導入事例

株式会社まどか

「アクセス権限を設けられることで、社内はもちろん、社外とも情報共有を行なっていける。これは非常に大きなメリットだと思います。」

代表取締役 吉田 智大さん

どこでもメールチェックできるクラウドサービスを欲していました。

弊社には、核となる会社があり、その事業部から会社化したという成り立ちがあります。その会社にはたくさんの事業部があり、そのうちのいくつかは弊社のように独立しています。いわば社内ベンチャーのようなかたちで、一般的な「グループ会社」とは少し違いますが、同じグループには弊社以外もいくつか会社があるわけです。

G Suite は、そのグループ全体で採用しているグループウェアとなります。つまり弊社も自分も、会社設立以前から G Suite を使用していることになります。ですから、導入前とその経緯に関しては、その中核会社の話になります。

もともと、使用したのは、ごくごく一般的メールソフトです。しかし、社員数が増え、社内ベンチャーが増えていくなかで、社員が外出先でもメールチェックできるような環境を欲していました。つまりクラウドメールサービスですね。

重要なデータを預けるだけに、ネームバリューによる信頼感を重視しました。

クラウドメールサービスを考えた時に、G Suite を選んだ理由は簡単です。

コストが魅力的であること、カレンダー機能が充実していること、そして、大手が運営していることです。コスト、カレンダーについては当然として、大事だったのは、最後の Google のネームバリューの部分(笑)。

クラウドサービスであるということは、社内の基幹システムやデータを運営会社に預けるということになります。その際、やはり企業としての信頼性や、そこからくる安定感というのは重要です。

トレーナーのシフトや顧客の予約状況まで、全員共有できることの利便性を感じています。

リアルタイムでシフトや予約を更新、共有できるため時間のロスがありませんし、更新の報告などを行なう必要がありません。

使っているサービスはメール、カレンダー、ドライブの 3 つ。これは中核会社に在籍している時から変わっていません。自分たちのワークスタイルを鑑みて、本当に必要な機能のみを使用している、というイメージですね。

具体的には、情報の共有という点でとても重宝しています。弊社は青山に事務所、渋谷に店舗がありますが、4 名の社員全員が事務所にいるわけではありません。そのため、メールでの細かな業務連絡はもちろん、ドライブを使って顧客情報や会議の議事録の共有などを行なっています。

また、前述のグループ全体で G Suite を導入しているため、アクセス権限をコントロールすることで、「社内でのみ共有する情報」「グループで共有する情報」を分けることができるのもうれしいですね。同様にチラシ製作などをお願いしている広告代理店も G Suite を使っているので、様々な情報共有を行なっています。例えば、広告に関する効果測定データ等、常に最新のものを弊社内でも閲覧できるようになっています。社内だけでなく、社外とも情報共有できるところも大事なポイントだと思います。

特徴的な部分をいえば、トレーナーのシフトや顧客の予約台帳としてもドライブを使用している点でしょうか。こういったシステムは Google 以外からもたくさん販売されていますが、やはりクラウドサービスは便利です。リアルタイムでシフトや予約を更新、共有できるため時間のロスがありませんし、更新の報告などを行なう必要がありません。

まだまだ弊社はスタートしたところ。ジムに関しても、顧客が増えてくるなかで、トレーナーも増員中です。業務内容が拡大しているなかで、今後は G Suite の他のサービスを使用も検討していきたいですね。

※ G Suite (旧 Google Apps for Work )

導入パートナー(G Suite 正規販売パートナー)

株式会社ストリートスマート

G Suite の運用を強みとし、数々の事例をもとに企業での効率化とコストダウンを実現。