導入事例

行政書士法人 Asumia

「メールからサイトまで、ほとんどの機能をフル活用中! 業務上のあらゆる流れをマニュアル化し、社員全員でアップデートしながら、運用しています。」

代表 行政書士 崎田 和伸さん

情報を個々のパソコンで管理していたため、断片化、分断化されてしまうのが問題でした。

G Suite 導入前は、まさに情報が分断されている状態。個々のパソコンにスタンドアローンでデータ管理を行っており、メール、カレンダー、実務管理といった部分もすべて別のソフトを使用していました。共有フォルダも可能な限り活用していましたが、「あのファイルはどこに保存したんだろう?」といったことが社内では絶えませんでした。

行政書士事務所というと、その人の名前を冠した事務所が多いことからもわかるように、どうしてもひとりで仕事をしているイメージですが、実際には私だけでなく、社員がクライアントと対峙することも多いですし、様々な業務をこなさなくてはいけません。それだけに、進め方の基準となるマニュアルや事務所の方針、実務の運用資料といったものを作成したいと思っていましたが、そんな状況ではなかなか作ることができません。仮に作ったとしても、断片化、分断化されてしまっては徹底できないと思っていました。

最初からクラウド化を見越して設計されている点が Google と他社の違い。

G Suite についていろいろと調べたのですが、その機能もさることながら、セキュリティがしっかりしていること、そして安定した稼動性という部分が自分たちに合っていると思いました。

じつはかなり前から組織としてシステムをしっかりと構築していくことの必要性は感じていたんです。ただ、士業と呼ばれる業界は、自分たちを含めて IT や生産性の向上といった面ではかなり未熟で実践できないでいたんです。

とはいえ、自分たちに必要なものが、メール、カレンダーなど、事業の基盤となるマルチプラットフォームなツール群、そして、情報を集約することができる保管庫であることは明確でした。そこで、いろいろとグループウェアを試していたんです。そんなとき、知古の Web デザイナーから「G Suite がいいのでは?」と薦めてもらいました。そこではじめて、このサービスについていろいろと調べたのですが、その機能もさることながら、セキュリティがしっかりしていること、そして安定した稼動性という部分が自分たちに合っていると思いました。どんな仕事にも期限があるのは当然ですが、とくに法律上の申請や手続きの期限は、それを過ぎてしまうと専門家責任といって賠償問題となってしまう可能性が高いです。

社員全員がアップデートしていくマニュアルが受任率アップにつながっています。

もっとも役立っている機能としては、サイトが挙げられます。サイト上には、仕事上のマニュアル、基準、方針などの情報を掲示しているのですが、社員全員が改訂可能とし、つねにアップデートを心がけています。

そもそも行政書士業界でこういったグループウェアを導入している会社を知っているわけではありませんし、手探りで使い方を模索してきたところもありますが、現在ではかなり業務にフィットする使い方ができていると思います。

まず、メール環境はすべて Gmail で統一しています。メールの分類作業は自動的にできますし、迷惑メールの削除作業もほとんど発生しておらず、とても効率的にメールを使えるようになりました。メールの誤送信による情報漏洩防止のため、社内での簡易な通知、相談などはチャットを使用していますし、カレンダーでは社員全員のスケジュールがひと目でわかります。弊社には同フロア内に司法書士事務所があり、会議スペースを共有しているのですが、その使用予定なども確認しやすく、ミーティング時間の調整も簡単に行えますし、非常に重宝していますね。

そしてもっとも役立っている機能としては、サイトが挙げられます。サイト上には、仕事上のマニュアル、基準、方針などの情報を掲示しているのですが、社員全員が改訂可能とし、つねにアップデートを心がけています。とくにマニュアルは貸倉庫の使い方からはじまり、クライアント来所時の対応手順、電話での対応手順まで、こと細かにアップしています。たとえば電話対応であれば、たいてい最初にお問い合わせいただく内容というのは決まっているため、問答集のようなかたちにしています。電話があれば、ブラウザでそのマニュアルを開き、それを見ながら受け答えをすることでミスを防ぐことができます。

じつは、私はこのマニュアルのおかげで弊社の受任率がアップした、と思っています。というのも、電話でお問い合わせいただいた際、我々はお客様のアポイントメントを取ることを目標としています。電話相談だけでは受任につながりませんから。そこにいたるまでのナビゲート方法をマニュアル化しているので、お客様に相談のテーブルについていただく割合が増える、自然受任率はアップする、といった具合です。

ミスを記録し、今後に役立てる。そのための情報蓄積を今後も続けていきたい。

弊社は行政書士業界では珍しく B to B が 100 % となっており、クライアントのなかには、IT を事業の中心とする、いわゆる IT 企業も数多くいらっしゃいます。そういった業務内容もあり、自然と社員の IT スキルもかなり高くなってきています。

そのおかげもあり、現状でも G Suite のほとんどの機能を有効に活用できていると考えていますが、未来のチームワークという点でさらに何かを推進していくとすれば、実務上でのヒアリングを記録した「インシデント記録帳」をより充実させていくことでしょうか。インシデントとはアクシデントのひとつ手前の出来事です。法律上は問題のないようなミスでもしっかりと記録し、社員で共有するようにしているんですが、これを今後もさらに蓄積していくことで、より仕事の精度を高めていくことができると思います。

※ G Suite (旧 Google Apps for Work )