導入事例

株式会社メビウスソリューションズ

「G Suite に求めていたのは業務をスムーズにするプラスアルファの機能。多彩なサービス内容のお陰で、オリジナルの使い方を見つけだしました。」

代表取締役社長 小野 浩之さん

コミュニケーションを円滑にしたい!大きな不便はなくても、そう思っていました。

G Suite を導入する前は、3 ヵ月ほど別のサービスを利用していました。スケジュールや伝言を共有するといった機能はありましたが、弊社のビジネスに必要な業務報告書の作成やドキュメント共有といった機能はナシ。すぐに止めてしまいました。

Outlook の延長線上のことしかできないのでは、意味がありません。 社内でのコミュニケーションを円滑に進めるためには、どんなグループウェアを導入するべきか? そう考えている時に出会ったのが、G Suite でした。

導入に際しては、EC サイトのセミナーに参加しました。いろいろと聞いて調べたところ、幅広くカスタマイズできることも分かり、より興味を持ちました。

メールやカレンダー機能は当たり前。ポイントは、こうした機能に何をプラスできるか!

通信販売という業務上、日々お客様たちにメールを大量送信することが常なので、基幹システムを刷新するわけにはいきませんでしたが、限られた予算を鑑みるにつけ、コストパフォーマンスにも優れていると判断できました。

導入の決め手は、これまでの業務をより効率化できる、そう確信できたことです。

メール機能はもちろん、カレンダー機能を用いてスタッフ同士がスケジュール共有できるのは、ごくごく当たり前の話。こういった基本的な機能にプラスして、何ができるのか……そういった観点で吟味した結果、G Suite だったんです。

具体的に例を挙げれば、ファイル共有のほか、例えば「今日はこういう業務に取り組みました」というような業務報告の文書ファイリングができる機能には惹かれました。また、個人的に私は地方出張することが多いので、出張先でもこれらの文書をチェックできる“クラウド”という環境も魅力的でした。ネット接続の環境さえあれば、いつでもどこからでもファイルにアクセスできるのは、G Suite ならではの利便性。通信販売という業務上、日々お客様たちにメールを大量送信することが常なので、基幹システムを刷新するわけにはいきませんでしたが、限られた予算を鑑みるにつけ、コストパフォーマンスにも優れていると判断できました。

導入するにあたって視野に入れていたのは、ドキュメントやサイトなど、多彩なツール群も積極的に活用してみようということ。さまざまな期待感をもって、2011 年 2 月に導入したんです。

業務内容に紐づいた使い方を、独自に構築!G Suite には無限の可能性が!!

社員同士がスケジュールや空き時間を共有できるようになったので、ミーティングや会議のセッティングにストレスを感じることがなくなりました。

導入から 1 年半以上が経った現在、多くのサービスを利用しています。

まずはカレンダー。社員同士がスケジュールや空き時間を共有できるようになったので、ミーティングや会議のセッティングにストレスを感じることがなくなりました。 この機能を使えば、遠く離れた場所にあるコールセンターのスタッフたちとのコミュニケーションも円滑に進みます。例えば、自社の通販サイトでプロモーション活動をする時。カレンダーにそのスケジュールを書き込めば、スムーズに情報共有できます。

ドライブ内のスプレッドシートの活用度の高さも特筆すべきものがあります。広告プロモーションを頻繁に行うため、さまざまな「KPI」(Key performance indicator)を持っているのですが、その反応率がどうだったのか、スプレッドシートを用いることで誰でも常にチェックできるようになりました。この使い方はとても便利だと思います。

そしてドキュメントの中のアンケート機能。こちらは業務報告書として利用しています。社員のレベルに応じて、「今日気づいたことは何ですか?」「明日、どんな業務に取り組みますか?」といった設問を作り、一人ひとりが設問に答える形式で、この機能を使っています。

業務内容に紐づいた使い方を独自に構築できるところも、G Suite ならでは。今後も活用の幅を広げていければと考えています。

※ G Suite (旧 Google Apps for Work )

導入パートナー(G Suite 正規販売パートナー)

株式会社ストリートスマート

G Suite の運用を強みとし、数々の事例をもとに企業での効率化とコストダウンを実現。