導入事例

株式会社ボイス

「約 800 カ所の現場を 90 名程度で管理。常に最適なサービスをリサーチ、トライしてきた弊社が、選択したのが、G Suite です。すでに Web 会議では、時間とコストの削減に成功しています。」

開発部 山口 みゆきさん

会議のための時間と経費のカット。以前から取り組んできましたが……。

弊社が請け負っている現場は約 800 カ所。しかも、それぞれの現場で清掃など作業の頻度や方法、それに伴う必要な設備やスタッフの人数は異なります。それを約 90 名のスタッフで管理するために IT 化には以前から積極的で、約 2,600 名のパート社員に PDA を貸与し「いつ、どこで、どんな作業を行なうか」を共有する独自のシステム構築などを行なってきました。そのうえで、指示・対応・報告のさらなるスピードアップ、そして、定例の役員会議のための交通費や移動時間によるタイムロスを削減することを目的に、コミュニケーションツールの導入も進めていました。

具体的には skype、skype|au、Web 会議システムのサービスを採用したことがあります。それぞれコスト削減やコミュニケーションの増加という面では一定の効果を得ましたが、同時にネットワークの負荷や利用者数制限、音質などの問題点も……。代案を探していた時に出会ったのが、G Suite です。

東日本大震災の経験が導入への大きな後押しとなりました。

通話サービス 4 社、Web 会議システム 7 社を検討・評価した結果、コスト面と導入実績でまさる G Suite を導入することにしました。

もうひとつ、決定に際して大きな影響を及ぼしたのが、東日本大震災での経験です。弊社には仙台にも拠点があり、クライアントも多くいらっしゃいます。当時の仙台支社は従業員の安否確認、顧客先の復旧作業、そして通常業務と、非常に混乱した状態。本社はじめ、各支社は全面的にサポートすることになったものの、携帯電話はつながりにくく、インターネットが主な連絡手段となりました。

弊社では五つのポイントを明確にしていました。

1.IT の常識で考えない……「音声や動画はネットワークの負荷が心配」「セキュリティーに問題があるかも」といったマイナス面を IT 部門は考えがちです。弊社の場合は、経営者の「通信料無料で、既存のパソコンで利用できるサービスなら使うべき」の一言で、目が覚める思いでした(笑)。

2.目的と数字を頭に入れておく……導入前後の環境やコストの違いがきちんと把握していれば、新しいシステムやサービス導入に付き物であるトラブルやクレームがやめる理由にはなりません。

3.効果の高い部分からはじめる……数あるサービスのなかから、効果を実感しやすいものからスタートすることも大事です。

4.教育はマニュアルで徹底的に……これは ISO 9001 の考えに基づいています。弊社でもユーザーに「わからない」と言われないようにマニュアルを作成しました。

5.ユーザー企業間のつながりを大切にする……実際に同じものを導入している企業から得られる情報は貴重です。導入実績の多い G Suite は、この意味でもメリットがありました。

以上を踏まえたことで、導入はスムーズに行なうことができました。

経営コンセプトに即したサービス。ハングアウトを使用した会議には満足です。

Web 会議ひとつをとっても、ハングアウトを使用することでとてもスムーズになりました。

弊社には「遅い・浅い・ぬるい・甘いが最悪である」という経営コンセプトがあります。つまりスピード化を謳っているわけですが、その意味で G Suite は大きな効果をもたらしてくれています。

Web 会議ひとつをとっても、Google+ のハングアウトを使用することでとてもスムーズになりました。コスト面でのメリットはもちろん、以前に使っていたツールと違うところは、人数制限がなく、ネットワークも安定しているところですね。マイクスピーカー・ビデオカメラ・ 70 インチの液晶 TV を横浜・仙台・東京の会議室へ設置し、文字通り会議室を結んでいます。必要な時に、いつでも Web で会議を実施し、翌週には資料を確認しながら報告ができる状況です。

細かなコミュニケーションについても、ちょっとした疑問点などはインスタントメッセージでのやり取りで、すぐに解決が可能。スケジュール管理もカレンダーを既存のグループウェアスケジュールと連携させることで、効率的に行なっています。

※ G Suite (旧 Google Apps for Work )

導入パートナー(G Suite 正規販売パートナー)

株式会社電算システム

2006 年 より Google サービスに注力。G Suite の導入・運用サポートのための豊富な知識、安定した支援と技術力に定評あり。