導入事例

生活協同組合パルシステム東京

「G Suite とタブレット端末で ペーパーレス会議を実現環境保護とコスト削減に結実。 コミュニケーション環境も大幅に向上。」

新井 英人さん

製品導入前の状況と課題

毎月、約 10,000 枚以上におよぶ資料コピーを不要にすることで、コピー代や紙代、人件費などを年間約 45 % も削減。さらに、機密性の高い資料のシュレッダーなどの手間もかけずに済み、セキュリティ性が向上しました。

パルシステム東京の理事会は、組合員理事、常勤理事およびスタッフからなる約 40 名のメンバーで構成されている。うち 20 名ほどを占める非常勤の組合員理事はパルシステムのユーザーである組合員を代表し、そのほとんどが普通の主婦。理事会は月 1 回程度行われており、毎回、100 ページほどの資料が配布されていた。 「『環境保護を標榜するパルシステムが、こんなに紙を使っているのは問題。なんとかならないか』との声が以前より叫ばれていました」とパルシステム東京の新井 英人さんは言う。資料は理事会終了後、各自持ち帰って保管するか、後日シュレッダー等で処分される。

「機密情報も多く含まれているので、シュレッダーのない組合員理事は自宅で紙ごみとして処分できず、重い資料を事務所まで持参してもらってまとめて処分していました。そんな手間もかかっていたのです」

既存のメールシステムは、グループ全体で導入した Microsoft Exchange® を各地域の会員生協が使用する形になっているが、非常勤理事の多い理事会メンバーにとって、外部からのアクセス性やグループウェア機能はあまり実用的なものではなかった。

G Suite 導入の経緯

新井さんはノートパソコンやネットブックによるペーパーレス化を検討したが、IT リテラシーが高いとはいえない組合員理事が使いこなすのは難しく、またメンテナンスやセキュリティの問題もクリアしなければならず、結果的に見送られていた。また、ポリシーによるメール容量制限の関係で、資料を分割して配信しなければならないなどの面倒もあった。

「そんな時に iPad が出て、これと G Suite を組み合わせれば使えるかもしれないとひらめいたのです。 G Suite は、リセラーのセミナーで知っていました」

2010 年 10 月、まず iPad 5 台を購入し、G Suite の無償版を導入して試験的に運用を開始。各部署が作成した理事会用の資料をクラウド上の Google サイトにアップすることで、いつでもどこでも見たい資料がペーパーレスで見られる環境を構築した。2011 年 2 月には、より本格的な機能利用と独自ドメイン取得のため G Suite を 40 アカウント導入し、iPad とともに理事会構成メンバーに配布した。

G Suite 導入の効用

「資料をいつでも、どこでも確認できて便利」92 % 「資料が見やすい」87 % 「資料の事前確認」100 % など、ペーパーレス会議の高い満足度が実証されたほか、メーリングリストやカレンダー共有で、組合員理事と本部との連絡やコミュニケーションが向上したとの回答が 71 % を占めました。

毎月、約 10,000 枚以上におよぶ資料コピーを不要にすることで、コピー代や紙代、人件費などを年間約 45 %、100 万円ほど削減することができた。また、理事会構成メンバーへのアンケート調査では、「資料をいつでも、どこでも確認できて便利」92 %「資料が見やすい」87 %「資料の事前確認」100 % など、導入後まもない間にペーパーレス会議の高い満足度が実証された。

また、会議のペーパーレス化だけではなく、G Suite によりメーリングリストやカレンダー共有ができるようになって、組合員理事と本部との連絡やコミュニケーションが向上したとの回答が 71 % を占めた。さらに、2011 年 10 月からは、Google サイト を用いて一般の株主に該当する総代の活動報告をアップし、対外 PR にも努め始めている。

「今後、Google+ などの新機能を積極的に活用していきたい。Chromebook にも期待しています」と新井さんは言明する。

※ G Suite (旧 Google Apps for Work )