導入事例

株式会社エバ

「メール機能の改善を考え導入。その効果は想像以上です!クラウドによる利便性はもちろんのこと、コミュニケーションの促進に役立っています。」

土田 正貴さん

設備担当者の出張頻度は週 1 ~ 3 回。それほど不具合が多かったんです。

弊社では、7 ~ 8 年から自社でフィルター用とメール用のサーバーを保有し、メールを活用していました。しかし、専用のソフトをインストールして設定しなければならないので、スタッフの異動や新しいパソコンを導入する際のリプレイスがとても面倒でした。なによりも、導入から月日が経っていることで容量が一杯。折をみて整理するのですが、それも追いつかず、メールが届かない......といったこともしばしばありました。

それに、メールソフト自体は問題なくても、パソコンに不具合が生じることも。そうなると、メール履歴などがすべて見れなくなってしまうため、業務に大きな支障をきたします。そのため、設備担当者は、わざわざ各拠点に出向いて常にパソコンの点検を行なっていました。その頻度は週 1 ~ 3 回。もはやパソコンの修理屋さんのようになっていたんです(笑)。

どのサービスも「難しそう」。そのなかで Google には一目惚れしました!

画面上のレイアウトなどが非常にわかりやすく、使い方も直感的にできるように考えられている。パソコンにそれほど詳しくない者でも、これなら使いこなせるだろう、ということで導入を決定しました。

そのような状況を改善すべく、社内では別サービスの導入を検討することになりました。ポイントは、「特定のパソコンでしかメールが見られない」「社外でメールの確認ができない」といった部分です。自然とスマートフォンやタブレット端末からでも利用できるクラウドサービスに的をしぼってサービスを探しました。

しかし、いざいろいろと検討をはじめると、どれも「型にはまりすぎている」「カスタマイズしづらい」「自由度が足りない」といった印象でした。特別な機能が欲しかったわけではありません。簡単に言えば「難しそう」に思えたのです。

その点、G Suite は、ほぼ一目惚れでした(笑)。画面上のレイアウトなどが非常にわかりやすく、使い方も直感的にできるように考えられている。パソコンにそれほど詳しくない者でも、これなら使いこなせるだろう、ということで導入を決定しました。

意外にもビデオ会議が社内で浸透中。社内コミュニケーションが密になりました。

G Suite はただただ便利なサービスというよりも、社員間のコミュニケーションを密にするサービスという印象ですね。

現状、153 のアカウントを取得し、メール、ドライブ、ドキュメント、サイト、ハングアウトなどさまざまな機能を使用しています。結果から言えば、導入して大正解でした!

Gmail は大容量のため、メールが届かないといった不具合は発生しません。また、特定のパソコン以外からもチェックできるので、外回りの多い社員から評判も上々。設備担当者も出張がなくなくりました(笑)。

それ以外の機能は、例えばドライブに資料や会議の議事録を保存したり、ドキュメントやスプレッドシートを使用して日報を書いたり、あるいはサイトを利用しての社内での情報発信も頻繁に行われています。これらは全社的に奨励して使っているわけではなく、各部署ごとに使いやすい機能を選んで使用しているという状況です。

また、予想以上に評判となっているのが、ハングアウトのビデオチャット機能です。スカイプのような感覚で会話ができて、しかも複数人数で利用できるので、離れた拠点同士でビデオ会議が気軽に行えます。しかも、資料の添付も可能です。

このハングアウトの例が示すように、G Suite はただただ便利なサービスというよりも、社員間のコミュニケーションを密にするサービスという印象ですね。まだまだ個人的な感覚ですが、実際にコミュニケーションは増えていると思います。今後はさらにビデオ会議も増えるでしょうし、サイトのビジュアル面も向上させる予定です。そうそう、朝礼などをビデオ録画して、サイトにアップするのもいいですね。コンテンツを充実させることで、より使いやすくなっていくはずです。

そのために G Suite のセミナーにも積極的に参加しています。新たな機能について知ることができるし、それをフィードバックすることで、さらに社内のチームワークが高まっていくことを期待しています。

※ G Suite (旧 Google Apps for Work )

導入パートナー(G Suite 正規販売パートナー)

株式会社電算システム

2006 年より Google 製品に注力。G Suite の導入・運用サポートのための豊富な知識、安定した支援と技術力に定評あり。