導入事例

アビリタス ホスピタリティ 株式会社

G Suite が手間やコストの劇的な改善の上に業務における強力な武器をもたらす。

以前は月 1 回の頻度でトラブルに

ホテルや旅館などのホスピタリティビジネスへの投資が注目されている。これを成功させるために、クライアントの投資先であるホテルや旅館の資産管理や運営支援を手がける少数精鋭のプロフェッショナル集団が、アビリタス ホスピタリティである。同社は、2012 年 2 月、G Suite を全社員および協力会社に導入した。

以前は、データセンターのホスティングサーバーに導入した Microsoft® の Exchange Server を利用していた。メールクライアントとカレンダーは Outlook を利用。

アビリタス ホスピタリティ株式会社の導入事例 G Suite が手間やコストの劇的な改善の上に業務における強力な武器をもたらす。 アビリタス ホスピタリティ株式会社 不動産総合マネジメントサービスを提供するザイマックスグループの一員として、ホテルや旅館などのホスピタリティ事業に特化したアセットマネジメント(資産管理)、プロパティマネジメント(運営支援)、コンサルティングをワンストップで手がける。特定のホテルブランドに属さない中立的な立場により、クライアントの独自ブランドの確立、もしくは最適なホテルブランドとの提携を選択し、最大限の価値創造を図れるところを強みとする。 業種 サービス業 目的 IT 管理・運用の手間軽減 規模 1 ~ 50 名 〒106-0032 東京都港区六本木 6-7-6 六本木アネックス http://www.abilitashospitality.com/ PDF 版をダウンロード お客さまの声 導入前の状況 以前は月 1 回の頻度でトラブルに ホテルや旅館などのホスピタリティビジネスへの投資が注目されている。これを成功させるために、クライアントの投資先であるホテルや旅館の資産管理や運営支援を手がける少数精鋭のプロフェッショナル集団が、アビリタス ホスピタリティである。同社は、2012 年 2 月、G Suite を全社員および協力会社に導入した。 以前は、データセンターのホスティングサーバーに導入した Microsoft® の Exchange Server を利用していた。メールクライアントとカレンダーは Outlook を利用。 「 2011 年頃からソフトウェア及びハードウェアのトラブルにより、月 1 回ぐらいの頻度でネットにアクセスできない、メールの送受信ができないといったトラブルに見舞われるようになりました。社内の IT 担当は私しかおらず、かつ本業で支援しているホテルなどの IT 管理にもかかわっていたので、自社のシステム管理の手間が大きなネックになっていたのです」とテクノロジー マネージャーの藤崎 敏弘さんは言う。トラブルが生じると、片道小一時間かけてデータセンターに行ったり来たりするという大きな手間がかかっていたのだ。さらに、メールボックスの容量が少なかったため、全社員が不要メールの削除に追われることもしばしばだった。

また、同社社員は支援先のホテルなどに出かける機会が多く、必要な人にはメールが送受信できるよう設定したブラックベリーを貸与していた。しかし、その管理サーバーもしばしばダウンし、管理の手間が多重化していたのである。

豊富な実績の安心感があった G Suite

以前から個人的な Gmail ユーザーで、G Suite の存在を把握していた藤崎さんは、「クラウドのサービスならば、ハードのメンテナンスから解放される」と考えた。さっそく G Suite および Microsoft Office365 を扱うリセーラーのセミナーに参加するなどして比較検討する。その結果、G Suite を選定。

「当時リリースされたばかりで不明点が多かった Office365 に対して、G Suite はいろいろと実績があって安心感がありました。Office365 は Office の最新版が使えることがメリットのようでしたが、使い慣れている旧バージョンが使えないのは逆にデメリットだと思ったのです」

藤崎さんは G Suite をまず自分用に1カウント導入し、全社的に展開できるかテストすることにした。その過程で、“どこでも使える”クラウドサービスに対して間違いなく利便性が向上することを確認するとともに、セキュリティ面ではリスクを漠然と感じたという。

「そこで、導入に際しては 2 段階の認証機能を導入した上で、安全な使い方を社員に周知徹底するとともに、『せっかくの便利な機能を制限しなければならないような事態にしないようにしてほしい』と注意することにしました。それ以上の規制は、せっかくの利便性を削ぐと判断しました」。

G Suite でワークフローや BI ツールも開発へ

Gmail は、容量が劇的に向上したことにより、社員各自が削除に追われるという余計な手間を一掃。Google サイトでイントラのポータルサイトを構築することで、従来ファイルサーバーで管理していた共有ドキュメントの使い勝手を大幅に向上させた。

G Suite 導入の成果は、まずは藤崎さんの手間やコスト削減に如実に表れた。 「サーバー保有を全廃したことで、それまでの業務時間の半分は占めていたメンテナンス業務が一掃されました。IT コストも 30 % はカットできたと思います」と藤崎さんは顔をほころばす。

個別のアプリケーション導入でも成果が上がっている。Gmail は、容量が劇的に向上したことにより、社員各自が削除に追われるという余計な手間を一掃。Google サイトでイントラのポータルサイトを構築することで、従来ファイルサーバーで管理していた共有ドキュメントの使い勝手を大幅に向上させた。また、申請書を承認者が PC やスマートフォンでチェックすると Google ドライブ上にデータが残るワークフローを開発し、申請・承認業務を効率化した。Google ドライブは、支援先のホテルへのセミナーの参加申込やアンケートの回収・集計にも活用。また、アメリカとシンガポールとの共同プロジェクトでは、Google ドライブで資料を共有しながら電話会議を行うこともできた。

「こうして自社で G Suite の使い勝手の良さを確認できたので、今、支援先のホテルなどにも導入を勧めているところです。支援先にも行き渡れば、情報の共有やコミュニケーションが相当改善されると思います。また、レポートを自動的に加工・共有する BI ツールも G Suite でつくれば支援業務の強力な武器にできると思います。これからももっと G Suite を活用していきたいと思っています」と藤崎さんは結んだ。