導入事例

株式会社エキスプレススポーツ

「複雑なシフト表もドキュメントで一括管理。社員間の共有が簡単になりました。今後は、勤務表などの制作にも取り組み、業務全体の効率化を図りたいですね。」

小林 信一郎さん

複雑なシフト表を紙ベースで管理していたため、紙も時間もロスしていました。

弊社は、主にテレビ番組のスポーツコーナーで使用する映像などを制作しているのですが、たとえばサッカーなどは全国各地で試合が行なわれているので、試合毎に担当ディレクターを決めて対応しています。

その際に必要になるのがシフト表です。これは管理者がその都度 Microsoft Excel で作成し、プリントアウトして紙ベースで管理する......アナログな管理方法です。変更がある度に新しい表を作り直し、印刷する作業が発生します。管理者にとっては面倒なこと、この上ありませんでした。

また、自社サーバーを活用し、全社共有のドメインを取得していたメールにも不満がありました。メールの内容を社外から見ることができないので、わざわざ電話をしたり、会社へ一度戻ったりして確認していたのです。まったく非効率的ですよね。

さらに言えば、セキュリティの面にも問題が......。弊社は過去に外部からサーバーへアタックを受けたことがあり、非常にナーバスになっていたのです。もちろんシステムを管理する人間はいました。しかし、弊社はあくまでも制作プロダクション。管理システムに関するスキルに特化した人間がいるわけではなかったので、定期的なメンテナンスのために外注するなどしていました。面倒なだけでなく、コスト面での負担も気になっていた部分です。

まさにビュッフェスタイル、好きなサービスを自由に選んで使える点に惹かれました。

G Suite はビュッフェスタイルのように自分のほしいサービスを自由に選択できる。

グループウェア導入を考えたのは、ちょうど弊社が親会社から分社化することになり、新たにドメインを取得する必要が出てきたことがきっかけです。その時に「この際、自社サーバーを保有するのをやめてクラウド化しよう」となったわけです。

いくつかのサービスを検討しましたが、ピンとくるものがありませんでした。どのサービスも内容は充実しているのですが、自由度が少ないように感じられたのです。たとえるなら豪華な幕の内弁当でしょうか。もちろんそれはそれで魅力的なのですが、自分たちに必要ないサービスまでもパッケージされているような状況は弊社向きではないと感じたのです。

その点、G Suite はビュッフェスタイルのように自分のほしいサービスを自由に選択できる。そこに魅力を感じましたし、導入に決め手にもなりました。

どこからでもアクセス可能になり、業務がより効率的になりました。

スプレッドシートを利用している社員からは「管理が大分楽になった」という言葉も聞こえてきます。

紙ベースで管理していたシフト表は、Google ドライブのスプレッドシートを使用することで快適になりました。社内外からアクセスでき、手直ししたい時にすぐに修正がかけられるので、社員間の共有も以前より楽にできています。閲覧・編集できる人と閲覧だけが可能な人の権限を分けることもできるので、間違ってシートの内容を変更されるような手違いが起こることもありません。スプレッドシートを利用している社員からは「管理が大分楽になった」という言葉も聞こえてきます。

そして、なによりも Gmail です! 弊社の社員はスポーツの試合がある度に全国各地へ出張するのですが、そういった場合でも携帯電話からメールを確認することができるようになりました。フィルタリングもしっかりしているので、セキュリティの心配もありません。ほぼ 100 % の確率で迷惑メールが抑えられていると感じています。しかも、自社サーバーをなくしたことで、定期メンテナンスにかかる手間や人件費も省けました。

今後はスプレッドシートをさらに有効活用したいと考えています。シフト表だけでなく勤務表もこれで制作したいですね。また App Engine も利用したいと思っています。現状、サービスには大満足です。さらに期待するとすれば、弊社のような映像制作を主軸にしている企業のために映像系のサービスも拡充してくれるとうれしいですね。

※ G Suite (旧 Google Apps for Work )

導入パートナー(G Suite 正規販売パートナー)

株式会社ターン・アンド・フロンティア

導入・運用サポートを中心に、様々な業種・業務に対応してきた提案力と技術力に定評あり。Google Apps Script を使ったカスタマイズ開発なども強み。