導入事例

中舘建設株式会社

ダンプトラックのドライバーに電話を用いずタイムリーに業務連絡。Google カレンダーで大幅な効率化を実現

専務取締役 中舘 孝彰さん

1 件の指示出しに要する時間が約半分に

私は以前から個人的に Gmail を利用していたのですが、このドライバーの状況把握と指示出しは Google カレンダー を使えば効率化できるのではないかと思えたのです。

本拠地の北海道名寄市に密着し、主に土木・建築工事を手がけている中舘建設。同社は、2012 年 7 月に一部の事業部門に G Suite を導入した。ユーザー数は、夏場は約 40 名、除雪作業が忙しくなる冬場は約 50 名。導入を進めたのは、2010 年に大手建設機械メーカーの商品企画部から同社に U ターン入社した専務取締役の中舘 孝彰さんである。

「 2011 年 5 月に、主力の土木・建築分野以外の、砂利、除雪、産業廃棄物処理、運輸の 4 事業を見ていた責任者が倒れてしまったのです。それまで事務管理を担当していた私がピンチヒッターとして兼務することになりました。しかし私の体は一つしかありませんので、これを機に管理業務を効率化するツールを導入することにしたのです」

特に効率化の必要性を感じたのは、砂利などの運搬を担うダンプトラックへの業務指示。顧客から時間や場所を指定した砂利の注文が入ると、フル稼働の場合 9 人のドライバーに電話をして、位置や業務状況を確認し新しい注文に対応する適任者を割り出す必要があった。ドライバーは運転中、携帯電話に連絡する場合はハンズフリー装置が必須となるが、長い場合は 1 日 9 時間、10 時間も装着するのは不快であり、管理者としては避けたかった。そこでドライバーは電話がかかってくるといちいちダンプトラックを停める必要があった。また、担当が決まったドライバーは、新しい業務の指示をメモする必要もあった。

「 1 件の指示出しに電話での確認作業が必要で、15 分ほどを要しますが、多い日はその電話が 70 本にも上ったのです。私は以前から個人的に Gmail を利用していたのですが、このドライバーの状況把握と指示出しは Google カレンダー を使えば効率化できるのではないかと思えたのです」

配車やルート設定の最適化で走行距離を節約

Google カレンダーを見れば各ドライバーの予定が一覧できるので、新しいオーダーが入れば適任者がすぐに割り出せる。

まずは主要なドライバー分の Gmail アカウントを取得しトライアル利用を始めた。Google カレンダーを見れば各ドライバーの予定が一覧できるので、新しいオーダーが入れば適任者がすぐに割り出せる。そして、そのドライバーのカレンダーの枠に業務指示を書き込んだり、ドキュメントを添付して通知すれば、ドライバーは運転の合間に確認することができる。1 件 15 分の電話は数分で済み、ハンズフリー装置もメモの必要もなくなった。さらに、ダンプトラックはそれぞれ相当な走行距離になるが、配車やルート設定の最適化による走行距離の節約が楽にできるようになったという。

「ドライバーなど現場スタッフはコンピュータ慣れしていないので、いかに早く馴染めるかが肝心でした。私は前職の外資系企業時代にいくつかのグループウェアを利用した経験がありましたが、G Suite が一番簡単に使え、かつ低コストであることを知っていました。実際にドライバーに使ってもらうと、普段普通の携帯電話しか触ったことのない人でも、特にレクチャーの必要もなくスーッと使い始めました」。そう話す中舘さんは、そのほかの機能も含め、本格的に活用すべく G Suite に切り替えた。

G Suite は生産性を上げ少ない人員でやりくりする基盤ツール

労働人口の少ない過疎地で事業を行うには、いかに生産性を上げ少ない人員でやりくりするかがカギです。G Suite はそのための基盤となるツールですね

Google カレンダー以外では、まずは Gmail を活用。トラック協会からファックスで届く「セーフティ通信」という安全運転に関する情報紙に、中舘さんは「ここが重要。必ず読んで!」などと手書きした上でスキャンし、Gmail で全ドライバーに送信している。

「この手書きのひと手間を加えることで、ぐっと閲読率が上がります(笑)。デジタルの中にアナログを残すことって、結構効果的だと思いますね」と中舘さんは説明する。

Google サイトは、各現場に分かれての作業に就くスタッフ共通の掲示板として活用。

「タブレット端末やスマートフォンでいつでもどこでも伝達事項などが確認できるようになりました」

また、簡単にアンケートを作成できるツールの Google フォームは、建築部門が注文住宅に興味を持つ顧客へのアンケート調査に活用している。「自動的に集計されるので、見込みのあるお客さまを効率的に見定めることができるようになった」という。

2013 年 10 月中旬には、 G Suite を残りの事業部門にも導入した。今後、活用度を上げて全社における業務の連携度の向上に生かす。

「労働人口の少ない過疎地で事業を行うには、いかに生産性を上げ少ない人員でやりくりするかがカギです。G Suite はそのための基盤となるツールですね」と中舘さんは評価する。

※ G Suite (旧 Google Apps for Work )