導入事例

株式会社ジェーシーコムサ

「その優秀な機能によって社内で抱えていた問題は解決。さらなるセキュリティの強化にも積極的に取り組んでいるところです。」

管理本部 情報システムグループ 松田 幸治さん

グループウェアの操作性には不満がありました。

G Suite の導入前にも別のグループウェアを使用していました。しかし操作性が悪く、社員が機能を使いこなしていないようでした。コスト面でも、もう少し抑えたいという考えもあり、より良いサービスを探していました。

また、メールに関しても改善したい部分がありました。ごく一般的なメールソフトを使っていたのですが、当社では機密情報の漏えいや紛失といったセキュリティへの配慮からノート PC の持ち運びを禁止していたのです。結果、外回りの多い営業担当は、メールを確認するために毎回帰社する必要がありました。仕方のないことなのですが、それが負担になっていたのは事実です。加えて、当社の場合はもうひとつ大きな問題がありました。それは代理店や取引先からの問い合わせへの対応です。

当社では生産販売事業を展開していますが、担当者が外出してしまうと注文につながる、あるいは製品に関する問い合わせメールが一切チェックできません。そのため、どうしても対応が遅れてしまいます。対応遅れは、信用低下につながることも考えられます。また、自社だけの問題ではなく、お客様へのご迷惑となってしまうことも懸念さました。

試験導入から、すぐに全社導入が決定しました。

これまで店舗と本社で使用しているサービスが違っており、全社共通でサービスを一元化しコスト削減をしたいという経営判断もあり、G Suite の導入はスムーズに決定しました。

以前から G Suite に興味を持っていました。あくまで個人的に注目していたのですが、導入に関する情報もいくつか得ており、当社でもいつか試してみたいと考えていました。

そんな折、グループウェアを使用していない子会社で、情報共有をどうするか問題化したことがあり、良い機会と捉えて、試験的に導入をしてみたんです。最初は無料版で、1 年後に有料版に切り替えをしました。そして、そのタイミングで今度は親会社のグループウェアサービスの更新が近づいてきて、使い勝手のよさとコスト削減のため全社的に導入しようという流れになりました。これまで店舗と本社で使用しているサービスが違っており、全社共通でサービスを一元化しコスト削減をしたいという経営判断もあり、G Suite の導入はスムーズに決定しました。

ただ外からメールチェックできるだけではない。さまざまな利点があります。

実際に使用してみると、想像以上にワークスタイルに変化がありました。デスクに縛られないだけでなく、仕事のスピード感がアップしました。

「利便性を損なわず、管理も徹底されている」  これが G Suite に対する私個人の評価です。導入後の効用には非常に満足しています。なかでも、特筆すべきは、やはり Gmail だと思います。

インターネット接続できる環境があれば、パソコンでも、携帯電話でも、デバイスを問わずメールチェックができる。もちろん、そのために導入したわけですが、実際に使用してみると、想像以上にワークスタイルに変化がありました。デスクに縛られないだけでなく、仕事のスピード感がアップしました。顕著なのが取引先メールへの対応です。お客様の要望に対してすぐに対応できる。すぐに売り上げ増などの数字にはなかなか表れてこない部分ですが、お客様の満足度アップには確実に役立っていると感じますね。

まだまだあります。メールのアーカイブ化が楽にできること。しかも、受信トレイから簡単にできる操作性も魅力です。検索もシームレスにできるので、ストレスを感じることはありません。膨大なメールのなかから瞬時に探しているものが見つかります。企業としては一番気になるスパム・ウイルス対策も非常に優秀で頼もしいかぎりです。

さらに最近では、G Suite に連動したセキュリティサービスも付加し、一度送信ボタンを押しても一次保留状態になる機能も追加しました。これによって、宛先が正しいかを確認できるようになり、メールに関するミスを減らす効果が得られます。

このように G Suite の導入によって、社内の業務はとても効率的になりました。もちろん、まだまだ改善の余地はあります。利用できていないサービスもあります。今後は、それらに関しても、少しずつ社内で使用できる環境を整えていきたいと思います。

※ G Suite (旧 Google Apps for Work )