導入事例

株式会社オープンハウス

(左) 管理本部 情報システム部 クラウド推進グループ 会見 春香さん (中) 管理本部 情報システム部 クラウド推進グループ 課長 鈴木 貴臣さん (右) 管理本部 情報システム部 クラウド推進グループ 係長 土屋 俊輔さん
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G Suite Business + スマートフォンの導入て仕事への意識や行動を根底から変える

お客さまの声

2013 年 9 月に創業 17 年目で東証一部に上場した株式会社オープンハウス。上場以降 2 期連続で二けた成長を続け、売上高も 1000 億円を超える。そこで、今後の成長に耐え得る情報プラットフォーム構築の必要性に迫られた同社は、既存のシステムを G Suite Business + iPhone 6 にリプレイス。業務スピードの向上および効率化を通じて、業容拡大に直結するインフラを構築した。

社員の大半を占める営業担当者の業務非効率

同社が以前利用していたメールシステムは、2011 年にフィーチャーフォンとともに導入した Microsoft の Office 365。同時にグループウェアのユーザビリティを向上させるため、サイボウズ・ガルーンも導入した。

サーバーが受信したメールは、自動的に各自のフィーチャーフォンに転送する設定をしていた。不動産仲介営業では、ある物件が成約した段階でその情報をほかの営業担当者に通知して当該物件の案内をストップさせる必要がある。その関係で、メーリングリストが頻繁に活用されていた。「そのせいか、例えば 1000 人ほどのメーリングリストに送信すると、200 人分は配信の有無が不明なままロストしてしまうという事態が頻発したのです。ベンダーに問い合わせても、原因は特定できませんでした」と管理本部情報システム部クラウド推進グループ課長の鈴木貴臣氏は打ち明ける。

また、社外では図面などの添付書類が確認できなかったり、「顧客へのメールは別アドレスのフィーチャーフォンでは送信したくない」といった事情で、営業担当者は帰社後に当該業務を行っていた。このため、タイムリーさを欠いていた嫌いがあった。さらに、Office 365 の Web メール UI に使いにくい部分があったため、クライアントのメーラーに Outlook を使用したことにより、受信メール容量が日々増えることで PC 動作が遅くなっていく現象にも悩まされた。「東証一部に上場し、売上高も 1000 億円を超え、『次は早期に売上 2000 億円の実現を目指す』という経営方針のもと、その推進に耐え得る情報システムを整備する必要性が浮上したのです。そして、2014 年 9 月に『 IT 基盤構想』を取りまとめ、検討を開始しました。」

当初の予定を 6 カ月前倒して導入!

鈴木氏らは、数々の製品をチェックして G Suite + iPhone 6 が最適な組み合わせという結果を導き出す。ただし、正確を期すため、次善の製品として絞り込んだ Office 365 およびサイボウズ・ガルーンの最新バージョンを加えた 3 プロダクトで厳密に比較検討した。検討項目は、メールボックス容量、UI / UX、マル チデバイス性、コスト、運用の手間など。その結果、当初の見込みどおり G Suite が高く評価された。

さらに、検討プロセスで G Suite Business のリリースが発表される。鈴木氏は次のように言う。

「容量の制約がなくなるということは、仕事への意識を根底から変えるインパクトがあると感じました。以前の容量制限は、営業担当者の行動や意識そのものも制約していたからです。我々も革新的な不動産会社として業界をリードする存在を目指すなら、こんな素晴らしいサービスをリリースするリーダー企業と組みたいと考えました。」

「当社の平均年齢は 29 歳と若く、プライベートの Gmail ユーザー が 8 割を占めており、使い慣れているという点も大きかったです」と同グループ係長の土屋俊輔氏は補足する。

スピード勝負の世界で、業務時間を 1 日短縮!

外出先の営業現場で図面などの必要書類を確認できたり、またその場で上司に必要書類を送って決裁を仰ぐことができるようになったので、業務スピードが 1 日早まった。

当初の計画では、2015 年 9 月に導入する予定であったが、同社はこれを 3 月末に 6 カ月も前倒しする。「大きな効果が望めることがわかったので、新人が入社した段階から使い始められるようにしようと決断。Google さんや携帯キャリアに連日のように詰め、一気に進めた。やればできるもの」と土屋氏は述懐する。

導入効果はすぐに表れた。「外出先の営業現場で図面などの必要書類を確認できたり、またその場で上司に必要書類を送って決裁を仰ぐことができるようになったので、業務スピードが 1 日早まった」と、3 月まで営業職であった同グループの会見春香氏は言う。

1 日遅いだけで顧客を他社に取られることも多いスピード勝負の不動産会社にとって、この差は大きい。メールの検索も早くなった。

また、G Suite Business でストレージ容量が無制限になったことで、パソコンの動作スピードが格段に向上。「1 人 1 回 1 分早くなったとしても、全体では 1000 分。このスピードアップは大きい」と鈴木氏。「メールが届かない」といった社員からの苦情も一掃されたり、G Suite Business の UI / UX の良さによるツール構成のシンプル化などで、情報システム部の負荷も大幅に軽減。

セキュリティにおいては、Google の API を利用した認証ポータルの Gluegent Gate を導入し万全を期している。また、監査の観点では、G Suite Business によりメール全文のアーカイブが追加費用なしで可能となった。今後は、Chromebook を導入し、社外でもより広範な業務をよりセキュアな環境で行えるようにする。さらに全拠点に Chromebox for meetings も導入し、バーチャル会議を増やして更なる効率化を推進していく。「この強力な基盤で、次のステージを目指します」と鈴木氏は結んだ。