導入事例

株式会社ノーリツ

「テスト導入で「今後も使い続けたい」との回答が 100 % メールの容量、利便性、検索性などすべてにおいて段違いです!」

IT 推進部 情報管理グループ グループリーダー 長尾 謙一郎さん IT 推進部 情報管理グループ 副主事 小川 英子さん

サーバーのリプレイスが予想以上に高額

サーバーをきちんと保守できるものにリプレイスした場合の見積もりを取ったのですが、想像以上に高額であったため、それならば違う方法も検討してみようという話になりました。

創業 60 年を迎えたノーリツは、「お湯」をキーワードに、ガス・石油温水機器、温水暖房システム、システムバス、システムキッチン、洗面化粧台、厨房機器などの独自の商品を通じて「お湯による快適生活」を提案してきた。近年からは「地球環境との共生」という課題に対してもグループを挙げて取り組み、太陽光発電、太陽熱温水器・燃料電池など新エネルギーの分野にも参入。これら製品群は主に国内の工場で製造され、世界の 16 カ国に輸

同社は、2011 年 5 月、全社(国内グループ・従業員数約 5000 名)に G Suite を 5000 アカウント導入することを決めた。

それまでは、2006 年に 16 台の専用サーバーとともに導入した NEC のグループウェアを利用していた。そのサーバーは 2012 年に保守契約が切れることになっており、2009 年夏から情報システム部門において以降のグループウェアの検討がスタートした。

「まず、サーバーをきちんと保守できるものにリプレイスした場合の見積もりを取ったのですが、想像以上に高額であったため、それならば違う方法も検討してみようという話になりました」と IT 推進部情報管理グループグループリーダー長尾 謙一郎さんは言う。

Google のイノベーション力のすごさを感じた

これは使いやすい、ぜひ会社に導入したいという話で盛り上がりましたね

長尾さんらは、前々から上司に「自社の将来を考えたら、クラウドの利用も考えておくべき」と指摘されていた。そこで、選択肢は大きく3通りを設定。

現システムの延命、オンプレミスでの最新のグループウェア、クラウドによるグループウェア

そして、それぞれ

コスト、利便性、将来性、セキュリティ含む品質

この4つの要素で比較検討することとした。IT 推進部スタッフはさっそくどんな製品があるのか、情報収集をスタート。

「あるセミナーで G Suite や POSTINI など Google 製品に触れた時、Google のイノベーション力のすごさを感じたのです。このような企業の製品こそ次世代のグループウェアに違いないと思いました。そして、まずは有志で無料の Gmail を個人で登録し、使い始めることにしました。これは使いやすい、ぜひ会社に導入したいという話で盛り上がりましたね」と IT 推進部情報管理グループ副主事小川 英子さんは述懐する。

前提として、現在のメールには大きな問題があった。容量が 1 人あたり 20 MB しかなかったのである。

「導入時は標準的な容量でしたが、ビジネスの電子化が進み、メールでのやり取りが増えたことで、慢性的に容量が不足するようになりました。その上 20 MB を超えるとメール送信ができなくなる仕組みだったので、朝、容量オーバーのメールを受信していると、不要なメールを削除しなければ仕事にならなかったのです」(長尾さん)

旧システムのメールは問題山積

それだけではない。同社は中期経営計画の柱として国際展開を飛躍的に伸ばす戦略を打ち出しており、海外とのやりとりが増え始めていた。ところが英語、中国語対応が十分でなく、業務に支障を来たすことが看過できなくなってきたのだ。

「運用を担う情報システム部門としても大きな不満がありました。メンテナンス作業などで止める以外に、1 年間で計 470 分もトラブルでストップしてしまうことなどに悩まされていたのです」(長尾さん)

ちなみに、メール以外のカレンダーや掲示板などの機能は問題なく使用していた。

長尾さんらは、グループウェアのリプレイスを検討するに当たり、全社員に対して情報共有に関するアンケート調査を行う。1,112 人から回答があり、「メールで困っている」人が 70 % に達していることがわかった。うち 60 % が「容量が少ない」、55 % が「使いにくい」、25 % が「検索しにくい」ことに不満を抱いていることが判明。

