導入事例

中央出版株式会社

株式会社ティーエムホールディングス 管理部 課長代理 システム課 統括責任者 寺田 展理さん ※ティーエムホールディングスは、中央出版が属する KTC グループの持株会社で、グループ各社の事務機能を統括している。
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G Suite Business にアップグレード Chrome も全面的に導入へ。効率的かつ安心なシステム環境を構築

お客様の声

中央出版はじめ KTC グループ各社は、2013 年 6 月、G Suite を 2000 アカウント導入。その後、2014 年 12 月に G Suite Business を 3000 アカウント導入しアップグレードを図った。その背景には、G Suite の導入により加速した社外でのシステム利用におけるコンプライアンス の抜本的強化や、各拠点に散在するサーバーの管理という課題があった。さらに、コストカットとペーパーレスを狙い、Chromebook および Chrome Management Console を導入し Windows パソコンのリプレイスを図る。

VPN 外のメール監査が必要に

同社グループが G Suite を導入した理由として、それまで利用していた自社開発のメールシステムの管理に大きな負荷がかかっていたことが挙げられる。それとともに、ファックスや手書きの管理表など“紙の文化”を変える狙いもあった。

「会議室予約はそこに掛けられている予約表に書き込む方式でしたし、グループ会社間の連絡も同報ファックスで行うなど、システム化が遅れていました。G Suite ならば、これらの諸問題を一気に解決できると考えて導入を決めたのです」と情報システムの統括責任者である寺田 展理氏は説明する。

そして、G Suite が導入されると、自ずと社外での利用が加速。それとともに浮上したのが、管理が及ばない VPN 外で使われるメールやファイルの監査対応機能の必要性である。

「社外に持ち出す端末でも、当社が運営する教室の生徒様などの個人情報も扱います。いざ何か問題が発生した時に、誰が何をしたのかというログを調べる必要性が生じます。そういった事態に備えるとともに、発生抑止のためにも監査対応機能を導入しなければなりませんでした」

もう一つ、大きな問題があった。営業所や教室など全国に展開する拠点に 100 台ほどのファイルサーバーが散在し、ほとんど管理されていない状態にあったのである。

「重要なデータを蓄積していたファイルサーバーもありましたが、月に 2 台ほどクラッシュしていたのです。復旧させるまでに 1 週間ほどの時間と多額のコストがかかっていました。これをなんとかしなければなりませんでした」

課題を解決できる機能で即座に導入決定

支社を中心に 4000 台の Windows 端末をリプレイスすることで、ハードと Microsoft Office の分だけで 3 ~ 4 億円ものコストカットが可能となった。

2014 年 8 月ごろ、G Suite の導入を依頼したリセーラーから、G Suite Business リリースの情報がもたらされる。

ちょうど、前述の問題への対処を検討していた時でした。G Suite Business には、ユーザー管理や携帯端末管理による端末のセキュリティ保護、共有権限の設定が行えるほか、高度な監査とレポート機能が搭載されると聞きました。さらに、利用できるファイル容量が無制限です。その場で見積もりを依頼しました」と寺田氏。G Suite Business へのアップグレードとアカウント追加は、寺田氏がトップに具申に即座に決定した。

た、Chromebook および Chrome Management Console の導入もほぼ同時に検討に着手し、先行的に一部に導入。今後、支社を中心に 4000 台の Windows 端末をリプレイスすることで、ハードと Microsoft Office の分だけで 3 ~ 4 億円ものコストカットが可能となった。

「営業担当者が持ち出していたノート PC の分も合わせ、5000 台ほど導入していくことを決めました。情報環境を数年で一新することになります」と寺田氏は力を込める。

業務効率やペーパーレス化が大幅に向上

以前は、何十ページもあるマニュアルをファックスで送ったり、プリントアウトして持参するなどしていましたが、モバイル端末でいつでもどこでも見ることができるようになりました。これは大きいですね

「まず、メール環境が相当安全になったと思います」と寺田氏。従来はオンプレミスであったため、マルウェアなどの対策が不可欠であったが、対策ソフトの更新が遅れてしまうこともあった。

「そうした手間が一切不要で、かつウィルスがシャットアウトされる 環境となって安心しています」

グループ会社や営業拠点の多い同社は、営業だけでなく管理部門のスタッフもひんぱんに社外で業務を行っている。従来は不可能であったファイルサーバーへのアクセスが G Suite Business の導入で可能となり、業務効率やペーパーレス化が大幅に向上したという。

「以前は、何十ページもあるマニュアルをファックスで送ったり、プリントアウトして持参するなどしていましたが、モバイル端末でいつでもどこでも見ることができるようになりました。これは大きいですね」

また、拠点間でのちょっとした会議などによくハングアウトが利用されるようになったという。「本社が名古屋市内に散在しているので、その都度、足を運ぶ機会が多かった。それが大幅に減って楽になった」という。

さらに、それまでイントラネットがなくグループ各社の情報共有もなされていなかったが、さっそく Google サイトでグループ各社を横断しての情報発信・共有を図り始めている。

「各社が縦割りで、シナジーを発揮させるという発想も希薄でした。今後、そうした壁が取っ払われていくと見ています」

そう話す寺田氏は、今後、ワークフローなどの業務システムと G Suite Business をシームレスに連携させ、ポータル化を図っていく考えだ。

「せっかくオールインワンの G Suite Business に集約化できるので、『ここを見れば OK』という理想の環境をつくりたいですね」と結んだ。