の図面を作成し、やりとりしています。結構なデータ量があるので、これまでは DVD などのメディアでやりとりしていました。 しかし、DVD だと、その作成や受け渡しに手間が発生します。Google ドキュメント は 1 GB までアップでき、そうした手間を省けるので、有効活用できると思っています」

舞台装置の製作や設置で大量の図面を作成し、やりとりしています。結構なデータ量があるので、これまでは DVD などのメディアでやりとりしていました。 しかし、DVD だと、その作成や受け渡しに手間が発生します。Google ドキュメント は 1 GB までアップでき、そうした手間を省けるので、有効活用できると思っています」

また、1 アカウントあたり 3 GB までの動画を共有できる Google ビデオ や、写真を共有できる Picasa なども劇団の業務に活用できる可能性が大きい。

「せっかく豊富にそろっている機能を使わないのはもったいないので、今後、使い方を研究してどんどん使いこなしていきたいと思っています」

※ G Suite (旧 Google Apps for Work )