導入事例

1st ホールディングス株式会社

「グループ会社間でのコミュニケーションが難しいホールディングス会社。情報共有を軸に、会社を飛び越えたチームワークが生まれることに期待しています!」

情報システム部 マネージャー 石川亮さん

スタッフ任せのバックアップは、セキュリティ面での不安がありました。

以前は、社内にメールサーバーを置いていたのですが、メンテナンスが面倒、サーバーが不安定になるなどの問題がありました。それらは単純なストレスとして片付けることもできますが、一番解消したかった問題は、セキュリティ面です。

弊社ではセキュリティへの意識の高いスタッフが多いのですが、とはいえ、PC 内のデータすべてに関して、万全のバックアップを取っているケースは稀です。例えば、その PC がノート型で、何らかのかたちで紛失してしまった時は情報漏洩が心配ですし、業務にも大きな支障が出ます。また、業務上何か問題が起きた時、メール履歴などが残っていないと、責任問題に発展することも考えられます。

そういったセキュリティの観点からも、個々のスタッフのバックアップに頼っている状況は変えなくてはいけないと思っていました。

基本的なスペックは当たり前。ローコスト + 特徴的な機能が決め手に!

他社のサービスと比べて、Google のそれは定価ベースで約 1 / 2 というローコストだったのです。これはほとんど検討の余地はありませんよね(笑)?

上記のような問題点から、新たなサービスを導入するにあたっては「クラウドサービスである」というのが、まず決定事項としてありました。PC にメールを置いておくことはリスクがありますし、OS やソフトウェア、ミドルウェアの管理も個人差が出てしまい、どうしても煩雑になってしまいます。

いくつかあるクラウドサービスのなかから、なぜ G Suite だったのか?というとことですが、これはコスト面が一番の魅力でした。というのも、現在では少し差が縮まっているかもしれませんが、弊社が導入を検討した 2010 年の段階では、他社のサービスと比べて、Google のそれは定価ベースで約 1 / 2 というローコストだったのです。これはほとんど検討の余地はありませんよね(笑)?

ローコストの反面、機能で他社に劣るかというと、そんなこともありませんでした。むしろ、一般的なメールやスケジュールといった機能に加えて、動画やサイトといった特徴的な機能も備わっていました。導入を検討していた段階では、具体的にその使用方法を考えていたわけではありませんが、そういった特徴的な機能も将来的には使っていけそうだな、という考えはありましたね。

意外にも連絡帳機能と動画機能が活躍をしていますね(笑)。

営業のスタッフは、クラウドサービスとスマートフォンがあれば、デスクに縛られることなく、外で仕事を行うことが可能です。

弊社では、G Suite と平行してスマートフォンの貸与もスタートしました。これは当初からセットで考えていた部分です。例えば、営業のスタッフは、クラウドサービスとスマートフォンがあれば、デスクに縛られることなく、外で仕事を行うことが可能です。メールチェックのためだけに帰社する必要がないなど、やはり一番アクティブに G Suite を使用しているのは、営業職と言えるでしょうね。

社内での使用で一番大きいのはスケジュールでしょうか。じつはこれまでもいくつかチーム毎ではスケジュール共有は行っていたのですが、これを G Suite で一括管理することで、全体像が把握しやすくなりました。秘書をはじめとするバックオフィス系の担当者は、会議の設定を行いやすくなったはずです(笑)。

あと、意外なところでは連絡帳機能と動画機能も役立っています。連絡帳に関しては、メールアドレスや電話番号、内線番号などを個人の入力に頼らず、一度入力してしまって、全体で共有することができますし、スマートフォンとも連携が可能です。動画機能は社員教育や社外向けのリリースのチェックに使い始めるスタッフが増えてきました。また、今後は新入社員の紹介などにも活用できそうです。

弊社のようなホールディングス会社では、グループ会社間でのチームワークが難しい部分がありますが、G Suite があれば、トップからのメッセージや開発、営業の進捗状況などをすべて共有できる。ここから新しいプロジェクトが生まれてくることを期待しています。

※ G Suite (旧 Google Apps for Work )

導入パートナー(G Suite 正規販売パートナー)

サイオステクノロジー株式会社

G Suite の運用を強みとし、数々の事例をもとに企業での効率化とコストダウンを実現。