導入事例

株式会社ブルックスブラザーズ ジャパン

「G Suite 導入で、4 分の 1 まで劇的にコストダウン。さらに、メール容量増や使いやすいサイトの機能で大幅な業務効率化を実現!」

システム部長 吉田 聡さん

製品導入前の状況と課題

本社と商品写真などデータ量の多い添付メールのやりとりが、容量を気にせずできるようになりました。それに伴い、システム部スタッフの業務も大幅に効率化できました。

以前、メールはあるホスティング会社のレンタルサーバーとメールシステムを利用していた。 「アメリカの本社と商品写真などデータ量の多い添付メールのやりとりが多く、メールボックスもすぐに一杯になってしまっていた」とシステム部長の吉田 聡さんは言う。また、テープによるバックアップソリューションを利用しメールアーカイブを構築していたが、メールの利用量が増加するに伴い1巻のテープでは収まらなくなることも見えてきたという。

「メールボックスが満杯に近づくたびに、個人別メール容量ワーストランキングを作成して、該当者に『不要なメールを削除して』という要請をしていたのです。お願いするほうも、されるほうも、手間がかかっていました」とシステム部の奥村 友郁さんは言う。

さらに、アメリカ本社などへ海外出張する社員も多く、そのたびにシステム部でノートパソコンに海外にてメールを送受信できる設定をして出張する社員に持たせていた。

「ところが、つながらない、届かないという国際電話が入って接続方法を指示するといったこともよく起きました。こちらの始業時間となる真夜中まで出張先で待っているわけですが、そういう非効率が目立っていましたね」(吉田さん)

また、イントラネットのサイトを、あるWebコンテンツ管理システムで構築していたが、アップロードできるファイルサイズの制約が厳しい、ファイル名の付け方が難しい、ユーザーの投稿が簡単にできない、といったことに不便さを感じていた。

G Suite 導入の経緯

2009 年 7 月のメールシステムなどのリース期間満了を機にリプレイスを考えていた吉田さんは、ネットなどで G Suite の存在を知り「よさそう」との感触を得ていた。そして、システム導入などでかかわりのあるシステム会社の担当者と Google のイベントに行くなどして検討。同様のサービスの中で最も低価格であった G Suite の導入を決定した。

G Suite 導入の効用

いろいろなモノを店舗間で融通したり、各部署が全社に伝えたいことを表示するページがつくりやすくなりました。投稿に要する時間は 10 分の 1 に減っています。

“メールのバックアップ作業や削除の要請、海外出張のたびにノートパソコンを設定するといった手間がなくなったことがとても大きいですね。イントラネットも、投稿に要する時間は 10 分の 1 に減って各部署のページがつくりやすくなりました。 ”

まず、メールおよびイントラネットに要するハードやソフトのリースおよび保守費用が不要に。吉田さんは「 G Suite 導入により、4 分の 1 までコストダウンすることができた」と評価する。さらに、奥村さんは「私としては、メールのバックアップや削除の要請、海外出張のたびにノートパソコンを設定するといった手間がなくなったことがとても大きい」と満足感を口にする。一方、イントラネットは Google サイト により簡単に構築できるようになった。

「いろいろなモノを店舗間で融通したり、各部署が全社に伝えたいことを表示するページがつくりやすくなりました。投稿に要する時間は 10 分の 1 に減っています」(奥村さん)

また、新たに手にした Google ビデオ を用いて、航空機内で流している衣装提供 CM を常時見られるようにしている。さらに、会議室予約はこれまで現地に置かれた予約表で管理しており、フロアが分かれている現地にいちいち足を運んで確認しなければなければならなかったが、カレンダー機能の活用でその手間を一掃させる。

「いろいろな機能を徐々に使いこなしていきたいと思っています」と吉田さんは締め括った。

※ G Suite (旧 Google Apps for Work )