導入事例

株式会社ビームス

情報システム本部 情報システム部 システム開発課係長 草野 亜子氏
Show Photo Caption Hide Photo Caption

G Suite の導入から数年が経過、現場スタッフが独自の活用法を編み出すなど今では無くてはならないツールに

お客さまの声

「日本の若者の風俗・文化を変えよう、その旗頭になろう」という思いを胸に、1976 年に設立されたセレクトショップ、株式会社ビームス。その社風は、同社のファッションイメージ同様、フレキシブルな感性をなにより優先する自由さに満ちあふれている。現在の店舗数は東京原宿の旗艦店を中心に、日本および香港、中国本土、台湾、タイの合計約 150 店舗(オンラインショップも運営中)。国内で働く 1600 名のスタッフを G Suite が支えている。

求められたのは安定性と設置/運用コストの低減

①障害が発生しない、発生しても止まらない、②ハードウェア購入やネットワーク構築にコストがかからない、③運用コストがかからない、という 3 つを基本条件に、クラウド型サービスの導入を検討することになりました。

株式会社ビームスが G Suite を採用したのは、今から 2 年前のこと。それまでは他社のメールソフトとグループウェアをオンプレミスで運用していた。全く関連性のない 2 つのシステムを使い分ける負担、モバイル利用を想定しない設計(タブレットなどからの社外アクセス時に別アカウントが必要となる)などがスタッフの負担になっていたほか、安定性についても問題があり、サーバーがダウンして業務が進められなくなるということがまれに発生。年中無休のビームスのような環境では 365 日 24 時間無休の監視体制が必要となる。そのことも大きな負担になっていた。

「そこで、①障害が発生しない、発生しても止まらない、②ハードウェア購入やネットワーク構築にコストがかからない、③運用コストがかからない、という 3 つを基本条件に、クラウド型サービスの導入を検討することになりました」( 同社情報システム部・草野亜子氏)

ビームスと Google は“カルチャー”が合う

G Suite を採用した理由:「圧倒的なブランド力と、それを支えてきた先進性が第一の理由となりますが、弊社の“日本の若者の風俗・文化を変えよう、その旗頭になろう” というカルチャーに合うのが Google のような気がしたのです」。

数あるクラウド型サービスの中から、 G Suite を採用した理由について、草野氏は次のように語る。「圧倒的なブランド力と、それを支えてきた先進性が第一の理由となりますが、弊社の“日本の若者の風俗・文化を変えよう、その旗頭になろう” というカルチャーに合うのが Google のような気がしたのです」。導入前には Google オフィスも訪問し、導入を決定した

現場から自然発生したスプレッドシート情報管理術

デスクワーク以外の業務を主とする店舗スタッフを含み、すべてのスタッフがすぐに慣れ、使いこなせるよう、Google サイトを活用したわかりやすいポータルを作るなどといった工夫を施した結果、導入 2 週間後には同社スタッフ約 1600 名(当時)の移行が完了。今では、それぞれのスタッフが自発的に G Suite の機能を使いこなし始めているとのこと。業務のやり方が変わりつつある。

「中でも特に驚かされたのが、 Google ドキュメントのスプレッドシートを利用した情報共有。従来、店頭動向確認など、 本部と店舗とのやり取りは個別メールで行なっていました。メールの回答方法が担当者によって異なるため、そのとりまとめが大きな手間となっていたのですが、これをスプレッドシートにまとめて一斉回答を促すという手法が生まれたことで状況が一変。本部が簡単な質問状を作り、それを店舗スタッフが埋めていくというやり方ですね。指定のセルに回答を書き込むだけなので、負担も小さく、本部側からしてみても、手軽に情報を一元化できるというメリットがあります。情報をどんどん追記していく方式なので、 過去の情報を手軽に検索できるという副次効果も。ちょっとした書き込みからバイヤーが新たなニーズに気がつき、新商品が生まれたという例もあります」( 草野氏)

ちなみにこの手法、情報システム部が発案したものではなく、現場スタッフから自然発生的に生まれてきたものなのだそうだ。現在は、店頭動向の情報収集などのほか、店舗施策へのアンケート、繁忙期のシフト管理など、幅広い用途にこの方式が利用されている。

また、ビデオ会議システム、 Google ハングアウトもスタッフの働き方を変えた。同社には原宿の営業統括本部のほか大阪にもオフィスがあり、大きな会議の際にはそこで働くスタッフが上京する費用的・時間的コストが発生してしまっていたのだが、近年はそれをビデオ会議で解消。同じ都内ではあるが、 江東区・東陽町にあるロジスティクス部とのやり取りもよりスムーズに行なえるようになった。「現在は、新卒採用面接でもこれを使えないか実験中。海外留学生との面談をビデオ通話で行なうことで、これまで取りこぼしてしまっていた優秀な人材をきちんと確保できるようにしたいと考えています」(草野氏)

スタッフが新システムに慣熟してきた現在、さらなる活用・移行も検討中。現在、俎上に挙がっているのは、 Google ドライブを利用したデータの共有だ。2 年前のシステム大刷新時、大きな混乱を防ぐため、データ共有手法に付いては従来システム( 社外ストレージサービスの利用) を継承してしまっていたのだが、いよいよこれもまとめていきたいと考えているのだと言う。「Google ドライブにまとめてしまえば、これまで別途購入していた Office アプリの費用も削減できるメリットがあります。現場から“変える”ことに対する不安感があるのは否めませんが、かつての革新でメールシステムの安定性や自由度が高まり業務効率が上がったことは誰もが理解しているはず。コスト面でも、運用面でも、今後は可能な限り G Suite に一本化していきたいですね。また、現在は社内だけでクローズドな運用を行なっているのですが、 Google ハングアウトなどは、今後、関連企業とのやり取りにもつかっていきたいです」(草野氏)