導入事例

佐藤税理士事務所

「G Suite の導入によって非効率的な作業が減りました ...が、まだ途中。業務効率や生産性の向上を目指し、社内の IT 化を進めていきます!」

税理士 佐藤 昭一さん

メールでの情報共有は、今思うと、とても非効率でした。

当事務所では、税理士が現場にいる時間がとても長く、オフィスでサポートするスタッフとの連携が不可欠です。そのため、G Suite の導入以前は、エクセルで顧客情報を管理し、アウトルックを使用して、社員間の細かい情報共有を図っていました。

しかし、連携を強化しようとすればするほど手間が増えてしまう……というのも、パソコンに届いた税理士宛のメールは、逐一社内から携帯電話へ転送していたんです。さらに、税理士がその対応として携帯電話から返信するとパソコンに履歴が残りません。携帯と PC 間でデータが同期されていないため、2度手間となっていたのです。とても非効率的ですよね?

業務の効率化や生産性の向上 そのために役立つと確信して導入しました。

会計ソフトのベンダー経由で代理店の営業担当の方を紹介され、商品説明を受けたのが G Suite との出会いです。

その際、クラウドサービスやドキュメントの機能が非常に魅力的だと感じました。これなら税理士は社外でも業務をスムーズに進められますし、社内のスタッフへの伝達事項はドキュメントを使えば離れた場所でも情報をリアルタイムで共有できる。結果的に、事務所全体の生産性が向上できると考えました。

費用面も含めて、とくにマイナス面は見当たらなかったため、検討にはさほど時間がかかりませんでした。「まずは使ってみよう!」といったところですね(笑)。

社内外の連携がシンプルに!時間的なロスはかなり減りました。

外部パートナーのやり取りでもクリックひとつでかんたんに情報共有できる。しかも、編集権限はこちらで設定できるのでセキュリティ的にも安心です。アップロードされたファイルの編集履歴は自動で保存され、最新版がすぐにわかるのもいいですね。

現在、G Suite のアカウントは 8 つあり、メール、カレンダー、ドキュメント、サイトなどのサービスを使用しています。

導入の効用はたくさんあるのですが、まずは社内でのデスクワークが変わりました。税理士が外から直接メールチェックできるので、社内スタッフとの情報共有スピードがあがりましたし、携帯と PC 間で同期されるため、携帯からどんどん返信できるようになりました。社内スタッフからは「社外にいる税理士との連携が取りやすくなった」「連絡に要する負担が減った」という評価を聞いています。

一方社外でも、税理士がその場でとったメモがすぐにドキュメントの同時編集で共有。事務所に帰ってからメモの内容を打ち込む作業がなくなりました。書類作成を他のスタッフに依頼する際にも、すでにメモを共有しているところからスタートできるので、簡単な指示で済みます。

共有という意味では、税理士と社内スタッフとの連携だけではありません。当事務所では、司法書士に業務で使用する書類を取得してもらうことが多々あるのですが、その際の資料などのやり取りもサイトやドキュメントを利用して行なっています。こうした外部パートナーとのやり取りでもクリックひとつでかんたんに情報共有できる。しかも、編集権限はこちらで設定できるのでセキュリティ的にも安心です。アップロードされたファイルの編集履歴は自動で保存され、最新版がすぐにわかるのもいいですね。間違って古いファイルで業務を進めるといったミスの心配もありません。

その他にもお客様情報や経理マニュアルの共有、当事務所のポータルサイトの作成・閲覧などなど……。あらゆる場面で G Suite を使っています。それらすべてにおいて、これまで以上に情報共有が推進されてコミュニケーションが円滑になっていますし、無駄な業務がなくなり効率化がなされています。試算したわけではありませんが、時間とコストに換算するとかなり削減できているのではないでしょうか。

いわゆる士業界は、他業界に比べて IT 化が遅れている印象ですが、それは単なる意識の問題かもしれません。実際に使ってみると、他業界と同じく、業務がとても効率化されることがわかりました。これを機に、当事務所ではさらに IT 化を進めていきたいですね。

※ G Suite (旧 Google Apps for Work )

導入パートナー(G Suite 正規販売パートナー)

株式会社フォルテッツァ

税理士法人をベースとした総合コンサルティンググループ。中小企業の一番身近な存在として、 G Suite 活用により、業務の効率化等問題解決のサポートを行っている。