導入事例

株式会社エーピーカンパニー

「メール、ファイル共有、カレンダー機能...。個々には優れたサービスはありますが、総合的に考えると G Suite がもっとも使いやすいと思います。実際、本社と店舗の連携がスムーズになりました。”」

管理本部 経営管理部 システム担当 鈴木 翔太さん

増えていく店舗とのコミュニケーションが難しくなっていました。

現在、弊社では直営・ライセンスを合わせて 120 店舗があります。つまり、本社があり、120 もの事業所があるイメージです。ただし、あくまでも店舗は店舗。オフィス機能としては、ノート PC が一台あるだけの状態ですから、そこで共有ファイルを設けて......というシステムはあまり現実的ではありません。となると、売り上げや顧客に関するデータを店舗から本社に集約することも、反対に教育や広告に関する情報を本社から店舗に発信することも、メールや電話に頼ることになり、これはかなりの手間を要していました。

たとえば売り上げデータの集計に関しては、メールで送ってくる店舗、USB メモリで送ってくる店舗など、コミュニケーションの方法がバラバラという状態でした。当然、それをまとめる本社としては、大変なストレスになっていました。また、飲食店紹介サイトのアカウントなどはブランド毎ではなく、各店舗に割り当てられるため、毎回何かあると店舗から本社に「アカウントを教えてほしい」と電話連絡がくる。なんてことのない単純な作業ですが、それが 120 店舗となると......。

つまり、事業が拡大していくに従って、本社と店舗とのコミュニケ―ションが難しくなってきた、というのが弊社の抱えていた一番の問題だったわけです。

メール機能のあるグループウェア、入り口がひとつなのでオペレーションも簡単。

メールやカレンダー、ドキュメントといったすべてのサービスを高いレベルのパフォーマンス、いわば総合点という意味では、G Suite 以外に選択はありませんでしたね。

じつは、グループウェアよりも前にメールサービス自体を探していました。というのも、店舗では皆フリーメール等を利用しており、セキュリティの面でも利便性の面でも、安心して使えるメールサービスの導入が必要不可欠となっていたからです。

当初、一般的なレンタルサーバーでメール管理をする方法も考えたのですが、さらに事業が拡大し、アカウントが増えていくことを考えると、少し難しいと思えました。メールも使えて、グループウェアとしても機能する、そのうえで将来性にも期待できる......それに合致するのが G Suite だったわけです。

実際、他のサービスもいろいろと検討しましたし、単体のサービス内容を見ていくと、どれも特性がありましたが、サービス毎に別の会社のものを導入すると、入り口が複数になってしまい、運用する各店舗にもオペレーションが難しくなってしまいます。メールやカレンダー、ドキュメントといったすべてのサービスを高いレベルのパフォーマンス、いわば総合点という意味では、G Suite 以外に選択はありませんでしたね。

チームワークが高まってくることで、コスト削減にも繋がっているはずです。

弊社のような 100 人を越えるような人間で共有する際、共有ファイルの一番の問題は、「誰が、いつ、どのように更新をしたか?」といった更新履歴がわかることだと思いますが、その点でも G Suite のドキュメントは優秀ですね。

Gmail がどこからでも見ることができて、使いやすいというのは、ある程度分かっていたこと。期待通りでしたが、実際に使い出すとドキュメントの存在が大きいですね。

前述の売り上げなど集計データは、常時、誰もが更新できますし、アクセスの権限を設定しておくことも可能。ファイル上でメッセージを送ることもできるので、いちいちメール画面を立ち上げて「ファイルを送ったのでご確認ください」といったメールを打つ必要もありません。弊社のような 100 人を越えるような人間で共有する際、共有ファイルの一番の問題は、「誰が、いつ、どのように更新をしたか?」といった更新履歴がわかることだと思いますが、その点でも G Suite のドキュメントは優秀ですね。

こういったファイル共有によって、チームワークが円滑になるということは、手間が減っているということ。数値化することは難しいですが、確実にコスト削減にも役立っていると思います。

※ G Suite (旧 Google Apps for Work )

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