導入事例

freee 株式会社

事業計画書からミーティングのメモに至るまであらゆる文書を Google ドライブで共有。業務の圧倒的な効率化とスピードアップを実現

freee 株式会社 COO 東後 澄人さん

パソコンに Microsoft® Office すらインストールしていない

アップした文書は共有する誰もが一元的に確認や修正、追加、更新ができます。後でいちいちメール添付で送ったり、送られてきたものを集約したりする手間がかからないので、非常にスピーディーです。

全自動のクラウド会計ソフト「freee(フリー)」を提供している freee 株式会社は、2012 年 7 月の設立とほぼ同時に、G Suite を導入した。「それ以来、G Suite は使い倒している」と取締役 COO の東後 澄人さんは言う。

まずは Google ドライブ。東後さんは次のように説明する。

「当社の社員は、一部を除いてパソコンに Microsoft® Office すらインストールしていないのが象徴的だと思いますが、文書作成においてはすべて Google ドライブのドキュメントやスプレッドシート、プレゼンテーションなどのツールを使っています。一部の人が、ワードでやりとりする必要のある契約書などを扱う場合のみ Office も使っているといった状況です」

同社では、詳細な事業計画書、予算や KPI の管理、給与計算、そしてミーティングのメモに至るまで、ありとあらゆる文書を Google ドライブにアップして一元管理・共有し全社の情報インフラとして活用しているのだ。

「共有とコメント記入が簡単にできるところが非常に便利です。個人別のフォルダもアップしていて、例えば代表取締役である佐々木のフォルダでも、その中にある講演の資料などを誰でも見ることができます」

また、プロジェクトが発生するとフォルダが作成され、資料や議事録などが次々にアップされていくという。

「アップした文書は共有する誰もが一元的に確認や修正、追加、更新ができます。後でいちいちメール添付で送ったり、送られてきたものを集約したりする手間がかからないので、非常にスピーディーです」

ハングアウトで必要な時だけ遠隔地の人を会議に招集

自分が誰かの共有対象にされるとその便利さに感激し、今度は誰かと共有するようになる。「これを使えと押し付けなくても、自然と連鎖的に広まっていく魅力がそもそも G Suite にはある」

共有するのは社内だけではない。東後さんは続ける。

「事業計画や業績状況の資料などは社外の投資家とも共有し、説明に対するフィードバック、それに対する返答といったやり取りが圧倒的に楽に行えています」

「社外から送られてきたワードの文書もそのまま Google ドライブにアップし、Google ドキュメントに変換、コメント記入などもできるので、互換性の問題もなくシームレスに使えます」

同社にはインターンなどが頻繁に出入りする。Google ドライブに情報を時系列的に保存することで、人的な引き継ぎは不要になるほどだという。また、急成長中の同社では、毎月のように新人が入社している。Google ドライブには新人用のマニュアルがアップされており、それを見れば必要な情報の在り処がすぐわかるようになっている。「入社したらまず G Suite のアカウントを発行し、システムに招待して終わり。あとは各自、どんどん使い込んでいっている」と東後さん。

自分が誰かの共有対象にされるとその便利さに感激し、今度は誰かと共有するようになる。「これを使えと押し付けなくても、自然と連鎖的に広まっていく魅力がそもそも G Suite にはある」と東後さんは付け加えた。

そのほか G Suite の特筆すべき使い方としては、Google+ ハングアウトの活用がある。

「社外で打ち合わせをしている時、その場で誰かの意見を聞きたいということがよくあります。ハングアウトならば、そんな時にちょっと呼び出してその一時だけミーティングに参加してもらうことができます」

また、ハングアウト オンエア で会計士や税理士、ユーザー向けセミナーのストリーミングも実施している。

「Gmail のアカウントさえあれば簡単に見てもらえるから便利」と東後さんは評価する。

業務をできるだけ効率化し浮いた時間をよりクリエイティブな業務に

G Suite はこのように時間のムダをなくしビジネスをスピードアップする、ワークスタイルを変革するインパクトがあると思います。このスピード感がスタートアップ企業の成長に不可欠であると思っています。

もう一点、東後さんは G Suite がクラウドサービスであることの重要な視点を指摘する。

「代表の佐々木は2台のパソコンを使っているのですが、会社を出るギリギリの時間までデスクのパソコンで作業し、出たらカバンに入れっぱなしのノートパソコンを広げて先ほどの作業を続けることができます。G Suite はこのように時間のムダをなくしビジネスをスピードアップする、ワークスタイルを変革するインパクトがあると思います。このスピード感がスタートアップ企業の成長に不可欠であると思っています」

同社の提供するプロダクト「クラウド会計ソフト freee」や「クラウド給与計算ソフト freee」もクラウドサービスである。

「ワークスタイルを変えるという、プロダクトが目指す精神は共通していると思います。『 freee』も会計・経理業務をできるだけ効率化し、浮いた時間をよりクリエイティブな業務に使っていただきたいと考えています。

『freee』も G Suite も、ユーザーがもっともっと増えることを願っています」そう東後さんは結んだ。