導入事例

株式会社プラヴィダ

チームごとにメーリングリストを設定し、カレンダーやファイルとも連携させて、情報共有を & 密に。業務をッと効率化

代表取締役社長 岩本 有紀さん

ネットショップとして数多いスパムメールに困惑

私は以前から個人的に Gmail を便利に使っていましたし、多くの社員もそうでした。ですから、それらの課題を一度に解決できるプロダクトとして、すぐに G Suite を思いついたのです。

ヨガアイテムを中心に取り揃えるセレクトショップを運営する株式会社プラヴィダは、2012 年秋に G Suite を全社に導入した。それ以前は、レンタルサーバーにメールサーバーやウェブサーバーを構築して利用していた。

「悩みの種は、スパムメールの多さでした。ネットショップに不可欠の問い合わせ用メールアドレスを表示していたこともあり、1日あたり 1000 通は下らないスパムが着信し、スパムフィルターでブロックしても相当数のスパムがこぼれてきていたのです」と代表取締役の岩本 有紀さんは打ち明ける。顧客からの問い合わせをはじめ、大事なメールの中に混ざり込むので、一つひとつ手で削除する作業に結構な手間がかかっていた。それ以外にも、送ったはずのメールが送られていなかったといったトラブルも生じていたという。

また、メーラーを特に決めていなかったので、社員が増えてくるとメールアカウントの管理なども煩雑となり、メールシステムの一元管理の必要性も浮上。さらに、社外の取引先との共有を含めて、使い勝手のよいカレンダーやファイル共有システムなども欲しくなっていた。

「私は以前から個人的に Gmail を便利に使っていましたし、多くの社員もそうでした。ですから、それらの課題を一度に解決できるプロダクトとして、すぐに G Suite を思いついたのです。比較検討する製品もありましたが、まずコストパフォーマンスで俎上には乗せられませんでしたね」と岩本さんは述懐する。

URL をメーリングリストに飛ばすだけで共有 OK

Google ドライブでは、スプレッドシートで顧客対応リストを作成し一元管理。顧客対応に関わった担当者がその内容を適宜記入し合ってタイムリーに共有している。

G Suite の導入後、さっそく効果が現れた。まずは Gmail 。スパムは一掃され、送受信トラブルも起こらず、快適なメール環境を享受できるようになった。

「 1 人 30 GB というメールボックスの容量の大きさはありがたいですね。画像などの大きいデータを添付して送ることもありますが、容量制限などに煩わされることもありません」と岩本さん。

同社では、タスクごとのチームによるメーリングリストを多用して業務効率化に繋げているのが特徴的だ。例えば、サイト制作チームはデザイナーやエンジニア、商品担当者などで、業績(計数)管理チームは管理担当と社外の会計士などでメーリングリストを構成し、社長の岩本さんはすべてに加わるといったように、関係する者がそれぞれのメーリングリストに加わっている。その上で、タスクごとに必要に応じてカレンダーやファイルを設定することで、必要な情報を共有しているのだ。これにより、各タスクの情報管理が格段に効率化できている。

「例えば、タスクで共有したい資料ができた時は、それを保管した Google ドライブの URL をメーリングリストに飛ばすだけで関係者全員に知らせることが出来ます。以前はいちいち FTP で共有サーバーにアップし、個別に連絡していたので、ぐっと楽になりましたね」

Google ドライブでは、スプレッドシートで顧客対応リストを作成し一元管理。顧客対応に関わった担当者がその内容を適宜記入し合ってタイムリーに共有している。また、顧客の個人情報を管理するファイルは、関係者以外にアクセス制限をかけてセキュリティを高めるといった使い方もしている。

「銀座の実店舗スタッフの日報も Google ドライブで共有しています。スマホしか持っていないスタッフもいますが、それでも問題なく使えるところがいいですね」

Google+ で海外の取引先とタイムリーに情報共有

さらに、Google+ の Picasa ウェブアルバムも情報共有に活用している。同社は海外のヨガアイテムメーカーなど約 20 社から商品を輸入しており、中には日本での総販売代理店となっている取引先もある。その場合、日本市場におけるマーケティングや販売促進が同社のミッションとなる。

「それまでは、雑誌に商品が紹介されると、そのページを切り取ってファイルにして送ったり、雑誌ごと送るといったことをしていました。手間がかかるので頻繁にはできていなかったのですが、Google+ を導入後は、Picasa にスキャンしたデータを共有するだけなのでタイムリーに行えるようになったのです。しかも、時系列的に次々にファイルしていけるので、そのまま先方でも探しやすく整理された状態になり、社内での展開も簡単にできるというメリットがあります。これにより、より積極的・自発的に情報発信するようになり、代理店としてのミッションであるプロモーション活動の成果がよりアピールしやすくなりました」と岩本さんは言う。

今後は、グループウェア的なポータル画面を作成し、さらなる使い勝手の向上を図る予定だ。G Suite はますます同社の重要な情報インフラとなるだろう。