導入事例

株式会社ホリプロ

「外出時でもデスクにいるのと同じように、メールやカレンダーをチェックできる利便性。情報共有という意識の薄かった組織ですが、活用することで、チームワークが強化されてきました。」

総務部 情報システムグループ 柾田 和哲さん

メール容量、データの移行、そしてコスト。3 つの解決すべき問題点がありました。

メールが重くて届かない... といったことが頻繁にありました。毎回外部のサービスを利用してメールの送受信を行っていたのは、大きなストレスでしたね。

G Suite 導入前に使用していたサービスは、約 10 年前に導入したもの。そのせいか、3 つの問題点がありました。ひとつはメールの容量です。タイミングをみて段階的に容量を増やしてはいましたが、仕事上、画像やイラストレータデータのやり取りも頻繁に行うことも多く、メールが重くて届かない......といったことが頻繁にありました。毎回外部のサービスを利用してメールの送受信を行っていたのは、大きなストレスでしたね。

もうひとつは、データの移行です。社員の異動や PC を買い替えた時、それまでの膨大なメール履歴やファイルを新しい PC に移し替えたり、ソフトを入れ直したりといった作業が発生していました。とにかく時間のかかる作業ですし、なんとかしたかった部分です。そして、最後にコストです。以前のサービスは、当時としては適正な価格だったのかもしれませんが、最近では同様のサービスが多く存在し「他社のものなら、もっと安くできるのでは?」という思いがありました。

これまでよりもローコストなのは当たり前。決め手は、「実績」と「料金体系」でした。

G Suite は、必要な機能、もっと言えば、将来的に必要になってくると思われる機能までがすべて付加されており、しかもイニシャルコストがほとんどかからない。

導入のきっかけとなったのは、ひと言で言えばコストの見直しです。ただ、いくつかのサービスを比較検討した結果、最後にコスト的には大差のないふたつが残りました。そのなかで G Suite を選ぶ決め手となったのは、世界中で約 400 万社が導入しているという実績と料金体系でした。じつは、もうひとつの検討していたサービスのほうは料金体系が複雑で......。たとえば、「基本的なコストはこれだけですが、このサービスをつけると、これだけのコストがプラスされます」といった説明では「どこまでのサービスを受けるか?」という新たな議論が生まれ、なかなか決断にいたらないのです。

その点、G Suite は、必要な機能、もっと言えば、将来的に必要になってくると思われる機能までがすべて付加されており、しかもイニシャルコストがほとんどかからない。社内決定の材料として、これは非常に有効でしたね。

スタッフの意識の変化→チームワークの強化理想的な流れが生まれています。

このような動きが社内で出てきていることは、我々担当者としても「導入してよかったな」とうれしく思いますね。

まずコスト面ですが、これは前年比で約 30 % ~ 40 % ものランニングコスト削減が実現できました。また、機能面では、スマートフォンやノート PC などを使って、どこからでもメール履歴と添付ファイル、さらにはスケジュールをチェックできるのは大きいですね。とくにカレンダー機能を使ったスケジュールの共有に関しては非常に重宝しています。弊社では、もともと情報共有の意識が低く、チームワークというよりは、個人プレー重視の部分がありました。それでも、例えばタレントのスケジュールやそれにともなう調整事項は、チーム内で共有しなくてはいけない。これまでは、外出先から携帯電話や PC で、いちいち電話をしたり、メールを打ち込んだりして、情報共有していたのが、リアルタイムで簡単に共有できるようになったわけです。もちろん、弊社の業務上、それが売り上げの増加など、直接作用することはありませんが、業務の効率化、そしてチームワークという面で、大きなメリットであることは間違いありません。その証拠に、G Suite 導入後、スマートフォンや iPad を個人的に購入し、活用するスタッフが増えてきているとも聞きます。

G Suite のようなグループウェアは、実際に使う現場のスタッフが自分で「使いたい」「有効だ」と思ってはじめて活用されていくものだと思います。そういった意味で、このような動きが社内で出てきていることは、我々担当者としても「導入してよかったな」とうれしく思いますね。

※ G Suite (旧 Google Apps for Work )

導入パートナー(G Suite 正規販売パートナー)

株式会社電算システム

2006 年より Google サービスに注力。G Suite の導入・運用サポートのための豊富な知識、安定した支援と技術力に定評あり。