導入事例

リーバイストラウスジャパン株式会社

「バックオフィスと百貨店。スタッフ間のコミュニケーションをより円滑にすることができたのは、G Suite のおかげです。」

情報システム統括部 研谷 剛士さん

百貨店という業態の特性上、不便に感じる業務フローが山積みでした。

百貨店で働くスタッフたちとのコミュニケーションをより円滑にするために、G Suite の導入を検討しました。導入以前は、バックオフィスと各百貨店のスタッフたちとの業務上の連絡の多くは、その都度、携帯電話端末を用いて行なっていました。

例えば「売上日報」。支給している携帯電話に Bluetooth 対応のハンドスキャナーを連携させ、値札(バーコード)を「売上日報」としてスキャニングし、携帯電話からデータ送信するという形をとっていました。百貨店には、ひとつのフロアにいくつものブランドが入っているため、自社専用のレジを置くわけにはいきません。そういった理由から、一日の売上げ報告は、前述のような少々面倒な方法をとらざるを得なかったのです。

“情報共有” という点では、男性誌や女性誌に掲載した自社ブランド「リーバイス®」の PR 情報についても、G Suite の導入以前は、各百貨店に対して掲載誌面をプリントし、ある程度まとまった時点で郵送していました。また、新商品のリリース情報や説明テキストについても、左に同じ業務フローでした。

バックオフィスと百貨店のスタッフたちとの、日々のこういったやり取りをよりスムーズにするために、また、情報共有のタイムロスを軽減させるために、グループウェアの導入を検討するに至りました。時期は、2012 年に入った頃でした。

立場の異なるスタッフ同士の共有ワークスペースにしたかった。

端末に依存することなく、情報を共有できること。ネット上にサーバーを置くことで、情報の蓄積量に縛られることがなくなるという期待感もありました。

導入の決め手は、端末に依存することなく、情報を共有できること。ネット上にサーバーを置くことで、情報の蓄積量に縛られることがなくなるという期待感もありました。

実際に G Suite を導入したのは、2012 年 3 月から。検討したのはその前の 2 ヵ月間です。あらゆるものをサーバー上に保管でき、ストレスなく「 Google ドライブ」のファイルにアクセスできることへの期待感もありました。また、「 Google サイト」で使用するエディタは、直感的で、ドキュメントを書くのと同じくらい簡単にサイトを作成でき、ドキュメントや動画、画像、共有カレンダーなど、あらゆる種類のガジェットを追加できるという話も聞いていたので、バックオフィスと百貨店スタッフたちとの「共有ワークスペースになればいいなぁ」とも思っていました。

イメージは、ユーザー(百貨店のスタッフたち)がサイトにアクセスするだけで、手軽かつストレスフリーに情報を受け取れること。また、双方向性を備えたサイトの構築も、視野に入れました。クラウドサービスは提供しているメーカーの数も少ないですし、なかでも Google はクラウド化を見越して、最初からサイトを設計しているイメージがありましたね。

VMD、PR・新商品のリリース情報の共有…… ポイントは、仕事がはかどるツール群の使いこなし方!

G Suite のサイトにアクセスするだけで、現場とオフィススタッフの意思疎通がスムーズに図れるようになったのは、弊社にとって大きな財産といえますね。

導入に際して考えたことは、管理する側・される側の作業効率の高め方です。

第一に取り組んだのは、100 を超える百貨店それぞれの「売上日報」の報告方法のブラッシュアップでした。サイト上に、週ベースの売上げ報告書( Excel のテンプレート)を用意することで、値札のスキャニングというこれまでの作業がなくなりました。各販売店のスタッフが携帯端末からサイトにアクセスし、備えられた「売上日報」に書きこむだけで、バックオフィスのスタッフとの情報共有ができるようになったわけです。

雑誌に掲載した自社ブランドのPR情報や、新商品のリリース情報や説明テキストの共有についても、G Suite のサイトを活用することで、タイムロスなくスムーズに行なえるようになりました。情報をサイトに挙げる毎に、アップデートされたことがサイト内にアナウンスされるので、誰もが取りこぼすことなく、最新の商品情報を共有できるようになったわけです。

日本語で“視覚的演出効果”と訳される「 VMD 」(ビジュアル マーチャンダイジング)についても、導入以前は、お店や商品に最適な陳列方法をその都度、各店舗に紙資料を送り、同時に現場のスタッフが作業に当たっていましたが、現在は、サイト内に VMD 関連の文書を挙げるだけで、情報共有ができるようになりました。加えて、PowerPoint シート(一枚)に、陳列後の写真を全店がそれぞれアップできる機能を備えたことで、ひと目そのシートを見るだけで、全店の陳列状況を確認できるようにもなりました。これは革新的です。

G Suite のサイトにアクセスするだけで、現場とオフィススタッフの意思疎通がスムーズに図れるようになったのは、弊社にとって大きな財産といえますね。

消費者とのコミュニケーションを第一に考えるには、まずはスタッフ同士の情報共有が大切なウェートを占めるもの。業務上の制約がほぼ解消されたのは、本サイトの特性を理解したうえで、使いこなせているからこそ。今後も活用の幅を広げていきたいと思っています。

作業効率の向上、情報共有の早さ…… 次なるコミュニケーションの作法は熟考中

現時点で、G Suite の機能を使って“できることはできている”という自負はあります。とはいえ、今にも増して、現場のスタッフからエンドユーザーの意見や要望が聞き漏れてくるような、双方向のコミュニケーションに期待したいとも思っています。

各百貨店スタッフと、より密なやりとりをしていくためには、これから何をしていくべきなのか。作業効率の向上や情報共有の早さにとどまらない、スタッフ同士の次のコミュニケーションスタイルを見つけることができれば、これほど素敵なことはありません。

※ G Suite (旧 Google Apps for Work )

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