これらの調査結果をもとに先述の3つの選択肢を検討した結果、まずは「クラウドによるグループウェア」を採用することに決めた。

「しかし、1 つ問題がありました。クラウドは世界中の PC やスマートフォンからアクセスできるという点で、セキュリティに重大な懸念があると指摘されたのです。その問題をクリアすることが条件になりました」(長尾さん)

トータルで満足できるのは G Suite だけ

メールやカレンダー、掲示板などトータルで満足でき、かつ費用がわかりやすいものは G Suite しかありませんでした。

そして、クラウドの製品として G Suite のほかに Lotus Notes®、desknet’s、BPOS を比較検討した。

「結論としては、メールやカレンダー、掲示板などトータルで満足でき、かつ費用がわかりやすいものは G Suite しかありませんでした。それ以外の製品は、そもそも機能が浅かったり、オンプレミスのサーバーと連携しなければ機能が発揮できなかったり、G Suite と同等の機能にするまでオプションを重ねると費用がいくらになるのかよくわからないものばかりだったのです。G Suite は 1 種類しかなく、料金も 1 つです。この点でも有利でしたね」(小川さん)

懸案であったセキュリティは、ISR 社の「 Cloud Gate 」を導入することでクリアした。これは、G Suite へのアクセスを許可する IP アドレスを設定し、許可されたアドレス以外からのアクセスはシャットアウトするというアクセス制限サービスである。家の PC からアクセスしたいという人には、申請制で許可を出すことにした。

そして、2010 年 7 月、情報システム部門内の会議で G Suite の導入を提案したところ、「最新のクラウドのツールとはどんなものか、実際に使って評価したい」との意見が出された。そこで、ひとまず 30 アカウント導入してテスト利用することにした。

「国際事業部や研究開発部、資材購買部など、海外とのやりとりや重いデータを送受信する必要があるなど、メールに大きな不便を感じている部門のメンバーを中心に使ってもらいました」(小川さん)

メールに関するストレスが一掃

メールの容量、利便性、検索性、海外とのやりとりなど、すべてにおいて現在のグループウェアよりも満足度が高かったですね

2011 年 1 月に、その 30 人にアンケート調査を行った。設問は細部に渡ったが、結論的に「あなたはこれからも G Suite を使い続けたいですか?」との問いには、「 Yes 」が 100 % だった。中には、「この半年間、仕事が非常にはかどった」とのフリーアンサーもあったという。

「メールの容量、利便性、検索性、海外とのやりとりなど、すべてにおいて現在のグループウェアよりも満足度が高かったですね」(長尾さん)。

2011 年 5 月、晴れて全社への導入が経営層に承認され、全社導入がスタートした。 導入前後で大きく変わったことは何か。

「一言でいえば、メールに関するストレスが一掃されたことです。朝、メールを削除する手間もなくなり、操作も簡単です。従来は、メール送信の操作時、いちいちウィンドウが開いてそこに設定をしていかなければならず手間がかかりましたが、Gmail は 1 画面で完結する上に、サジェスト機能までが備えられており、衝撃的だったほどです。また、システム部門としては、障害もなく運用の手間も劇的に軽減されたので楽になりましたね」と小川さんは満足感を口にする。それ以外にも、優れた検索性や、サーバーが社内にないにもかかわらず応答スピードが速いことなどにも驚かされているという。

「今後は、国際電話は料金が高いのでビデオチャットの利用を広めたり、Google サイト でコミュニケーションを取りながら情報共有できる場をつくるなど、活用を広げていきます。G Suite は、不満に感じていた箇所が翌月には改善されているなど、スピード感が素晴らしいですね。時代の変化の一歩先を行くところが最大の魅力だと思いますし、常にイノベーティブであってほしいですね」と長尾さんは締め括った。

※ G Suite (旧 Google Apps for Work )