導入事例

リョービ株式会社

(右)情報システム部 情報システム担当課長 金森安弘氏 (左)情報システム部 情報システム担当主任 小林康志氏
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メール環境の大幅な改善とともに海外含め拠点間のテレビ会議をスマートに開催。社内外コミュニケーションのさらなる向上

容量の問題でメールは 1 カ月で自動削除

従来、リョービでは e メールが登場する以前の二十数年前に導入したメールシステムを更新し続けて利用してきた。このため、e メールはゲートウェイを経由させる必要があったが、海外から受信するものは文字化けが発生するケースが多かった。

また、オンプレミスで運用していたサーバーの容量が少なく、メールは送受信から 1 カ月経過すると自動的に削除する措置を取っていた。「このため、取っておく必要のあるメールは各自でローカルに保存するなどの対応を求めていました。しかし、お客さまからの重要なメールを保存し忘れるリスクがありました」と情報システム部 情報システム担当課長 金森 安弘氏は打ち明ける。

また、自社サーバーにつき、災害時などの BCP 対策も講じておく必要があった。 さらに、近年のモバイルデバイスの普及とともに増える一方の社外利用においては、VPN を経由させる必要があり、利用する社員の手間と時間を要していた。

一方の会議システム。本社が地方にある同社は、東京支社などとの間で頻繁にミーティングが行われるため、同じく 20 年ほど前に専用機が登場した当時から導入している。 「1 セット 100 万円前後と高価なこともあり、各拠点に 1 セット、本社と東京支社には数セットを保有し計 30 台程度に止めてきました。このため、特定の会議室に据えて予約使用するというスタイルとなり、気軽には使えない状況でした」と情報システム部 情報システム担当主任の小林 康志氏は説明する。

Google 製品の導入で企業風土の革新も期待

1セット 10 万円程度で画像や音質がこれだけ高いクオリティのテレビ会議ができるのなら十分、と思えました。従来の専用機では高価でできなかった、1 拠点で複数の会議室に備えることも可能となるため、すぐに購入を決めました。

「メールシステムは、従来の製品の後継バージョンのほかに、サイボウズガルーンや Microsoft Office 365、そして G Suite Business を機能面や費用面で比較検討しました」 検討を始めた時期は 2013 年 4 月ごろであったが、「当時の Microsoft Office 365 は、リリース直後のせいか動作的にスムーズにいかない部分があり、 G Suite Business との差を感じた」と小林氏は指摘する。そして、金森氏は次のように選定の背景を話す。 「個人的に、それまでなかったものをつくり出す Google さんの革新的な進化スピードに引かれていました。これも個人的な思いですが、Google さんの製品を導入することで、当社の企業風土を少しでも革新的なものに変えていくきっかけになればという考えもありました」

G Suite Business の導入に際して Google ハングアウトの存在を知り「ぜひ活用して みたかったと金森氏。その後、Chrome Devices for Meetings の発売も知り、さっそくデモを申し込んだ。「1セット 10 万円程度で画像や音質がこれだけ高いクオリティのテレビ会議ができるのなら十分、と思えました。従来の専用機では高価でできなかった、1 拠点で複数の会議室に備えることも可能となるため、すぐに購入を決めました」(金森氏)

社内外コミュニケーション向上の基盤を構築

導入後のアンケート調査では、『スマホでいつでもメールが確認できる上に、添付ファイルも見られるようになって非常に便利になった』という声が多く寄せられました。

容量無制限の G Suite Business の導入によって、以前のようなメールを消去する必要性がなくなり、各自で保存する手間が一掃された。グローバルに利用されている Gmail は文字化けもない。クラウドサービスにより、BCP 対策の一環ともなった。 そして同社では営業やサービスの担当者および管理職にスマートフォンを支給、モバイル環境でシームレスに使えるようにした。小林氏は次のように言う。「導入後のアンケート調査では、『スマホでいつでもメールが確認できる上に、添付ファイルも見られるようになって非常に便利になった』という声が多く寄せられました」

「例えば、サービス担当者が印刷機のトラブル対応の際に現地で映像や動画を撮影して Googleドライブで共有したり、ハングアウトを使ってその場で本社と対処法のミーティングを開く、といった使い方ができると思います。今後、ぜひこうした使い方を広めていきたいですね」と金森氏は今後の方針を話す。

Chrome Devices for Meetings を本社などの主要拠点に複数セット導入することで、より広範に活用できるようになった。中国やタイなどの現地法人にも導入し、海外とのミーティングにも活用している。 「以前の専用機は、立ち上げるまでに 5 分程度を要していたのですが、Chrome Devices for Meetings はボタン一つですぐ立ち上げることができます。スムーズに会議をスタートできるようになったのはいいですね」(小林氏)

Chrome Devices for Meetings の予約および会議招集は Googleカレンダーと Gmail で行うなど、連携させた活用法もされている。「社内外コミュニケーションをさらに向上させる基盤が構築できたと思います」と金森氏は評価する。