導入事例

株式会社ニューロマジック

全社共有ツールの予約からアルバイトのシフト管理まで Google カレンダーを活用。業務効率化ツールとして様々な使い方を工夫。

運用・管理にシステム 執行役員 石川 修一さん

自社サーバーの保守・管理に膨大な手間を取られる

メールがダウンすれば業務に重大な支障を来たしますから、障害があれば夜中でも駆けつけて対応していました。システム担当は私 1 人しかいないため、休日でも遠出は控えざるを得ず、常にストレスを感じていましたね。

広告キャンペーンサイトなどの制作を手がける株式会社ニューロマジックは、2010 年 7 月、G Suite を全社(社員数は当時 35 名、2014 年 1 月現在 56 名)に導入した。それ以前はオンプレミスでファイルサーバーやメールサーバーを数台設置していた。その運用・管理にシステムの責任者である執行役員の石川 修一さんは非常に苦労していたという。

「障害がひんぱんに発生し、その対応に追い回されていたという感じです。特にスパムメールの対応には、感覚的に業務時間の 10 % は取られていたと思います」

同社のメールアドレスのローカル部分には社員の名前がそのまま使われており、特に名前が表に出やすい役員のメールボックスには毎日大量のスパムが送信されてきていた。また、同社のクライアントからは業務上データ量の重い画像ファイルなども大量に送信され、サーバーがダウンすることもしばしばだったという。

メールがダウンすれば業務に重大な支障を来たしますから、障害があれば夜中でも駆けつけて対応していました。システム担当は私 1 人しかいないため、休日でも遠出は控えざるを得ず、常にストレスを感じていましたね

「 Google なら信頼性や将来性に間違いなし」

G Suite は一つのシステムの中で相互に連携しているので、カレンダーの予定が自動的にメールで飛んでくるなどの利便性は段違いです。

以前から個人的に Gmail や Google カレンダーのユーザーだった石川さんは、そんな 2010 年の春に G Suite の存在を知った。

「クラウドの ASP サービスとして利用できるので、サーバーの管理が不要になります。また、当時社内でカレンダーとしてサイボウズを使っていましたが、Google カレンダーで代替できることもわかりました。しかもスパムフィルターも万全ということなので『これはいい!』と飛びつきました。さらに支払い方法が年 1 回まとめてではなく月次払いなのも中小企業にはありがたかったですね」

さっそく試用期間制度を利用し、使い勝手の良さを確認。「 Google なら信頼性や将来性に間違いはないはず」と他のプロダクトを検討することもなく、正式に導入を決めた。

まず Gmail と Google カレンダーから利用を開始し、その後 Google グループ、Google ドライブ、Google+、Google+ ハングアウトとアプリケーションの活用を広げていった。

「従来は、例えばメールとカレンダーは別々だったのでそれぞれ操作しなければなりませんでしたが、G Suite は一つのシステムの中で相互に連携しているので、カレンダーの予定が自動的にメールで飛んでくるなどの利便性は段違いです」と石川さんは評価する。

メモ代わりになるテキストチャットを全社で重宝

どこにいてもアクセスできる G Suite を活用することで、本社と同じ環境を共有することができます。こうした多様な働き方ができるのも、クラウドサービスの G Suite があるからこそですね。

ユニークなのは、会議室予約、自転車、検証用端末など社内の共有ツールの管理をすべて Google カレンダーで行っていること。それぞれのカレンダーを設定し、予約状況の一覧や予約入力ができるように工夫している。

「以前は『使っている人いますか~』と社内に大声で呼びかけていたので(笑)、相当省力化できたと思います」

それだけでなく、アルバイトのシフト表も Google カレンダーで作成。「誰々がいつ何時に来てくれるかが事前にわかるので、各自手伝ってほしい仕事を予約することもできるようになった」と石川さんはその効用を語る。

Google ドライブは通常の書類のほか、全スタッフの座席表を共有している。「しょっちゅう変更があるので、全員が入力できる Google ドライブはとても便利」と石川さん。

Google+ は業務の参考になりそうな情報の共有に用いられている。

「社外非公開バージョンができたおかげで、トラブルなどの問題もリアルに共有できるようになりました」

そして、石川さんが「全社で最も重宝している」と言うのが、テキストのチャットだ。

「電車で移動中など電話ができない時や、メールを送信し返信を待つ時間がない時、電話番号やアドレスなどを伝えるといった時、メモ代わりになるテキストチャットが非常に便利です。全員が 1 年中多用していますね。すべてを集めたら、相当な効率化ができていると思います」

同社には、広告代理店に常駐している社員や、長野県の自宅で勤務している社員もいる。「いずれも、どこにいてもアクセスできる G Suite を活用することで、本社と同じ環境を共有することができます。こうした多様な働き方ができるのも、クラウドサービスの G Suite があるからこそですね」

今後、取引先の広告代理店やクライアントとともにアジアなど海外に進出することになっても、「 G Suite ならばそのまま使えるから安心」と石川さんは結んだ。