導入事例

ビッグローブ株式会社

写真左から:事業管理本部 ITサービス部 主任 高橋 啓明氏、事業管理本部 本部長代理 兼 ITサービス部長 池澤 聖司氏、事業管理本部 ITサービス部 マネージャー 高岡 健氏
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使いやすいメール機能やスケジュール機能、強固なセキュリティなど G Suite の先進機能を駆使して “働き方改革” 強力に推進

国内有数のインターネットサ ービスプロバイダー( ISP )として知られる BIGLOBE が、自社の業 務システムとして、昨夏より G Suite を導入した。Google ならではの先進的な取り組みによって “働き方改革” を成し遂げたいとする同社。その成果について、完全移行後 3 か月時点での状況を語ってもらった。

G Suite なら “働き方改革” が実現できると期待

「従来システムと比べて 2~3 割程度のコストダウンが見込めることに加え、今回、何より重視したのは、新システム導入によって業務の効率化や、生産性の向上が達成されること。つまり“働き方改革” です。」

品川シーサイドの本社を中心に約 1200 名の社員・スタッフが働く、ビッグローブ株式会社。同社ではこれまでオンプレミスでメールシステムを運用していたが、昨春、使用していたメールシステムのライセンス終了に伴い、新しい環境への移行を検討することになった。

「その際、大きな問題となったのが、そのシステムを、我々が ISP としてお客さまに提供しているメール環境でも使っていたこと。社内だけでなく、そちらも同時に移行する必要があったのです。当然、優先順位としてはお客さまの環境を間違いなく移行させることの方が上。そこで、社内環境はなるべく工数をかけずに移行できる既存のクラウドサービスを利用しようということになりました。」(高岡氏)

いくつかのサービスを比較検討し、最終的に希望する機能をフルマークで備える 2 つのサービスに絞り込んだ同社。そこから結果的に G Suite が選ばれた理由については、高岡氏ら IT サービス部を統括し 、このプロジェクトを率いた池澤氏が語ってくれた。

「従来システムと比べて 2~3 割程度のコストダウンが見込めることに加え、今回、何より重視したのは、新システム導入によって業務の効率化や、生産性の向上が達成されること。つまり“働き方改革” です。最終候補となったもう 1 つのサービスは、既存の仕組みをそっくりそのままクラウド化 するというアプローチのものだったのですが、G Suite はビジネスや IT の最新事情を踏まえた全く新しい考え方に基づき設計されており、そこに期待しました。今まで我々が当たり前だと思っていたことを変えてくれるのではないだろうか、と。」

導入してわずか数か月で早くも成果を実感できるように

2017 年 5 月に G Suite 導入を決定し、8 月頭には全社員・スタッフへの ID 配布がスタート。念のため、約 1 か月間は旧システムにもアクセスできるようにしていたが、特に大きな不具合は発 生しなかったと言う。「必ず予想外の問題が起きると思っていたのですが、驚くほど何もありませんでした。」(高岡氏)

その上で、導入直後から目に見えて生 産性の向上が感じられるようになった 。まず 、最も利用頻度の高 いメール については 、強力な迷惑メールフィルターがメールの仕 分けの手間を劇的に軽減。社員への周知を担当した ITサービス部の高橋氏曰く「あまりに迷惑メールを見かけなくなってしまったがゆえに、普段、迷惑メールに悩まされていたことも忘れてしまうほど(笑)。また、セキュリティ面でも、明確にメール経由でのウイルス感染が激 減しました。スパムメールが届かないので、毎朝 10 分ほどかけてスパムメールをゴミ箱に捨てていた作業もなくなりました。セキュリティ監査機能やログ機能の充実も G Suite を選んだ理由の1 つなのですが、そもそもアラートの鳴る回数が減っているんです。

セキュリティ面以外でも強力な検索機能などが好評でしたね。情報を探す手間が大幅に削減し生産性向上に寄与してくれています。」なお同社では、何らかのウイルスに感染してしまった疑いがある場合、検査の末に疑惑が解消されてもシステムを再インストールせねばならないという極めて厳しいルール適用を予定している。その際、PC 内データのセキュアなバックアップと復元が大変な手間になるのだが、クラウドベースでストレージ容量無制限の G Suite を利用すれば対応も容易だ。

Google カレンダーの必須化によって日程調整工数を劇的削減

「G Suite 導入を契機に、自分の予定を必ず Google カレンダーに入力するよう要請しました。結果、会議の時間調整などを招待機能を使ってスムーズに行えるように。... G Suite のおかげで日程調整の工数を激減させることができました。」

メール以外では、スケジュール調整の点で大きな成果があったと言う。これまでのシステムにもスケジュール管理機能はあったのだが、あまりの使い勝手の悪さから利用が進まず、結果として社員間でのスケジュール調整が非効率になっていた。

「そこで、G Suite 導入を契機に、自分の予定を必ず Google カレンダーに入力するよう要請しました。結果、会議の時間調整などを招待機能を使ってスムーズに行えるように。これまでは参加者 1 人ひとりに連絡を取り、どうしても繋がらない場合は直接会いに行くことで日程を調整していたのですが、弊社はオフィスが 2 つのビルの複数フロアに分散しているため、これがとても大変。G Suite のおかげで日程調整の工数を激減させることができました。」(高岡氏)

効果的な活用を啓蒙しつつ、今後は BYOD なども解放していきたい

反面、これからの課題となっていることもある。中でもとりわけ“抵抗” が大きかったのが、オフィススイートの移行。G Suite にはドキュメントやスプレッドシートなどの文書制作機能が備わっているが、現時点では Microsoft Office を使っている社員が多いとのこと。ただし、ビッグローブとしてはこれを強制的に移行していくつもりは今のところないそうだ。

「機能面で完全に置き換えられるものではないので、そこは使い分けてもらおうと考えています。強力な共同編集機能などは確実に生産性を高めてくれますから、コラボレーションやコミュニケーションが必要なシーンでは G Suite を活用するようにしたいですね。ただ、その上で、そうした G Suite の便利さが伝わりきっていないのも事実です。そこで IT サービス部では、台帳や座席表などみんなが使うものについて、積極的に G Suite に移行。まずは実際に触ってもらうことで、その便利さに気がついてもらおうと努力しています。」(高岡氏)

G Suite への移行が完了してまだ数か月。現在は、予想外のトラブルに備えつつ、少しずつ機能を解放しているところだと言う。

「今後は、これまで以上に、旧システムではできなかったことを実現していきたいと考えています。これまで禁止されていた BYOD も検討したい。G Suite を駆使して、より自由な働き方を実現していきたいですね。」(高岡氏)