導入事例

株式会社ルネサスイーストン

各国の現地法人と情報基盤をそろえ、コミュニケーションの活性化とより精緻なメールアーカイブを実現

グローバルなサポートと重要なメール監査業務

半導体技術商社のルネサスイーストンは、2013 年 6 月、国内の各事業所に G Suite および G Suite Vault を導入し、まずは全社的に Gmail の運用を開始。翌 7 月より全ての実運用を開始した。同 7 月には中国・上海の現地法人に、10 月には香港、シンガポール、マレーシア、タイ、台湾の各現法にも導入し、2011 年に導入済みのアメリカ現法含め、全世界の拠点で同じ情報基盤が整うことになった。

国内の事業所では、それまでメールシステムとして Send Mail にアールアーカイブの Wise Audit を組み合わせ、クライアントには Outlook を、スケジューラーとしてサイボウズ ガルーンを利用していた。

「システムそのものに特に不都合はなかったのですが、海外の現地法人がそれぞれの都合で別のメールシステムを導入していたことにより、グローバルネットワークにおいて不都合が生じていました」と業務本部情報管理部副部長の浦川武志氏は言う。運用面でトラブルが生じてもスムーズなサポートが困難で、また重要なメール内容の監査業務が煩雑を極めた。さらに、アメリカの拠点に出張した場合、メールにアクセスすると時差の都合で日本のメールサーバーがバックアップ中のためで見られない、といった事態が頻出していた。 「なんとかしなければならないと、グループウェア更新の検討に入りました」

依頼した SIer 自身が G Suite ユーザーというメリット

浦川氏ら情報管理部では、現状のシステムをプライベートクラウド化して各国の現法でも共有できる方法と、既存のクラウド型製品の 2 通りを検討。前者はコストがかかりすぎることで検討から外し、後者としてマイクロソフトの Office 365 と G Suite を選定し、比較考量した。

「 G Suite はコスト面の有利さに加え、以前より SIer として導入作業を依頼してきたソフトバンクテレコムさん自身がユーザーであることが大きかったですね。効果的な使い方や課題などをいろいろアドバイスしてもらえることが期待できました。それに対して、Office 365 は『扱っています』というベンダーはいたものの、『使っています』というベンダーが見当たらなかったのです」と上席執行役員業務本部長の星野亨氏は説明する。なお、2011 年にアメリカで現法を設立した際、ソフトバンクテレコムの提案で少人数からでも簡単に導入できる本格的な製品として G Suite を導入し、使い勝手の良さはある程度は検証できていた。

アーカイブ作業が極めて簡単かつ保持期間無制限!

メールやグループウェアの選定においてはそれも併せて検討し、G Suite には Vault というアーカイブがオプションで使えることが確認できました。保持期間無制限というのはありがたいですね

そして、同社の場合は G Suite Vault が外せない重要ツールとして導入されている。浦川氏は次のように説明する。

「当社の場合、経済産業省の指導により技術情報の輸出管理規定を遵守する必要があります。そういった輸出をしていないかどうか、メールの添付ファイルなどで 3 ~ 6 カ月ごとに監査する必要があり、そのためのアーカイブソフトが必須となります。メールやグループウェアの選定においてはそれも併せて検討し、G Suite には Vault というアーカイブがオプションで使えることが確認できました。保持期間無制限というのはありがたいですね」

なお、以前は Outlook を利用していたため、メールは各端末にダウンロードされることで、端末がクラッシュしたらメールが残らなくなるリスクがあった。このため、頻繁にアーカイブをかける必要があったが、クラウドサービスの G Suite Vault によりその必要もなくなった。かつ、アーカイブ作業が極めて簡単に行え、結果的により精緻なものにすることができた。

即座に対応できるサポート体制の構築で安心

情報管理部としては、G Suite の導入により、全世界の現法まで操作法を統一でき、トラブルが生じても即座に対応できるサポート体制が築けた安心感が大きい。

情報管理部としては、G Suite の導入により、全世界の現法まで操作法を統一でき、トラブルが生じても即座に対応できるサポート体制が築けた安心感が大きい。

社員としては、従来は例えば各国の現法スタッフとのスケジュール調整手段は、電話かメール、ファックスしかなく手間がかかっていた。それが、Google カレンダーで即座に確認できるようになった。 「それだけではありません。Google ドライブや Google+ ハングアウトを使えば、リッチなコミュニケーションが実現でき、さらに活性化できます。また、当社が社員に支給しているモバイル端末はまだガラケーなのですが、iPhone とiPad を一部の役員への試験導入を始めています。これを近い将来全社に広げ、G Suite をどこからでも利用できるようにしていきたい」と星野氏は今後のビジョンを語った。

※ G Suite (旧 Google Apps for Work )