導入事例

チャットワーク株式会社

G Suite 導入により、社内のコミュニケーション強化を実現。企業として勝ち続けるために、さらなる活用を目指す。

代表取締役 山本 敏行さん

パソコン端末に依存せず、メールの送受信を行いたい

G Suite の導入においては、特定のパソコン端末の前にいなければ、メールを見ることができない、返信ができない、という状況を解消できたのがいちばんの収穫ですね

株式会社 EC studio では、メール情報をローカル上に残すことなく、オンライン上で管理する体制をつくるために、まずその第一歩として、Gmail の利用を開始。 Gmail を利用するなかでその利便性を十分に実感したことから、カレンダーやドキュメント共有など、グループウェアとしてさらに多彩な機能を持つ G Suite の導入を決めた。

「 G Suite の導入においては、特定のパソコン端末の前にいなければ、メールを見ることができない、返信ができない、という状況を解消できたのがいちばんの収穫ですね」(株式会社 EC studio 代表取締役 山本 敏行さん)。

Web メールである Gmail を利用すれば、パソコン端末に依存することなく、ネット環境のあるすべてのパソコンでメールの送受信を行うことができる。もちろん、携帯電話からのアクセスも可能なので、移動時間やミーティングの合間などに、気軽にメールの確認や返信を行うことも可能になる。EC studio は、G Suite を導入したことにより、パソコン端末への依存から解放され、いつでもどこにいてもスムーズに社外または社内の人々とコミュニケーションを取ることができる、自由な業務スタイルを確立することに成功した。

保守やサーバ費の削減に成功し、安心感を手に入れた

G Suite の導入に際しては、他のグループウェアも検討したが、G Suite がコスト面で圧倒的に優位だったことと、Gmail などの利用によって、すでに Google が提供するサービスへの確かな信頼があったことが、G Suite の導入を決定付けたという。

「 G Suite の導入以前に Gmail を使い始めた時点で、本来であれば発生するメール用サーバの費用を削減することができました。また、本来ならば、メールやグループウェアシステムの保守を担当する人員が必要なはずなのですが、私たちの会社には、IT の開発チームはありますが、保守人員は一人もいません。これも G Suite あってのことだと思っています」(山本さん)。

Gmail でやりとりされたメール情報は、Google のデータセンターにおいて、常に最新のセキュリティ体制で守られている。EC studio は、Gmail および G Suite を導入した時点で、頼れるセキュリティパートナーを手に入れたことになる。

世界基準で考えたときにも万全のセキュリティ体制をもつ Google だからこそ、安心。“もしもサーバやシステムがダウンしたら…”という心配がなくなりました」(山本さん)。

また、Google だからこそのサーチ能力への評価も高い。「業務の特性上、メールでのやりとりが非常に多く、過去メールは数万通にも及びますが、Gmail の検索機能を使えば、必要なメールを一瞬にして探し出すことができる。これは素晴らしいですね」(山本さん)。

実コストはもちろん、“見えないコスト”も削減

G Suite を導入していなかったらできなかった、たくさんのことにかかったであるだろうコストや、たくさんのことにかかったであるだろう時間(=人件費)、つまり“見えないコスト”を削減できたことは、私たちにとって非常にうれしいことの一つです。

コストパフォーマンスのよさに定評がある G Suite だが、G Suite を導入したことにより、“見えないコスト”についても削減できたという。

「 Google ドキュメント を使って、社員全員の意見を踏襲した個人評価を作成する、“360 度の個人評価”というものをやっているのですが、もし G Suite がなくて、同じシステムを作ろうとすると数百万はかかると思います。また、“360 度の個人評価”を使った場合、全員分の評価をとるのに要する時間はたったの 2 ~ 3 時間と大変効率的。そういった意味で、G Suite を導入していなかったらできなかった、たくさんのことにかかったであるだろうコストや、たくさんのことにかかったであるだろう時間(=人件費)、つまり“見えないコスト”を削減できたことは、私たちにとって非常にうれしいことの一つです」(山本さん)。

G Suite を活用するほど、社内ムードが向上

文書やスプレットシート、プレゼンテーションシートをオンラインで作成して、社内で共有したり、共同編集したりできるので、これを使いこなすことによって、社内のコミュニケーションがより円滑になりました。

EC studioでは、前述した”360 度の個人評価”をはじめ、G Suite が持つ多彩なツールを大いに活用し、社内のコミュニケーションやコラボレーションの活性化に役立てている。

「社内マニュアルや G Suite の使い方などは、すべて Google サイトにアップ。動画も交えて理解しやすいように工夫しています。こうしておけば新入社員が入って来たときにも、効率的に社内ルールを伝えることができます。また、多種多様な G Suite の機能の中でも特に重宝しているのが、Google ドキュメント 。文書やスプレットシート、プレゼンテーションシートをオンラインで作成して、社内で共有したり、共同編集したりできるので、これを使いこなすことによって、社内のコミュニケーションがより円滑になりました」(山本さん)。

以前はメールでやりとりしていた社員日報は、Google ドキュメントで作成することで、社員が順番に書き込めるようになり、最後の一人が一本、完了メールを送ればよくなった。また、プロジェクトの進行管理を強化するため、Google ドキュメント でガントチャートを作成(図参照)。 このガントチャートができたことにより、本人が出張や打ち合わせなどで外出しているときにも、誰もがプロジェクトの進行を把握することができるようになったという。「その他にも、売上管理、社内アンケートなど、あらゆる場面で活用しています」(山本さん)。

また、G Suite の活用は、業務的なことにとどまらず、例えば、誕生日の社員への寄せ書きや、飲み会のアンケートなどにも使っているという。

「 G Suite を使いこなすことで、社内のコミュニケーションは格段にアップしましたね。以前にくらべて会社の中の雰囲気がよくなりました」(山本さん)。「最近では、社外の人にも声をかけて、ダイエット状況を公開して励ましあう、[ダイエットの会]みたいなものもやっています」(山本さん)。 G Suite は、社内に限らず、社外との関係強化にもその力を発揮している。

「私たちのような中小企業が、大企業に挑み、勝っていくためには、” IT 経営”は非常に重要な要素だと考えています。質の高い IT 経営を実現するためにも、G Suite をさらに活用し、使い込んでいきたいと思っています」(山本さん)。

※ G Suite (旧 Google Apps for Work )