導入事例

株式会社五島産業汽船

「定員 12 名の不定期便だからこそ、リアルタイムでの予約状況を社員全員が確認できる。そんな環境が必要だったんです。」

経理課長 野口哲也さん

寄港地が増えたことで、顧客管理方法を見直すことに……。

弊社はグループウェアの導入を考えていたわけではありませんでした。ところが、弊社の船が運航する「有川~佐世保航路」で大きな変更があったのです。

もともとこの航路は、有川と佐世保を行き来するだけでした。しかし、別会社が運営する定期便の時刻表が変更になったことで島民たちに不便性が生じ、自治体からの依頼があり、宇久と小値賀という二つの港へ新たに寄港することになりました。そこで、急遽「何か対策を考えなくてはいけない」となったわけです。

というのも、弊社の船は定期航路ではなく、不定期航路に分類されるものです。不定期航路というのは、定員が 12 名と決まっています。これまでは予約を受けて、それをノートに記載することで、十分顧客管理ができていましたが、寄港地が二つできたことで、作業が一気に複雑化することはわかりきっていました。寄港地での乗り降りをしっかりとカウントしないと、12 名をこえる予約を受け付けてしまうといった事態になりかねません。

対策としては、船長がすべてを管理するという方法もありますが、寄港地には弊社の常駐スタッフがいないため、船長自身が切符を売り、予約を把握し、船を動かすことになります。これは相当な負担になってしまいます。

リアルタイムで情報を閲覧できる、その機能こそが求めていたものでした。

G Suite の存在を知り、とにかくリアルタイムで情報更新と閲覧ができるということで、すぐに導入を決めました。

実際に船を動かす船長から「ノートパソコンかスマートフォンを」という要望があり、まずは防水機能のついたタブレットを購入しました。

当初は、単純にエクセルで予約状況の表を作成し、船長のタブレットにメールで送る方法をとっていたのですが、どうしてもタイムラグがあります。12 名という定員数はすぐに埋まってしまいますし、より顧客管理を徹底する必要がありました。

そんなとき、G Suite の存在を知り、とにかくリアルタイムで情報更新と閲覧ができるということで、すぐに導入を決めました。様々な機能があるサービスですが、弊社としては、とにかくリアルタイムで、というのが導入のポイントでした。

予約状況がどこでも把握できることで、二度手間がなくなり、助かっています。

G Suite で予約名簿を共有し、どの営業所から誰もが状況を確認できるようになったことで、それらの手間が省かれました。ある意味、チームワークが生まれたと言えるでしょうね。

顧客管理に関しては、港と実際にお客様を乗せる船とで、リアルタイムに予約名簿を共有しています。導入の一番の目的であった人数の把握という面では、とても役立っていますね。ただし、予約名簿の編集に関しては、まだまだ改訂中です。とくに現在使用しているタブレットは、パソコンとエクセルのインターフェイスが少し違うようなので、Google に改良してもらいたいところです。

そして、もうひとつ導入後の大きな変化としては、どの港の営業所でも予約を受け付けることができるようになりました。

じつは G Suite 導入前までは、前述の通り、顧客管理をノートで行っていたために、本社のある有川でしか予約を受け付けられなかったんです。ほかの営業所はもちろん、本社にお問い合わせいただいても部署によっては、お客様の電話番号を伺い、一度ノートを確認し、こちらから電話をかけ直す……といった、かなりアナログで二度手間ともいえるような方法を取っていました。しかし、G Suite で予約名簿を共有し、どの営業所から誰もが状況を確認できるようになったことで、それらの手間が省かれました。ある意味、チームワークが生まれたと言えるでしょうね。

※ G Suite (旧 Google Apps for Work )