導入事例

株式会社セゾンファクトリー

「ストレスフリーな作業環境を実現。情報共有の密化による社員の意識改革も実現していきたいですね。」

柳 真一郎さん 遠藤 隆市さん

スピーディな情報活用が不可欠。現場への迅速な情報提供は困難でした。

「情報の見える化」によって、ただのセールストークではない、リアルな情報を伴った話として商品の良さをお客様に伝えられるのではと期待しています。

弊社は、全国 34 箇所に直営店を展開しているのですが、在庫の状況を月に 1 度 Microsoft® Excel に記入してもらい、それを本社で集計していました。じつはこの作業が地味に大変。 というのも、弊社では定番品に加え、毎月のように新商品を展開しており、その集計は店舗側で Microsoft® Excel の表に追加してもらっていたんです。すると、例えば 1 ~ 100 までは同じように入力されているのに、新商品に関しては店舗ごとに順番が異なっているなど集計が混乱してしまう事態に。そもそも店舗数が多いので、集計自体にかなりの時間を要していました。

また、弊社ではこれまで Microsoft® Outlook を使ってメールの送受信を行っていたのですが、導入から 7~8 年経過しており、メールサーバーの容量が足りなくなっていたんです。 そのため、定期的にいらなくなったメールを消す作業が発生し、かなりの時間を費やしていました。それと同時に、パソコンが壊れてしまうとメールもすべて消えてしまう危険性もあり、常々不安を感じていたこともネックになっています。

さらに、弊社の営業担当は全国を飛び回っているので、常時パソコンを持っているとは限らず、ネット環境がなければメールを読むこともできません。なかにはパソコンに届いたメールを携帯電話に転送するように設定している社員もいましたが、どうしてもタイムロスがあったりと対応しきれない部分があったんです。返信されてくるメールはパソコンからのものではないですし、パソコン上に返信記録が残らないという問題もあります。

導入決定後に巻き起こった不満の声……。それも使い勝手のよさを体感してからは賞賛に。

こうした状況を踏まえ、何らかの対策をしなければという意識が高まっていました。そこで代理店の担当者に相談したところ、G Suite を紹介していただきました。その後、弊社でサービスを検討。2011 年の 5 月に導入し、現在は 95 アカウント使用しています。

導入した直後は、これまで Microsoft® Excel をメインで使っていた社員から「メールが使いにくい」という声が多かったですね。それがドキュメントだったり、他のサービスを使っていくうちに「ドライブを使うと情報共有が楽だ」「スプレッドシートを使えば集計の必要がない」などサービスに関する賞賛の声を聞くようになり、徐々に効果を実感するようになりました。

効率化によって得られたのは、大幅なコストダウンでした!

メールは Gmail に移行したことでレスポンスが良くなりました。今では連絡が取れないといったミスコミュニケーションもなくなっています。

これまで課題だった Microsoft® Excel の集計作業の問題は、スプレッドシートを活用することでほぼクリアしています。同時編集が可能なので、シートを 1 枚用意してしまえばあとは店舗ごとに入力するだけ。シートをダウンロードして保存できるのも良いですね。管理が楽になりました。 メールは Gmail に移行したことでレスポンスが良くなりました。今では連絡が取れないといったミスコミュニケーションもなくなっています。またメールアドレスの追加やメーリングリストの作成が容易にできるのもポイントですね。

最近では、各店舗に新商品の情報などを展開する際にドライブを使用しています。弊社では、旬の素材を使用したジャムやドレッシングなどの販売を行っているのですが、素材を厳選しているので 1 ヶ月前とか 1 週間前になって出荷計画に変更が発生することがあるんです。これまでは、そういった変更をプリントアウトして FAX で流し、さらに電話で「資料送ったから確認して」と連絡をしていました。そういった作業がなくなったのが非常に大きいです。

こうした無駄な作業によって発生していた通信費や残業代などのコストダウンに繋がっていますね。

情報の見える化を実現できれば、社員の意識改革へとつながるはず!

素材を提供していただいている農家さんのもとに足を運び、素材を収穫する写真を撮る。これをドライブで共有するだけで「こういう場所で素材がつくられているんだ」とこれまで何となく知っていた情報をきちんと目で見ることができる。

新規出店する際、重要になるのが従業員教育です。新しく入ってきた従業員に製品がどのような工程をたどって完成するかをきちんと教えなくてはいけません。これまではそういった情報を伝える手段がなかったので、セールストークがマニュアル通り、ただ商品を売るだけになっていた部分があります。

しかし、現在では G Suite の導入に加え、各店舗にタブレット端末を支給しているので情報共有が楽にできます。たとえば、素材を提供していただいている農家さんのもとに足を運び、素材を収穫する写真を撮る。これをドライブで共有するだけで「こういう場所で素材がつくられているんだ」とこれまで何となく知っていた情報をきちんと目で見ることができる。こうした「情報の見える化」によって、ただのセールストークではない、リアルな情報を伴った話として商品の良さをお客様に伝えられるのではと期待しています。

※ G Suite (旧 Google Apps for Work )

導入パートナー(G Suite 正規販売パートナー)

株式会社 エム・エス・アイ

東北地方を中心に、地域密着型の提案・導入支援サービス・アプリケーション開発を展開。東北での身近な活用事例をもとに、企業ニーズに合わせたきめ細かなサポートで定評がある。