導入事例

PH PARIS 株式会社 / 株式会社東京スイーツ

国をまたぐミーティングに、記者会見に Google+ ハングアウトを徹底活用。コミュニケーションと効率性が格段に向上

代表取締役社長 リシャール・ルデュさん

拠点の国際展開におけるコミュニケーション環境に難

フランス本社と日本やイギリスのオフィスには、各国の事情でメールシステムやカレンダー、ファイルサーバーなどすべて違うものが導入されており、情報共有が非常にやりにくかったのです。

パティシエのピエール・エルメさんは、1996 年にフランスの高級食料品店のフォションから独立し、ピエール・エルメ・パリを創業。翌 1997 年に、日本のホテル・ニューオータニでデビューとなる秋冬コレクションを発表した。これが好評を得て、1998 年にピエール・エルメ・パリ第 1 号店を同ホテル内にオープンする。

「既成概念にとらわれないスイーツづくり同様、最初の出店地はパリでなければならないという考えはありませんでした。日本にはいいタイミングでいい出会いがあったということです」とピエール・エルメ・パリの日本現地法人である東京スイーツ代表取締役社長のリシャール・ルデュさんは言う。

ピエール・エルメ・パリ設立時は5人程度のメンバーでスタート。すぐに海外への拠点展開となり、15 年も経つとスタッフ数は 500 人近くまで増えて社内コミュニケーションはスムーズにいかなくなっていったという。

「フランス本社と日本やイギリスのオフィスには、各国の事情でメールシステムやカレンダー、ファイルサーバーなどすべて違うものが導入されており、情報共有が非常にやりにくかったのです。しかも時差があるので、どうしてもこちらがフランスに合せるという負担もかかっていました」

日本国内においても、アナログに近いオペレーションによる非効率な状況があった。各店舗から工場へのオーダーはバラバラにファックスで届き、それを取りまとめる手間が生じていた。スタッフのシフト管理や会議室予約といったことはすべて紙で行われていた。

また、さまざまな文書は本社と各拠点間でメール添付で配信し合っていたが、それだと常に最新バージョンを管理する手間があり、バージョン違いによるミスも発生していた。

IT が不得意の菓子職人でも難なく使える G Suite

当社は基本的にお菓子をつくることが仕事であり、その職人はパソコンなど不得意な者が大半なのです。...そこで、誰でも難なく使えるツールはないものかと探していたのです。

「当社は基本的にお菓子をつくることが仕事であり、その職人はパソコンなど不得意な者が大半なのです。この私も菓子職人上がりで、決して得意ではありません(笑)。しかし、国をまたいでのコミュニケーションや業務効率化には IT ツールが有効なのはわかっていました。そこで、誰でも難なく使えるツールはないものかと探していたのです」

そこでリシャールさんは、G Suite と出合う。各国でバラバラだったアプリケーションがすべて統一でき、全員との共有も簡単にできると知った。

「他の同様の製品もいくつかチェックしましたが、Google Apps が最も簡単に操作できるものでした。表記言語もフランス語、日本語と簡単に切り替えられます。そこで、これを導入しようとフランス本社に掛け合うことにしたのです」

2011 年 6 月頃のことであった。そこから各国で既存システムの確認などをしつつ導入準備を行い、2012 年 6 月に一斉に導入した。それまでメールシステムとしては Outlook Express を利用していたが、並行利用できる経過期間は設けなかったという。

「強制的に変えないと、いつまでも変えようとしない人が多いと見込んでのことです。当時は反発や混乱もありましたが、時間の問題だと思っていました。そのとおり、じきに落ち着きましたね」とリシャールさんは笑う。

Google ドライブ や Google ドキュメントで大幅に効率化

IT が苦手なスタッフが多い当社でも、面倒な作業をすることなくすぐ使えるのはストレスがなくていいと好評です。

G Suite の諸機能の中でも、特に活用しているのは Google ドキュメントだという。先述の、各店舗から工場へのオーダーはそれぞれの店舗が同一フォーマットに入力することで取りまとめの手間がなくなった。文書のバージョン違いなどによるミスもなくなった。

また、広報セクションでは、それまでスイーツの新作が出た時は、メール添付ではデータ容量が重くて送れない写真を CD-ROM に落としてパリから送ってもらっていた。

「データが手元に届くまで相当な時間を要していましたが、本社が Google ドライブに入れておくだけで、いつでもどこからでも必要な時に入手できるようになりました」

さらに、同社では Google ドライブや Google ドキュメントを各国の販売ライセンサーへのマニュアルに活用している。

「商品説明や店のオペレーションなどのマニュアルを適宜アップデートしています。これをライセンサーになってくれた会社と共有すれば、直ちに最新のマニュアルを配布することができます」

成長著しい同社では、販売スタッフの店舗間異動が結構頻繁に生じている。また、教育担当者は各店舗を回って業務を行う。そういった場合、クラウドサービスである G Suite ならば、パソコン端末を持ち歩かなくても出先の端末で設定作業なしで操作できる。

「 IT が苦手なスタッフが多い当社でも、面倒な作業をすることなくすぐ使えるのはストレスがなくていいと好評です」

“フェイス・トゥ・フェイス” の効果抜群の Google+ ハングアウト

新作が出た時、そのコンセプトや思いを記者に説明する最適任者は、つくった本人のピエール・エルメです。ハングアウトならば、パリにいる彼の話を東京の記者に直接聞いてもらうことができます。この試みはインパクトがありましたね

G Suite とともに同社が活用しているのが、Google+ ハングアウトである。まずは、各国のマーケティングなどセクションごとの定例ミーティングに利用している。

「規模が大きくなり経営層が直接マネジメントできなくなってきたので、セクションごとにミーティングをしてそのレポートをチェックするスタイルに改めました。もちろん、ピエール・エルメも時間があれば参加しますし、それ以外にも、予定がなくてもちょっとした打ち合わせがどこにいてもできるようになりましたね」

同社で扱う商品は繊細なもの。パッケージデザイン一つとっても、細部にこだわりがある。そうした制作物をつくる場合、日本とフランスの間でサンプルをやりとりしていては膨大な時間がかかる。Google+ ハングアウトで実物を見ながら打ち合わせすることで、時間の無駄は一掃される。

また、来店客から商品について説明を求められ、本社に問い合わせる必要がある場合も、ハングアウトを使えば来店客をさほど待たせることなく対応できる。

「商品の状態を言葉で説明しても相手にうまく伝わらない場合でも、映像を見せれば『その色の変更は心配ない』などと一発で理解できます。メールでは、相手が理解できているのかどうかはわかりにくいもの。表情が見えれば、本当に理解できているかどうかわかるものです。フェイス・トゥ・フェイスの重要性はいつの時代でも変わらないと思います」とリシャールさんは力説する。

さらに斬新なのは、Google+ ハングアウトを記者会見に活用していることだ。

「新作が出た時、そのコンセプトや思いを記者に説明する最適任者は、つくった本人のピエール・エルメです。ハングアウトならば、パリにいる彼の話を東京の記者に直接聞いてもらうことができます。この試みはインパクトがありましたね」とリシャールさんは満足げだ。

※ G Suite (旧 Google Apps for Work )