導入事例

ビル株式会社

(左から) 情報システム部 運用グループ ネットワーク担当 藤田 知明氏 都市開発本部 計画企画部 メディア企画部 部長 矢部 俊男氏 情報システム部 業務グループ 課長 佐藤 芳紀氏 管理事業部 施設管理部 得意先グループ リーダー 稲垣 智弘氏 情報システム部 濵口 幸子氏
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コミュニケーションやメディアなど 事務支援ツールの枠を越えた 新しい “働きかた” Google が実現

国内最大級の都市デベロッパーとして知られる森ビル株式会社が、一昨年秋に G Suite Business を導入。社内の情報共有だけでなく、森ビルならではの Google Maps APIs の活用などで、業務を劇的に効率化させている。同社が基幹情報システムに求めるものとは。

旧世代の情報システムが時代にそぐわないものになっていた

約 1300 名の従業員が幅広い業務を展開する森ビル株式会社にとって、業務システムのクオリティ向上は極めて重要度が高い。同社情報システム部業務グループ・佐藤 芳紀氏は、G Suite 導入前夜を次のようにふり返る。

「それまで当社では業界定番とされていた老舗の業務システムを利用していたのですが、インターネットを中心とした各種テクノロジーが飛躍的に進歩していく中、将来性に不安を抱くようになりました。クラウドやモバイルなど、今では当り前とされている技術への対応が遅れており、業務の大きな足かせになっていたのです。」

求めていたのは単なる事務支援ツール以上のもの

G Suite はオールインワンで、上手にまとまっているところに感心しました。

そこで、2013 年頃から、業務システムの置き換えを検討。いくつかの選択肢の中から、G Suite が選ばれることになった。その理由について、システムを利用する側であり、G Suite の選定にも大きな役割を果たしたメディア企画部 部長の矢部 俊男氏は以下のように語る。

「決め手となったのはずばり地図機能の充実。私たち不動産会社にとって、地図は毎日のように使うとても大切なもの。Google には、Google Maps や、Google Earth など地図サービスが多数用意されていたのが大きかったですね。ほか、YouTube の存在も大きかった。私の部署(メディア企画部)では、こうした事務支援ツール “以外” の、他のソリューションとの連携を特に評価しています。」

試験段階で G Suite を試用した社員からのアンケートも好評だった。「独立した機能をむりやり 1 つのパッケージにしたようなものが多い中、G Suite はオールインワンで、上手にまとまっているところに感心しました。中には『新しい働きかたができる可能性を感じた』という声も。また、個人的にはこうした先進性や、真面目な中でも、どこか遊び心を忘れない姿勢が、Google と森ビルで共通しているのではないかとも感じています。」(同社管理事業部・稲垣 智弘氏)

社内外のコミュニケーションから業務の効率化まで “働きかた” が激変

特に好評なのがスプレッドシートによる情報共有ですね。部内の休みの調整から議事録などまで、あらゆる局面で使われており、今ではなくてはならないコミュニケーションツールになっています。

こうして 2015 年秋より、従来システムを段階的に置き換えていくかたちで G Suite の本格運用がスタート。全ての社員が利用するシステムの大幅刷新となったが、その導入は想像以上にスムーズだった。

「メールやスケジュールなどの基幹部分以外のところで、特に好評なのがスプレッドシートによる情報共有ですね。部内の休みの調整から議事録などまで、あらゆる局面で使われており、今ではなくてはならないコミュニケーションツールになっています。また、Google フォームのアンケート機能なども誰が教えたわけでもないのに、いつの間にか使われるようになっています。結果的に、社内のペーパーレス化が実現しました。」(同社情報システム部 藤田 知明氏)

また、期待されていた “将来性” についても、早くも多くの成果が実を結びつつあると前出・矢部氏は言う。

「例えば Google Maps APIs を活用して、都市開発のプロモーションを行うなどしています。我々は “場所” を売る仕事なので、こうした取り組みができることはとても大事。また、社内に散在していた物件写真や 3 D データなどを地図上のピンに登録するかたちで集約するような仕組みも作っています。地図関連以外では、ハングアウトもかなり多用するようになりました。仕事柄、2 拠点作業や出張が多いのですが、これさえあればどこにいてもコミュニケーションが取れます。私がいないから会議ができない、なんてこともない。最近は、これを外部との連絡にも積極的に使うようになりました。利用環境が用意できないというお客さまにはこちらで Chromebook を購入して預けておくなんて事もしていますね。新幹線の往復料金を考えれば、数万円で購入できる Chromebook の方がよほど低コストですから。打ち合わせは Face to Face でやるべきだと言う人がいるのも事実ですが、かつて失礼とされていたメールでの連絡が当り前のものになったよう、ハングアウトも当然のビジネスツールになっていくと思いますね。」

さらに、この 1 月には全社員約 1300 名に待望のモバイルデバイスの配布が完了。リモートロックなど、スマートフォンのセキュリティ機能と組みあわせ、より効率的に、セキュアなかたちで Gmail や Google ドライブなどへのアクセス環境を提供できるようになった。

「これまでに比べて明らかに便利なのが、スマホカメラで撮影した物件写真などを、自動的に Google フォトにアップロードしてくれる機能。社の Wi-Fi に繋いだ瞬間に共有されるのが好評ですね。もう、以前のガラケー環境には戻れません。」(前出・藤田氏)  とは言え、なお、森ビルにおける G Suite 導入はまだ道半ば。

「基幹部分でまだ移行できていないのが社内掲示板。あまりに長らく使いすぎたため、蓄積が多く、業務に特化してアプリ化しているものまであるため、単純に置き換えることができません。ただ、蓄積が重要でない掲示板については来年度から順次、Google サイトに置き換えていくことにしています。」(同社情報システム部・濵口 幸子氏)